建立費用明細
- 建立費用項目。
- 建立員工、非員工或僱用人選的費用報告。
- 請在「費用」功能區中配置「費用報告事件」業務流程和安全原則。
建立費用明細時，您可以指定詳細資料並附加檔案和行動裝置影像，以支援費用交易。
- 存取您要新增明細的費用報告。
- 在「費用明細」分頁中，按一下新增，選取要包含在費用明細中的費用類型。
- (選用) 將附件新增至費用明細。
- 執行此任務時，請參考以下說明︰
選項 說明 匯率僅在您變更貨幣時可用。Workday 會使用最新的匯率做為匯率類型。您可以手動覆寫已填入的匯率。如果您從電子信用卡交易下載明細詳細資料，Workday 會在費用明細中使用交易中的匯率。換算後金額僅在您變更貨幣時可用。「換算後金額」是以換算貨幣表示的可報銷金額。Workday 會將總金額乘以匯率。在下列情況下，Workday 會使用用戶配置的預設貨幣(而非匯率)來計算可報銷金額︰- 覆寫匯率。
- 請在費用費率表中配置最高金額值。
公司僅適用於貴公司啟用費用報告的公司間處理功能時。選取的公司與標頭中要將明細計入費用的公司不同。在下列情況下，您無法變更公司︰- 費用明細是個人費用。
- 費用報告具有連結的支出授權或承諾會計。
- 公司有相關聯的資本專案 Worktag。
Worktag使用 Worktag 做為關鍵字，更輕鬆地分類和尋找交易。在「維護 Worktag 用途」任務中配置允許的 Worktag 類型。當您選取具有相關 Worktag 的 Worktag 類型時，Workday 會自動使用相關 Worktag 值填入交易。如果為費用項目啟用，您可以手動覆寫相關的 Worktag，並從配置值的清單中選取。對於可計費費用，您可以選取與其相關聯的 Worktag，例如專案或客戶。項目詳細資料在包含累加計算的費用項目費率表中輸入多項明細時，Workday 會累計費率表明細中的金額，並將其新增至費用項目總計。稅務代碼僅適用於選取「啟用稅項功能」核取方塊時。Workday 會使用您為某個國家/地區定義的稅務規則，依據「差旅地區」或「國家/地區」填入稅務代碼。必要時變更稅務代碼，確保該明細的稅額正確無誤，且與收據相符。如果所選項目不包含差旅區域或國家/地區屬性，請手動選取稅務代碼。稅額僅適用於選取「啟用稅項功能」核取方塊時。Workday 會依據與費用項目相關聯的稅務代碼和應稅適用性，使用「總金額」來計算稅額。總金額和稅務代碼決定了費用明細中的稅額。如果稅額與收據不符，檢閱人員可以進行更正。可計費如果費用明細可計費給專案或客戶，請選取此項。
當您建立新的費用明細或在目前明細中點選外地時，Workday 會︰
- 儲存目前的費用明細資料。
- 更新費用報告標頭總計並儲存。
列舉費用報告明細。