概念︰設定專案計費配置
Workday 可讓您為可計費專案交易設定用戶範圍的配置。
專案轉移選項
您可以配置 Workday 在轉移或拆分非人力專案交易時填入的必填欄位。當您在
「管理專案計費交易」
和 「轉移專案交易」
任務中轉移或拆分已給付非人力專案交易時，Workday 會建立一項會計調整。非人力專案交易包括費用報告和供應商發票。當您修改已付款費用報告或供應商發票時，Workday 會使用支出科目過帳規則來建立會計調整。您可以配置︰
- 會計調整日期
- 會計調整原因
Workday 會使用會計調整日期來決定日記帳調整的日期。所有會計調整都必須包含會計調整原因。
轉移時︰
- 為非人力可計費給付專案交易，您可以在相關供應商發票或費用報告的會計調整分頁上檢視新的專案 Worktag。
- 為未付款的非人力可計費專案交易，您可以直接在來源交易明細中檢視新的專案 Worktag。
當您需要︰
- 轉移原因，請在「管理專案計費交易」任務中為您轉移的每筆非人力可計費交易選取一個原因。
- 請在「編輯工時登錄範本」任務的「工時登錄」分頁中為工時登錄變更加上備註，請在「管理專案計費交易」任務中選取工時區塊備註。Workday 要求您轉移的每筆可計費工時交易都有工時區塊備註。啟用此選項也會影響對工時區塊所做的更新。
轉移原因
如果您需要轉移原因，請配置轉移原因，並將 1 個轉移原因設為預設值。Workday 只會將調動原因用於報告用途。
營業收入
您可以隨時啟用或清除
「已開立發票的可計費交易的收入抵銷」
核取方塊。當您︰
- 啟用此核取方塊並累計收入，Workday 不會重設可計費交易的應計收入狀態，也不會在開立發票時建立抵銷分期。
- 清除核取方塊，Workday 會在開立發票時評估可計費交易的 Worktag 衍生規則。如果可計費交易中的 Worktag 有變更，Workday 會更新應計收入狀態並建立抵銷分期收入。
範例︰在專案階層的
Worktag 規則配置
分頁上，您將營業收入配置為追踪員工。您在 2022 年 11 月 15 日累計收入，且該員工的成本中心為 123。您在 2022 年 12 月 20 日將員工調動至成本中心 124。您在 2022 年 12 月 31 日為客戶開立了發票。
已啟用「已開立發票的可計費交易的收入抵銷」核取方塊 | 已清除「已開立發票的可計費交易的收入抵銷」核取方塊 |
|---|---|
成本中心 123 於 2022 年 11 月 15 日的分期收入會計處理︰
| 成本中心 123 於 2022 年 11 月 15 日的分期收入會計處理︰
|
於 2022 年 12 月 31 日開立發票時︰
無會計資料 | 在 2022 年 12 月 31 日為成本中心 123 開立發票時︰
|
在 2022 年 12 月 31 日為成本中心 124 開立發票時︰
|
認列收入時，您可以使用
「啟用遞延可計費專案成本會計處理」核
取方塊，為可計費費用報告和供應商發票產生營業日記帳。Workday 會使用支出科目過帳規則來建立營業日記帳。對於支出科目過帳規則，您可以配置產生的分類帳科目，以使用下列會計處理︰
- 要過帳至成本或損益表分類帳科目的「銷貨成本」。
- 要過帳至資產或資產負債表分類帳科目的遞延專案成本。
範例︰您選取了
您使用 $100 的可計費專案 Worktag 建立供應商發票明細，並檢視產生的會計資料︰
您可以建立分期收入並檢視產生的會計資料︰
您為應計或遞延收入處理建立了收入認列會計資料，並核准了發票收入處理的客戶發票。Workday 會自動建立以下輔助營業日記帳︰
啟用遞延可計費專案成本會計核
取方塊，並在支出科目過帳規則中配置產生的分類帳科目︰
得出的分類帳科目 | 維度。 | 值 |
|---|---|---|
在製品 | 會計處理 | 遞延專案成本 |
銷貨成本 | 會計處理 | 銷貨成本 |
分類帳科目 | 借方金額 | 貸方金額 |
|---|---|---|
在製品 | 100.00 美元 | 0.00 美元 |
應付帳款 | 0.00 美元 | 100.00 美元 |
分類帳科目 | 借方金額 | 貸方金額 |
|---|---|---|
遞延收入︰產品和銷售 | 100.00 美元 | 0.00 美元 |
營業收入 | 0.00 美元 | 100.00 美元 |
分類帳科目 | 借方金額 | 貸方金額 |
|---|---|---|
銷貨成本 | 100.00 美元 | 0.00 美元 |
在製品 | 0.00 美元 | 100.00 美元 |
可計費專案遞延成本會計處理一旦啟用後，便無法停用。
計費
您可以將 Workday 配置為在以下項目發生變更時自動重新計算交易︰
- 計費時間表
- 計費費率表
- 合約費率表
- 客戶合約
- 標準費率表
啟用
「自動重新計算交易」
核取方塊時，您可以指定 Workday 會重新計算哪些交易計費狀態。當您未自動重新計算交易時，Workday 會填入
「管理專案計費交易」
任務的 「重新計算」
欄，以找出可能需要重新計算的可計費專案和交易。您也可以建立自訂報告，以檢視可能需要重新計算的可計費專案和交易。您可以配置 Workday，在您拒絕、取消或貸項調整髮票時，將新的計費狀態套用到可計費專案交易。排定發票開立時間時，您可以
將已開立發票的交易重設為計費狀態，將提示更新為
等候檢閱
，以便在發票取消時重新評估交易。您可以使用
「在交易網格中隱藏個別分頁」
選項，將 Workday 配置為顯示計費交易網格，其中一種是包含將相關欄位分組在一起的分頁，也可能是在一個檢視中顯示所有欄位。此選項預設為未勾選。您可以使用
「要調整的交易類型」
選項來配置允許使用者整批修改的交易類型。預設會選取所有 4 種交易類型︰費用、雜項費用、供應商發票和工時，且至少必須選取 1 種交易類型。請注意，您無法將 4 種交易類型全部取消選取；否則，您將無法全部取消選取。如果您要停用所有整批修改，可使用 「配置選填欄位」
任務，在 「管理專案計費交易」
功能區中隱藏 「摘要︰整批提交」按鈕
。此配置適用於全用戶，並影響所有使用者在「管理專案計費交易」和「客戶發票建議」工作流程的所有檢視中整批修改交易類型的功能。
您可以使用「啟用客戶發票建議的自訂驗證」選項，配置 Workday 以啟用
客戶發票建議的自訂驗證
。此選項預設為啟用狀態，這表示在 「維護自訂驗證」
報告中為 客戶發票
環境定義建立的自訂驗證也適用於客戶發票建議。「檢視客戶發票建議」
報告中，這些分頁上的欄位支援自訂驗證︰
- 發票標頭
- 發票明細
- 附件
例如，如果您配置自訂驗證，要求客戶發票的
發票日期
必須在指定範圍內，則該範圍也會套用至客戶發票建議的 「發票日期」
欄位。若要在
「專案交易」
分頁上維護或建立欄位的自訂驗證，請使用 「維護自訂驗證」
報告中的 「專案計費交易詳細
資料」環境定義。 建立自訂驗證時，您可以在條件規則中使用
「是記錄客戶發票建議」
報告欄位，指定您只想將驗證套用至客戶發票或客戶發票建議。如果您只想將驗證套用至客戶發票，請使用下列值建立條件規則︰
- 且/或︰且
- 來源外部欄位或條件規則︰記錄客戶發票建議
- 關係運算子:不等於
- 比較類型:在此篩選條件中指定了值
- 比較值︰選取此核取方塊。
如果您只想將驗證套用至客戶發票建議，請使用與適用於客戶發票相同的值來建立條件規則，但以下情況除外︰
- 關係運算子︰等於
「維護自訂驗證」
報告中的 「客戶發票調整」
環境定義。Time
您可以將 Workday 配置為防止使用者刪除員工工時區塊︰
- 根據工時區塊的計費狀態 (已計費、計費中、已可計費、等候檢閱、不計費、暫緩)。例如，您可能不想在工時區塊計費後或計費進行中刪除工時區塊，以免在計費中建立抵銷工時分錄。
- 已認列收入或排定收入的公司
- 在工時區塊所屬的專案結束後。
系統不會刪除符合一或多個選定條件的員工工時區塊。