设置时需考虑的事项：采办中的承诺款会计
在规划如何配置和使用承诺款会计以跟踪采办支出时，您可以利用本主题来帮助做出决策。本主题解释了以下内容：
- 设置目的。
- 如何与 Workday 的其他功能协同工作。
- 对下游的影响和产品间的交互。
- 安全性要求和业务流程配置。
- 实施前要考虑的问题和限制。
用途
通过承诺款会计，您可以确定和预留用于履行将来付款义务的资金。此会计处理与请购和采购单等采办文档相关。
功能优势
您可以：
- 允许应付账款 (AP) 部门在您授权支出之前控制和规划支出。
- 轻松跟踪单个经常性采购单，使其不被忽视。
- 允许用户在检查和审批采办交易时验证预算限制。
用例
- 对于请购、采购单和供应商合同，将剩余的承诺款和义务款往下结转至下一个分类账期间。
- 通过启用承诺款分类账，跟踪请购的日记账分录。
- 通过启用义务款分类账，跟踪采购单的日记账分录。
- 创建实际分类账，以跟踪供应商发票的日记账分录。
- 通过跟踪义务款和承诺款来规划现金流。
- 根据特定预算检查采办交易。
要考虑的问题
问题 | 需考虑的事项 |
|---|---|
如何构建公司预算？ | 预算结构是 Workday 预算的基础。结构可确定以下内容：
预算结构还会影响您往下结转采办文档的频率。 |
如何跟踪请购的会计信息？ | Workday 建议您启用承诺款分类账来跟踪日记账分录。 |
您的组织如何使用工作标记？ | 当您使用资金或授予等工作标记时，平衡工作标记能让您更好地跟踪承诺款和义务款。 |
建议
为确保交易文档持续满足预算限制，请在业务流程的检查或审批步骤之后添加“检查预算”子流程和操作步骤。
如果您多次结转同一时段，请使用“会计年度”筛选器，筛选出已结转的文档。
为确保数据一致，请按以下顺序完成下列年终任务：
- 往下结转任何剩余的承诺款和义务款。
- 批量关闭采办文档。
- 关闭分类账期间。
要确认您的会计设置，请在“查看工作标记平衡配置”报告中验证公司的工作标记平衡。
要求
设置：
- 账户集
- 会计过账规则
- 日记账来源
- 分类账账户类型
- 分类账期间
定义以下各项的配置：
- 分类账年度和期间
- 分类账账户类型
- 账户集
- 账户过账规则
使用“维护采办往下结转账簿代码”任务，输入您要结转的公司的账簿代码。
限制
无影响。
租户设置
无影响。
安全性
域 | 需考虑的事项 |
|---|---|
“Common Financial Management”功能区域中的“Set Up: Ledger and Book”
| 使您能够配置账簿代码，以便往下结转采办承诺款会计。 |
“Common Financial Management”功能区域中的“Process: Year End”
| 使您能够向公司指定采办往下结转账簿代码。 |
“Common Financial Management”功能区域中的“Set Up: Journal Source”
| 使您能够将承诺款和义务款日记账来源映射到业务交易。 |
Set Up: Supplier Contracts
| 使您能够配置供应商合同类型以创建义务款。 |
业务流程
修改“采办往下结转”业务流程，以定义将采办文档往下结转至下一个会计年度的工作流。
报告
无影响。
集成
无影响。
关系和关联点
功能 | 需考虑的事项 |
|---|---|
预算检查 | 启用预算检查，以根据指定预算来跟踪采办交易的承诺款和义务款。 |
采办往下结转 | 您可以使用“往下结转采办文档”任务往下结转以下文档：
|