为学生赞助方合同创建新发票
- 在“Student Financials”功能区域中，配置“学生赞助方发票事件”业务流程和安全策略。
- 安全性：“Student Financials”功能区域中的“Manage: Student Sponsor Contract Invoicing”域。
您可以使用学生赞助方发票来记录收费事件，并根据学生赞助方合同条款为赞助方创建应收账款会计信息。您可以为以下对象创建学生赞助方发票：
- 向赞助方收费的学杂费。
- 学生赞助方合同中的特定合同行。
- 对先前收费的调整。
Workday 使用学生赞助方发票生成会计日记账，并将其过账到您在账户过账规则中配置的分类账账户。
- 访问“查找学生赞助方合同”报告。
- 单击一个学生赞助方合同，然后单击“新建发票”。
- 完成以下任务：
选项 描述 付款联系人Workday 会显示赞助方基本资料中的联系人。如果您没有为赞助方定义默认付款联系人，Workday 会将此字段留空。这些联系人接收学生赞助方发票电子邮件。账单地址选择要用于学生赞助方发票的地址。提示仅包含与所选赞助方关联的地址。发票类型您可以使用“Edit Student Sponsor Invoice Layout Rule”任务来配置要在此提示中选择的发票类型。发票日期Workday 使用此日期将发票过账到第一个开放的分类账期间。 - 在“合同行”网格中，选中要开具发票的每一行对应的复选框。所选的每个行都会生成一张单独的发票。
- 单击“确定”。
当您提交发票时，Workday 会发起“
学生赞助方发票事件”
业务流程。该流程完成且发票获得批准后，Workday 会将状态更改为“已批准”
并创建会计分录。 发票草稿仍处于
“正在进行”
、 “已批准”
或“已取消”
状态。标准客户账户验证不适用于学生赞助方发票，因此不相关的财务验证规则不会中断赞助方收费自动化。- 从发票的相关操作菜单中，添加注释、取消、管理附件、打印学生赞助方发票、或编辑已批准的发票任务，对发票进行修改。
- 访问“创建合并的学生赞助方发票”任务，将单个赞助方的多张发票分组到 1 个文档中。
- 访问“查看学生赞助方合同”报告，以查看关联的发票。您还可以访问以下报告来跟踪和监控学生赞助方发票：
- “Find Student Sponsor Invoices”以查看各个发票的详细信息，包括付款状态、截止日期和关联的赞助方信息。
- 查找合并的学生赞助方发票，以跟踪我们已归集到单个合并文档中的发票。
- “查找需要重新收费的学生赞助方合同行”，以识别因合同金额变更而需要调整或重新开具发票的合同行。
- “查找学生赞助方发票打印操作组”，以监视发票批次的传送和批量打印状态。
- 打印发票或通过电子邮件发送给赞助方。
- 将赞助方付款应用于新的学生赞助方发票。
- 在您向赞助方开具发票后，从学生赞助方合同的相关操作菜单中选择来更正发票金额。请参见同步发票与合同行。
- 从合同相关操作菜单中选择，以调整行金额。