步驟︰登載客戶付款
- 記錄客戶付款。
- 請新增暫收款的原因。
- 為用戶啟用跨貨幣客戶付款 (若適用)。
- 為公司定義客戶付款登載配置 ()。
- 請在「客戶帳戶」功能區中配置「客戶付款登載」業務流程和安全原則。 請參閱「編輯業務流程安全原則」 。
- 請在「客戶帳戶」功能區中配置以下安全網域︰
- 「通用財務管理」功能區中的「設定︰客戶帳戶」。
- 請在「客戶帳戶」功能區中配置以下安全網域︰
- 流程︰現金銷售付款 - 檢視
- 流程︰客戶發票 - 檢視
- 流程︰客戶沖銷 - 檢視
- 請參閱「步驟︰設定安全權限」 。
記錄客戶付款後，您可以將付款登載至適當的客戶發票、將特定金額記為暫收款、記錄溢付、新增附件和附註。當付款有相關的客戶退款
草稿
狀態為「」時，您無法記錄溢付。Workday 還可讓您︰
- 請在付款登載流程中登載沖銷。
- 取消、退回或取消登載已登載的付款。
- 請先搜尋其他發票，然後再登載付款。
若要取消登載大量發生錯誤的客戶付款，您可以使用
「取消登載客戶付款」
Web 服務作業。若要檢視所有交易記錄，您可以使用「客戶交易記錄」
業務物件來建立進階自訂報告。- 存取「登載客戶付款」任務。請選取您要登載的客戶付款。
- 您可以在付款標頭中完成相關欄位︰
選項 說明 公司收款公司。匯款客戶傳送付款的客戶。付款無法登載至未指定匯款客戶的發票。付款日期記錄付款的日期。交易日期請指定付款登載的會計日期，以確保其在本期過帳。保留空白時，Workday 會預設為原始的「付款日期」，這可能會導致應用程式過帳到先前的會計期間。計入的存款當有相關聯的客戶存款時，您可以使用相關動作功能表來檢視存款詳細資料。 - 在付款登載選項區段中，您可以填寫相關欄位︰
選項 說明 顯示所選項目如果您在「記錄客戶付款」任務中啟用了「登載時僅顯示相符的發票」選項，則會自動選取此核取方塊。當您有大量發票時，此功能可協助您向下篩選。如果未在「記錄客戶付款」任務中啟用此核取方塊，則此核取方塊預設為灰色，且您無法對其執行任何動作。先登載至最早發票當您選取此核取方塊時，Workday 會依到期日對「發票」網格進行排序，最先列出最早的發票。接著，Workday 會選取金額可在「登載付款金額」為全額支付的發票。當下一筆發票金額大於應登載的剩餘金額時，Workday 只會指派剩餘的待登載發票金額。範例︰有一筆已記錄的付款為 1000.00 歐元。客戶最早的發票金額為 600.00 歐元，下一張發票金額為 1500.00 歐元。Workday 會選取兩張發票，將付款全額套用至第一張發票，並將餘額套用至下一張發票。第二張發票的未結 1100.00 歐元仍保留在未付款發票佇列中。重新叫用上次付款登載當您選取此核取方塊時，Workday 會自動在結果中選取適用的發票。匯款通知書明細按一下可檢視客戶付款記錄中的匯款通知書明細。Workday 會自動從匯款通知書中選取發票，並填入其付款金額，以協助進行付款登載。 - 在「金額資訊」區段中，您可以完成以下欄位︰
選項 說明 待登載的剩餘金額已收付款總金額中尚未分配的超額部分。此金額必須為零，才能順利提交付款登載。要記為暫收款的金額當您的付款金額大於登載至 1 或多張發票的總金額時，您可以將溢付金額記為暫收款。若要平衡並提交付款，請輸入等於「剩餘待登載金額」的金額。接著，Workday 會將「剩餘待登載金額」更新為零，表示您的付款已平衡且準備就緒，可以提交。記錄溢付當您有小額的付款金額值超過付款金額時，請選取此核取方塊。 - 在發票分頁上，選取要登載付款的發票。
- 若為合併發票，請將付款登載至上層客戶或下層客戶的發票。
- Workday 不支援包含有定期折扣發票的代付款和沖銷。
- 為每個發票明細輸入付款資訊時，請參考以下說明︰
選項 說明 應付金額發票上指定的金額。付款金額將已記錄付款的全部或部分金額登載至所選發票。對於部分金額，請將剩餘餘額記為暫收款。登載零金額客戶付款時，請確保您選取的客戶發票和貸項調整淨額為 0。暫收款金額請為發票明細輸入剩餘金額。Workday 將此金額記錄為貸項，您可應徵未來的發票或退款給客戶。折扣金額當您從客戶發票登載折扣日期內的付款時，Workday 會根據已登載的付款金額 (而非發票餘額) 來套用折扣。您可以在客戶發票的「付款條件」欄位中設定折扣條件。Workday 會在付款登載流程中套用折扣金額。折扣金額本身不屬於付款金額，且會顯示在報告的個別欄位中。沖銷明細按一下沖銷值並指定金額。您也可以︰- 請在沖銷中新增備忘錄和附件。
- 請選取預設沖銷原因。
- 如果您的用戶已啟用 Worktag 平衡，請依沖銷原因和平衡 Worktag 拆分沖銷金額。
Workday 會更新日記帳明細會計資料，將藉項和貸項金額反映到正確的分類帳科目。剩餘應付金額當下列任何金額變更時，Workday 會動態更新此值︰- 應付金額
- 折扣金額
- 付款金額
- 沖銷金額
在溢付分頁上︰- 請指定應收帳款溢付原因、溢付金額和 Worktag。
- 當您選取「記錄溢付」核取方塊時，就會顯示此項目。
- 若要搜尋大量的未結髮票，請按一下搜尋發票。您可以繼續多次搜尋及新增發票。每次您搜尋時，Workday 都會儲存先前的變更，包括付款金額、折扣金額和沖銷。
- (選用) 從客戶付款的相關動作功能表，選取套用更新匯款通知書。
- 當您收到一筆沒有任何匯款通知書的客戶付款時，您可以先在「匯款通知書」網格中為多張發票新增匯款通知書類型和相關聯的詳細資料。
- 請務必為每個匯款通知書類型新增一列。
- 當客戶付款已登載、已存入暫收款、已取消或已退回時，Workday 不會讓您更新匯款通知書類型。
- 您也可以使用Put Customer PaymentWeb 服務作業進行大量更新。 請務必指定與發票具有相同實例ID的匯款通知書類型。將「已可自動登載」標幟設為 True，並確保付款金額不大於付款。
安全性︰「流程」︰「客戶帳戶」功能區中的「客戶發票付款」。
提交付款後，Workday 會︰
- Workday 會起始「客戶付款登載事件」業務流程，將付款送交審核，然後建立營業日記帳明細。
- 如果您將登載留待稍後使用，Workday 會將付款儲存為「草稿」狀態，且不會產生任何營業日記帳明細。對於零金額付款，Workday 會建立狀態為「」的完全登載客戶付款。
- 如果為公司啟用了發票的暫收款，並將超額付款金額記為暫收款，Workday 會產生一份客戶暫收款文件，您可以在「檢視客戶發票付款」報告中存取該文件。
- 對於公司間交易︰
- Workday 會為產生的日記帳明細自動填入兩個公司之間的公司間關係組織。您可以在客戶交易的分頁，檢視公司間會計詳細資料。
- 建立結算執行作業，以轉移付款並結清公司間應付帳款和應收帳款分錄。
- 您可以取消登載和編輯客戶付款，以更新以下項目︰
- 先前已完全登載的付款之發票貨幣和匯款客戶。
- 先前已登載並附有暫收款之付款的發票貨幣。
- 當公司已啟用發票暫收款功能且有暫收款文件 (OAD) 時，您可以︰
- 存取應收帳款帳齡詳細資料標準報告，檢視未結的 OAD 詳細資料。
- 在客戶對帳單中包含 OAD，以便與客戶溝通餘額。
- 請使用 OAD 登載為同一客戶和公司 ()未來發票的付款。