設定注意事項︰銀行帳戶授權簽署人
本主題內容可為您規劃銀行帳戶授權簽署人的配置和使用時提供參考。主要內容包括︰
- 設定工時確認的原因
- 如何搭配 Workday 的其他功能使用
- 後續影響以及跨產品交互作用
- 安全要求事項與業務流程配置
- 實作前應考量的問題和限制
請參閱詳細任務說明，取得完整的配置詳細資料。
內容
在 Workday 中，您可以設定銀行帳戶授權簽署人，將員工和外部委員會成員指定為個別銀行帳戶的授權簽署人。您可以維護可代表帳戶擁有者存取及操作帳戶的簽字人記錄。
商業效益
銀行帳戶授權簽署人可讓您︰
- 從現有的正職員工和外部委員會成員清單建立簽字人。
- 識別公司銀行帳戶上非作用中的簽字人，以減少舞弊並加強控制。
- 找出自訂報告中的關鍵授權簽署人資料點，簡化國外銀行帳戶報告流程。
- 報告授權簽署人變更，符合外部和內部稽核報告要求。
使用個案
包括︰
- 輕鬆準確地識別每個公司銀行帳戶的簽字人。
- 配置業務流程，以便在您的簽字人職務變更或不再為作用中時通知您。
- 根據授權簽署人的職務變更，修改授權簽署人資訊。
- 使用報告來追踪和識別您的銀行帳戶在指定時段內的非作用中或已離職的簽字人。
需要考慮的問題
問題 | 注意事項 |
|---|---|
如何在 Workday 中選取銀行帳戶簽署人？ | 可在 Workday 中以員工和外部委員會成員的身分查看簽字人及其相關資訊。建立簽字人時，您可以選取員工或組織已定義的外部委員會成員。 |
您的授權簽署人需要哪些層級的核准？ | 定義授權簽署人時，您可以為每個銀行帳戶指派適當的核准權限和限額。
範例︰您可以將單一核准者權限類型指派給 CFO，讓其從銀行帳戶發放付款從不需要進行輔助核准。同樣地，您可以授權現金分析人員一律要求共同簽字人進行輔助核准。 您也可以將授權類型與最低和最高核准限制加以組合。 範例︰當付款金額低於 100,000 美元時，簽字人只有單一授權，但若付款金額超過 100,000 美元，則需要共同核准。 |
您是否需要追踪以銀行帳戶貨幣或使用者定義貨幣表示的授權簽署人核准限額？ | Workday 支援這兩種貨幣。建立銀行帳戶授權簽署人時，您可以使用銀行帳戶貨幣來定義授權簽署人限制。您也可以使用不同的貨幣覆寫銀行帳戶貨幣。 範例︰您使用銀行帳戶貨幣 EUR 建立了授權簽署人，但您的組織現在將所有授權簽署人限額標準化為美元。 |
您可以在 Workday 中使用銀行帳戶授權簽署人進行交易和結算處理嗎？ | 銀行帳戶授權簽署人功能獨立於結算和其他交易工作流程。若要定義可起始、檢閱及核准 Workday 交易的使用者，請針對各交易類型以各自的使用者配置業務流程。 |
建議
- 對於需要證明文件的授權簽署人，請在建立或編輯銀行帳戶授權簽署人時將其新增為附件。例如，金融機構要求提供護照或其他形式的身分證件。
- 如果您需要修改授權簽署人，請使用「變更銀行帳戶授權簽署人」任務來變更任何詳細資料。變更獲得核准後，Workday 便會套用這些變更。範例︰您將特定銀行帳戶的非作用中或已離職的簽字人取代為作用中的簽字人。您也可以移除簽字人已離職的所有簽字人明細。
要求
- 在 Workday 中定義所有需要授權簽署人的公司銀行帳戶。
- 定義簽字人的付款類型，例如支票、信用卡或 EFT。
- 定義要指定為簽字人的員工或外部委員會成員。
- 存取 Workday 人力資本管理 (HCM) 的安全權限，以配置簽署人的職缺或外部委員會成員資格變更業務流程通知。
限制
若要一次將授權簽署人整批指派給多個帳戶，您必須使用銀行帳戶授權簽署人 Web 服務。您只能為個別銀行帳戶手動建立授權簽署人。
用戶設定
- 使用正職員工或外部委員會成員建立簽字人。
- 建立簽字人的簽字核准方式，例如數位、紙本或掃描。範例︰您授權部分簽署人使用數位簽章驗證交易。您要求其他簽字人必須使用書面簽字才能核准來自特定銀行帳戶的付款。
- 定義簽字人的授權類型，例如單一或共同核准人。
安全性
請在「現金管理」功能區中配置以下安全網域︰
Domain (網域) | 注意事項 |
|---|---|
設定︰簽字人
| 使用者可將員工和外部委員會成員設為銀行帳戶授權簽署人。 |
設定︰簽署者的安全附件
| 使用者可以檢視簽字人的安全附件。 |
設定︰銀行帳戶授權簽署人資訊
| 使用者可以︰
|
設定︰銀行帳戶授權簽署人
| 提供以下權限︰
|
流程︰銀行帳戶授權簽署人
| 使用者可以︰
|
業務流程
業務流程 | 注意事項 |
|---|---|
銀行帳戶授權簽署人事件
| 配置以建立或編輯發送給審查和核准的銀行帳戶授權簽署人。 |
變更職務
提交辭呈 離職 | 配置這些 Workday HCM 業務流程，以便在員工的職務狀態變更 (例如調動、晉升、辭職或離職) 時接收通知。根據變更，您可以對對應的授權簽署人進行必要的更新。
編輯業務流程定義，在業務流程完成後新增「 步驟配置佔位符服務」 步驟。然後，將通知新增至此步驟及其收件者。步驟配置佔位符服務 步驟可讓您在另一個未包含相關配置的步驟之前或之後配置通知。 |
管理委員會成員資格
| 配置此 Workday HCM 業務流程，以便在外部委員會成員變為非作用中或結束其委員會成員資格時接收通知。根據變更，您可以對對應的授權簽署人進行必要的更新。
編輯業務流程定義，在業務流程完成後新增「 步驟配置佔位符服務」 步驟。然後，將通知新增至此步驟及其收件者。步驟配置佔位符服務 步驟可讓您在另一個未包含相關配置的步驟之前或之後配置通知。 |
報告
報告或儀表板 | 注意事項 |
|---|---|
銀行帳戶授權簽署人例外
| 檢視仍指派給銀行帳戶的非作用中籤字人。 |
尋找銀行帳戶授權簽署人
| 檢視依授權簽署人詳細資料篩選的銀行帳戶授權簽署人。
報告中會顯示狀態為 「已核准」的 所有銀行帳戶授權簽署人。 |
尋找銀行帳戶授權簽署人的變更記錄
| 檢視在您指定日期之間銀行帳戶授權簽署人的所有變更。您也可以依相關的授權簽署人屬性來篩選變更。
範例︰您使用此報告進行稽核，以驗證授權簽署人的所有變更。 |
檢視簽字人
| 檢視您已建立的所有待新增為簽署人的簽字人。
此報告會顯示簽字人詳細資料，以及簽字人是否有任何附加文件。 |
建議您使用以下報告資料來源來建置自訂報告︰
- 銀行帳戶授權簽署人快照︰顯示銀行帳戶授權簽署人的歷史變更。範例︰若要確定銀行帳戶授權簽署人的新增或更新時間，您可以建立自訂報告，其中包含特定日期的授權簽署人詳細資料。
- 銀行帳戶授權簽署人︰顯示所有銀行帳戶授權簽署人。範例︰如果您使用國外銀行帳戶，則可以建立自訂報告，以補充國外銀行和金融帳戶 (FBAR) 報告。您可以使用自訂報告，找出指定日期範圍內累計銀行餘額為 10,000 美元 (含) 以上的所有簽字人。
- 簽字人︰顯示您可針對稽核報告要求追踪及管理的所有簽字人。
整合
Web 服務 | 注意事項 |
|---|---|
取得銀行帳戶授權簽署人
| 使用指定條件從 Workday 擷取銀行帳戶授權簽署人。然後，您可以將授權簽署人資訊匯出至第三方系統。 |
取得簽字人
| 使用您指定的條件從 Workday 擷取簽字人。然後，您可以將簽字人匯出至第三方系統。 |
指定銀行帳戶授權簽署人
| 匯入並建立銀行帳戶的銀行帳戶授權簽署人。 |
放置簽字人
| 匯入並建立銀行帳戶的簽署人。 |
提交銀行帳戶授權簽署人
| 建立授權簽署人新增、更新或移除的事件。然後，透過 「銀行帳戶授權簽署人事件」 業務流程提交以供檢閱和核准。 |
連結和觸點
您可以使用 Workday HCM 業務流程來配置簽字人變更的通知。
Workday 提供了一個「觸點套件」，其中包含的資源可協助您了解用戶中的配置關係。在 Workday Community 深入了解 Workday Touchpoints Kit (Workday 觸點套件)。