步驟︰存入客戶付款
當客戶進行付款時，您可以在記錄付款的同時，根據發票建立存款。或者，您可以使用
建立客戶存款
任務。您也可以在記錄現金銷售時透過 「記錄現金銷售」
任務建立存款。對於大量交易，您可以使用以下 Web 服務︰
- 「輸入客戶付款」應先記錄付款，然後再提交客戶存款以建立存款，因為這兩個動作並未在 Web 服務中合併。
- 您也可以使用「提交現金銷售」Web 服務來記錄現金交易的存款。
- 「取得現金銷售」或「取得客戶存款」以擷取存款資料。
- 若要迴轉存款，請先取消客戶存款。
Workday︰
- 將資金存入您指定的銀行帳戶。
- 在交付商品或服務之前，將付款在總分類帳中記錄為負債。
- 顯示實例 ID 和交易詳細資料。例如，客戶存款︰美國銀行支票 (2024 年 1 月 24 日)，金額為 $626,250.00
您還可以︰
- 請使用科目過帳規則為未存入的資金配置不同的總分類帳。
- 請將附件新增至客戶存款，以提供其他詳細資料。
- 配置自訂驗證和業務流程，以傳送核准。
- (選用) 存取「建立 ID 定義/序列產生器」任務。配置序列產生器，以便在發票上顯示客戶存款 ID。請參閱 「建立 ID 定義和序列產生器」。新增客戶存款 ID︰
- 改善了為交易量較大的客戶尋找客戶存款並產生相關報告的功能。
- 確保 ID 遵循銀行可接受的格式，藉此改善現金調節。
- 確保參考 ID 不是空白，且未建立重複的存款號碼。
- (選用) 存取「編輯用戶設定 - 財務」任務。在業務文件序列 ID區段下配置客戶存款的 ID 產生器，以啟用客戶存款 ID。安全性︰「系統」功能區中的「設定︰用戶設定 - 財務」網域。
- 存取「建立客戶存款」任務。
- 請指定控制您要將付款存入其中的科目的公司。Workday 會自動使用公司貨幣進行存款，但您可以將該值變更為任何貨幣。
- (選用) 選取其他條件以限制付款清單的大小。
- 選取您要存入的付款。此清單代表您使用「記錄客戶付款」任務記錄的付款。執行此任務時，請參考以下說明︰
選項 說明 銀行帳戶用於存入付款的科目。請確認此科目接受付款貨幣。當付款貨幣與銀行帳戶貨幣不同時，Workday 會使用匯率類型和匯率，將存入的外幣付款轉換為銀行帳戶貨幣。您可以變更︰- 「維護匯率類型」任務中的預設匯率類型。
- 在「維護貨幣折算率」任務中，存款與銀行帳戶貨幣之間的預設匯率。
存款參考協助您在調節期間識別這筆存款。控制總金額將所選付款的「存款總金額」與您指定的所需控制金額進行比較。 - (選用) 若要在建立或編輯存款時新增附件，請選取一項付款，然後在存款附件分頁上按一下選取檔案。
- 若要在客戶存款建立後新增附件，請從客戶存款的相關動作功能表存取「新增/變更附件」任務。
- 若要避免呼叫核准業務流程，請務必在安全網域中包含應有權存取「新增/變更附件」任務的安全群組。
- 若要檢視與客戶存款相關聯的附件，請使用自訂報告中的「客戶存款附件」報告欄位。
安全性︰流程︰「客戶帳戶」功能區中的「客戶存款 - 新增/變更附件」網域。
- Workday 會為此交易建立會計資料。
- 當您提交存款時，Workday 會起始「客戶存款事件」業務流程以供審查。包括︰
- 檢閱存款的詳細資料，並視需要進行編輯。
- 新增或刪除附件。
- 傳回以供修訂。
- 請核准存款，以便將存款新增至已定義的銀行帳戶。
記錄存款後，您可以︰
- 請為所需的銀行帳戶執行「排定自動調節時間表」作業，以調節存款。
- 請提交狀態為「正在等候付款登載 」的未調節存款。
- 取消狀態為「已核准」的未調節存款。
- 當您取消存款時，我們會迴轉總分類帳分錄。
- 您可以新增自訂驗證並配置「客戶存款事件」業務流程，以管理取消項目。
- 如果您有取消費用，我們會從存款中扣除。
若要檢視存款詳細資料，您可以存取︰
- 客戶發票和付款記錄上的「存款」分頁
- 「尋找客戶存款」報告
- 「客戶付款與存款」報告。
- 「待執行動作的客戶存款」報告。