概念︰以電子郵件發送費用收據

費用提交者及其受委派人可以將費用收據以電子郵件的方式寄給 Workday，從而簡化建立和提交費用報告的流程。費用提交者及其受委派人可將收據以電子郵件寄送，而不必下載並手動上傳收據，Workday 將會︰

使用新增為附件的收據，建立快捷登錄費用。

將 HTML 收據轉換為 PDF，並將其附加到快捷登錄費用中。

Workday 支援︰

附加收據

電子郵件內文 (HTML) 中的收據。

如果您在電子郵件中附加多份收據，Workday 會為每份收據建立個別的快速費用收據。

如果電子郵件的內文包含收據和附件，Workday 只會為所附收據建立快捷登錄費用。

如果您選擇啟用費用收據掃描，Workday 會將以下欄位的值填入一個快捷登錄費用中︰

金額

貨幣

日期

商家

費用受款人電子郵件地址

若要傳送電子郵件收據，費用受款人必須︰

在 Workday 聯絡資訊中配置電子郵件地址。

費用受款人的「聯絡資訊」中不可包含 1 個以上的電子郵件地址。

使用 Workday 聯絡資訊中的電子郵件地址，將收據傳送至特定網域。

Workday 會使用電子郵件地址比對收據和費用受款人，然後建立快捷登錄費用。

受委派人必須在電子郵件的「副本」欄位中輸入費用受款人的電子郵件地址，才能代替他們建立快捷登錄費用。Workday 會使用費用受款人和受委派人的電子郵件來評估受委派人關係，並為費用受款人快速建立費用。如果不存在受委派人關係，Workday 會使用受委派人的電子郵件地址建立快捷登錄費用。

Workday 建議︰

避免在電子郵件內文中多次轉發 (例如︰FWD: FWD:)，以提高 OCR 掃描的準確性。

以附件形式或在電子郵件內文中傳送收據。

傳送 OCR 掃描支援的以下附件檔案類型︰JPEG、JPG、PNG、WEBP、BMP、PDF、TIFF、TIF、GIF。

電子郵件內文中參照的標誌、廣告或地圖等影像如果位於 Workday 用戶防火牆之外，則無法包含在產生的 PDF 檔案中。

若要建立快捷登錄費用，檔案類型必須符合下列大小要求︰

Workday 不支援以下檔案類型︰ CSS、CSV、ICS、MSG、PGP、PROPERTIE、RPTDESIGN、SVG、TXT、WSDL、WXF、XML、XLS、XLSM、XLSX、XPD、XSL、XSLT、ZIP。

對於費用受款人，如果快速建立費用時發生錯誤，Workday 會傳送一個任務至費用受款人的「我的任務」。

對於受委派人，如果 Workday 未建立受委派人關係，Workday 會為該受委派人建立快捷登錄費用。受委派人隨後會在「我的任務」中收到任務。