設定注意事項︰1099 報告
在規劃1099 報告的配置和使用時，此主題可做為決策參考。主要內容包括︰
- 設定工時確認的原因
- 如何搭配 Workday 的其他功能使用
- 後續影響以及跨產品交互作用
- 安全要求事項與業務流程配置
- 實作前應考量的問題和限制
請參閱詳細任務說明，取得完整的配置詳細資料。
概況
1099 報告功能會根據您對供應商、約僱人員、投資者、特殊受款人及雜項受款人的付款，產生 IRS 1099 表格。
商業效益
- 協助您在提交 1099-MISC 和 1099-NEC 表格時維護IRS 法規遵循。
- 減輕匯出付款資料至第三方應用程式的行政負擔。
- 透過自動計算Workday資料中的聯邦與州所得與稅項扣繳金額，支援資料完整性。
使用個案
在您的組織準備 1099 處理流程時：
- 您執行1099 稽核報告，確認您已正確配置 1099 受款人。您尋找1099 位受款人缺少主要地址或稅務識別碼。您可以更新這些受款人，並重新執行1099 稽核報告。
- 您可以預覽 1099 付款明細。您發現某筆舊版系統中發生的應報告付款遺失。您建立 1099 調整，以便核發給受款人的 1099-NEC 表格會反映貴組織今年已支付給他們的所有金額。您會再次預覽 1099 付款詳細資料，並視需要繼續更正您的配置、受款人和付款。
- 您從Workday產生了一個測驗檔案，並在測驗期間將檔案上傳至 IRS FIRE 測驗系統。
- 您從Workday產生檔案，並將該檔案上傳至 IRS IRIS 納稅人入口網站。
當您的組織開始處理 1099 電話時：
- 您可以產生 1099-MISC 和 1099-NEC 表格，將其列印並郵寄給所有 1099 受款人。您選取「副本 B」，並在稅務識別碼被截斷的空白紙張上進行列印。
- 您在Workday中產生 1099-MISC 和 1099-NEC 電子表格，並上傳至 IRS FIRE 系統或 IRS IRIS 納稅人入口網站。
在您將 1099 表格郵寄給受款人並向 IRS 申報後：
- 供應商與您聯絡，因為他們從未收到 1099 表單。您為這位個人受款人重新列印 1099 表格。
- 供應商打電話給您的組織，告訴您他們的 1099 表單錯誤地將自己報告為 FATCA。您在Workday中建立供應商變更，為受款人列印一份更正後的表單，並產生一份更正後的檔案，然後提交給 IRS。
- 您發現漏看一位受款人。您可以建立額外的 1099 執行作業，列印 1099 表格並郵寄給受款人，並為漏填的受款人產生電子 1099 檔案，再將上傳至 IRS FIRE 系統或 IRS IRIS 納稅人入口網站。
需要考慮的問題
問題 | 注意事項 |
|---|---|
您公司針對哪些 1099-MISC 和 1099-NEC 欄位進行報告？ | 透過 更新 1099 配置 任務，您可以：
Workday會從 FIRE 電子檔案中排除含有超額「金傘兵」給付的表單，因為這些金額已無法再提交至 FIRE 系統。您必須分別提交這些 1099 表。查看產生 1099 電子檔案。 |
如何向 IRS 提交 1099 資訊申報表？ | 您可以在 Workday 執行下列操作：
您可以使用單一傳送器控制代碼為多家公司申報。 |
您是否對參與聯邦/州合併申報計畫 (CF/SF) 的州進行 1099 報稅？ | Workday可產生符合 CF/SF 方案要求的電子 1099 退貨。 |
當您代表多家公司合併對同一家供應商的供應商付款時，使用的是哪家公司核發 1099 表單？ | Workday會在 1099 表單上將給付人填入發票付款或建立結算執行的公司。 |
建議
- 當您移轉至Workday年中，並載入包含 1099 調整的 1099 初始結餘：
- 在Workday中為每筆舊版付款建立 1 項調整。
- 請在備註欄位輸入舊版付款資訊，以便日後參考。
- 只有當您無法在Workday中更正原始交易時，才使用 1099 調整。
要求
以電子方式向 IRS 報稅：
- 取得公司的 IRS 核發稅務識別碼傳送控制代碼。
- 設定電子申報 1099整合。請參閱步驟：設定電子報稅 1099 整合。
若要使Workday在 1099 報告年度以及聯邦或州稅務主管機關 () 中納入付款，您必須：
- 請將付款納入下列其中 1 筆交易︰
- 1099 調整
- 特殊付款
- 雜項付款
- 供應商發票
- 將收款人設定為 1099 受款人。
- 請選取您已對應至 IRS 1099 種類的支出種類和金額。
- 請使用與下列項目對應的稅務代碼︰
- 聯邦稅率。
- 向州政府報告時使用的州稅率。
Workday會使用付款的稅務代碼來決定您要向哪個稅務主管機關申報付款。範例：您向加州申報不含扣繳稅的付款。您使用的稅務代碼包含聯邦稅率，而加州稅率則為零百分比。 - 在報告年度內支付或結算交易。Workday會在 1099 報告中使用付款日期，而不是交易日期。範例：獨立約僱人員在 12 月 25 日提交供應商發票，而貴公司在 1 月 2 日付款。付款適用於新年度的 1099 申報表。
- 使用付款確認功能時，請確認付款的狀態為「已接受」。
限制
Workday僅支援目標以下表單：
- 1099-MISC.
- 1099-NEC
- 1096。
用戶設定
無影響。
安全性
網域 | 注意事項 |
|---|---|
在「Supplier Accounts」功能區中的 「Reports: Supplier Accounts 1099 - USA」 和「Set Up: Payee Tax主管機關資訊」 。 | 擁有兩個網域存取權的使用者，可以選取 1099 和 1096 表單版面配置。 |
「Supplier Accounts」功能區中的 「Reports: Supplier Accounts 1099 - USA」 。 | 使用者可以：
|
「Reports: Supplier Accounts 」功能區中的「Reports: Supplier Accounts」。 | 使用者可以執行「 供應商納稅人識別碼重複報告」 。 |
「Supplier Accounts」功能區中的 「設定︰受款人稅務主管機關資訊」 。 | 使用者可以對應：
|
「Common Financial Management」功能區中的 「Set Up: Tax」 。 | 使用者可以為 1099 報告設定公司稅務詳細資料。 |
業務流程
業務流程 | 注意事項 |
|---|---|
1099 調整
| 使用者可以調整 1099 支出種類和期初餘額。 |
1099 電子申報執行事件
| 使用者可產生電子 1099 表格。 |
報告
報告 | 注意事項 |
|---|---|
1099 稽核報告
| 若有發票或付款活動的 1099 受款人需要在 1099 表單上顯示其他稅務資訊，則可檢視這些受款人，例如：
|
1099 付款明細
| 檢閱支付給 1099 受款人的所有付款交易，包括以下付款：
建議您不要從 「1099 付款詳細資料 」報告的相關動作功能表存取「執行」 或「排程」 任務，因為這可能會傳回不完整的資訊。您無法複製 1099 付款明細 報告。 |
「供應商納稅人識別碼重複報告」
| 識別可能有重複納稅人識別碼的供應商。 |
尋找 1099
| 檢視所選公司和納稅年度的 1099 表詳細資料。 |
尋找 1099 調整
| 檢視 1 或多個公司、納稅年度或受款人的 1099 表調整。 |
尋找 1099 次執行
| 檢視您已為所選公司和行事曆產生的 1099 執行作業。 |
檢視 1099 配置
| 檢視所選年度內支出種類或支出種類階層與限額與 1099-MISC 或 1099-NEC 方塊的對應。 |
整合
Web 服務 | 注意事項 |
|---|---|
取得 1099 MISC
| 從 1099-MISC 或 1099-NEC 執行作業中擷取資料，可選擇按公司篩選的資料。 |
取得公司 1099 MISC 資料
| 從整個 1099-MISC 或 1099-NEC 執行作業中擷取所有資料，包括依給付人的匯總資訊。 |
Put 1042-S 所得代碼
| 新增或更新 1042-S所得代碼，以及代扣額支出種類或階層。 |
提交 1099 調整
| 年中移轉至Workday時，您可以使用EIB並建立調整，載入您的初始 1099 餘額。 |
連結和觸點
功能 | 注意事項 |
|---|---|
現金 | Workday會使用您支付給供應商、約僱人員、特殊受款人和投資人的特殊付款資料，計算您的 1099 表格金額。 |
結算 |
|
供應商帳戶 | Workday會使用來自供應商發票和供應商發票調整給供應商和約僱人員的資料，計算您的 1099 金額。 |
Workday 提供了一個「觸點套件」，其中包含的資源可協助您了解用戶中的配置關係。前往Workday Community) ，進一步了解Workday觸點套件 (Workday Touchpoints Kit) 。