跳至主要內容
文件
文件
Administrator Guide
上次更新時間 ：2023-06-23
步驟︰合併客戶發票

步驟︰合併客戶發票

允許產生合併客戶發票的唯一 ID︰
  • 在具有
    編輯用戶設定 - 財務
     任務的用戶層級。
  • 在公司層級，使用
    「編輯公司 ID 定義」
     任務。
您最多可將 1,000 筆個別發票合併為 1 筆發票，以簡化列報和付款。客戶進行付款時，可以參照合併發票。然後，您可以將付款登載至組成合併發票的個別發票。您可以合併符合以下條件的發票︰
  • 針對同一位客戶。
  • 使用相同的貨幣。
  • 適用於父系客戶及其任何子系客戶。
  • 來自不同的計費時間表。
  • 狀態為已核准，未付款。
  • 尚未合併。
  • 不屬於其他合併發票。
此任務不支援︰
  • 合併使用保留款的客戶發票
  • 公司間直接交易發票。
您也可以包含發票調整和負數發票，以顯示準確的餘額。在已核准的合併發票中包含發票調整後，即無法取消、變更或更新調整明細。
  1. 存取
    「建立合併客戶發票」
     任務。
    • 請指定客戶、贊助單位、發票和付款條件。當您使用多個提示時，Workday 只會為符合所有選取提示的客戶開立合併發票。
    • 一次無法合併超過 1000 筆發票。
    安全性︰
    「流程︰Customer Invoice - Customer Accounts」功能區中的核心
     網域。
  2. (選用) 存取
    「排定開立合併客戶發票」任務
     ，排定開立合併客戶發票的時間。
    • 此任務可讓您合併超過 1000 筆的發票。
    • 若要檢視指定客戶的合併發票詳細資料，請選取
      預覽發票
       標幟。您也可以在提交前排除特定客戶。
    • 若要將執行日期設定為早於客戶發票日期，請在
      「執行日期早於的天數」
       區段下指定
      發票日期
       。
    • 您可以使用
      「排定的未來流程」
       報告尋找和編輯已排定的作業。
    安全性︰
    「流程︰Customer Invoice - Customer Accounts」功能區中的核心
     網域。
  3. 配置電子郵件設定、通知和附件，以自動將合併客戶發票以電子郵件寄送。
  4. (選用) 存取
    「建立合併客戶發票的列印版面配置」
     任務。
    選取業務表單版面配置。您也可以指定公司標誌。
    安全性︰
    「客戶帳戶」功能區中的「設定︰客戶帳戶」
     網域。
  5. 存取
    「列印合併客戶發票」
     任務，可列印合併客戶發票並以電子郵件寄送，無論是否包含個別客戶發票。
    當您選取
    「包含個別客戶發票」
     選項時，Workday 除了會產生合併客戶發票 PDF，還會產生包含個別客戶發票的單一 PDF。
    在 Workday 產生 PDF 檔案後，按一下
    「以電子郵件寄送合併發票」
    ，將其傳送給客戶。
    安全性︰「Customer Accounts」功能區中的
    「Reports: Customer Documents」
     網域。
  6. (選用) 請存取
    「排定合併客戶發票的列印作業
     」任務。
    設定排程以自動列印合併發票。
    安全性︰「Customer Accounts」功能區中的
    「Reports: Customer Documents」
     網域。
  • 您可以使用
    「尋找合併發票列印執行群組」
     報告來執行以下操作︰
    • 檢視列印執行作業的摘要和狀態。
    • 檢視列印執行作業中的發票。
    • 重新列印發票的 PDF 檔案並以電子郵件寄送。
  • 若要檢視合併發票的所有列印和電子郵件活動，您可以在
    「檢視合併發票」
     報告上存取
    「列印執行作業」
     分頁。
您可以將客戶付款登載至合併客戶發票及其任何單張發票。