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上次更新时间 ：2023-06-23
设置时需考虑的事项：供应商

设置时需考虑的事项：供应商

在规划如何配置和使用供应商时，您可以利用本主题来帮助做出决策。本主题解释了以下内容：
  • 设置目的。
  • 如何与 Workday 的其他功能协同工作。
  • 对下游的影响和产品间的交互。
  • 安全性要求和业务流程配置。
  • 实施前要考虑的问题和限制。
如需了解完整的配置详细信息，请参阅详细的任务说明。

用途

您可以设置和管理供应商，为您的组织采办货物、服务和第三方/短期员工人工。

功能优势

供应商功能具有以下作用：
  • 为您的企业及其供应商提供协作环境。
  • 提供可自定义的工具，帮助您高效管理信息流、组织政策和业务流程。
  • 提供分析和报告，让您能充分了解公司的支出状况，从而帮助您做出明智的决策。
  • 让您的供应商能够在您的 Workday 租户中进行交易。

用例

  • 与潜在供应商建立联系，并在 Workday 租户中获取重要的供应商信息。
  • 注册供应商并创建供应商账户。
  • 使您的供应商能够执行以下操作：
    • 将其自身的目录和采购条目加载至 Workday，以便在 Workday 中生成可搜索的货物、服务和第三方/短期员工人工目录。
    • 查看和批准采购单和询价单 (RFQ)。
    • 记录时间与任务。
    • 根据基于项目的服务采购单 (PO) 记录活动。
    • 签发发票以供您审批和付款。
    • 维护其自身的联系信息。
  • 生成支出概览报告，或者按支出种类或单个供应商查看转出的资金。
  • 为您的供应商设置 Workday 帐户，以在供应商门户中完成从请购到付款的整个周期。

要考虑的问题

问题
需考虑的事项
您希望用户对供应商交易和报告具有何种安全访问权限？
您可以配置和自定义分段安全性，以限制员工访问报告和交易中的供应商。对供应商具有相应安全段访问权限的用户可以：
  • 创建新的供应商
  • 编辑现有供应商的信息
  • 打印供应商详细信息
  • 查看供应商
示例：创建一个基于段的 IT 经理安全组。然后，您可以编辑域访问权限，以便只有 IT 经理可以创建 IT 供应商和启动与 IT 硬件供应商之间的交易。
您希望如何在 Workday 中组织您的供应商？
为便于报告和查找供应商，您可以按以下条件组织供应商：
  • 供应商组：例如同一地理位置的供应商。
  • 种类：可包括具有相似概要的供应商，例如 IT 供应商或第三方/短期员工人工代理机构。
  • 分类：根据一组合规条件（例如认证或企业规模）来组织供应商。
要限制对某些供应商子集的访问，请将供应商组或种类与供应商分段安全性结合使用。
然后，您可以配置供应商组概要，显示概要组选项卡，并在供应商文档上添加自定义报告。
您计划如何获取供应商信息？
通过供应商联系信息问卷，您可以收集有关供应商及其联系人的特定信息。
配置门户时，添加 Workday 提供的问卷，或针对特定供应商或供应商分组来创建自定义问卷。
使用“新增供应商申请”
流程，您可以通过供应商门户直接向供应商发送信息请求。
您希望为供应商设置哪些付款条款？
您可以为供应商或供应商组创建自定义付款条款，然后将该条款应用于其所有的采办文档。
您可以配置以下内容：
  • 折扣
  • 付款截止日期和宽限期
  • 提前付款的奖励
您希望如何在 Workday 中查看供应商信息？
您可以配置供应商的组合视图，使用户能够轻松地从包含以下信息的单一来源中获取信息：
  • 首选供应商
  • 概要组选项卡
  • 自定义报告
按优先级对供应商进行排序，使采购员在为存货和定期自动补充补货条目创建请购时，能够轻松选用主要供应商。
您计划如何管理具有多个场所和地点的供应商？
您可以向请购和采购单上的不同供应商场所进行订购，从而能够将供应商订购场所与汇入关联方信息相关联，而无需创建多个供应商记录。

建议

为获得最佳性能，在配置要在供应商组合视图概要中显示的自定义报告时，请选择不超过 10 个报告。

要求

如果有第三方/短期员工通过为其支付薪资的代理机构或第三方企业为您工作，则请将该代理机构创建为供应商。您必须将该员工作为第三方/短期员工与之签订合同。
为遵守联邦、州/省或当地政府的要求，请为供应商添加适当的分类。

限制

无影响。

租户设置

要记录供应商名称的正确读音以及关于其银行结算账户的详细信息，请在“编辑租户设置 - 全局”
任务中启用注音名称。
您可以在“编辑租户设置 - 系统”
任务中指定供应商业务文档的附件文件类型。

安全性

要查找安全域，请使用“功能区域的域安全策略”
报告并按“供应商”
进行筛选。
下表描述了您所需的部分安全域：
域
需考虑的事项
Set Up: Supplier
允许您创建新的供应商。
Set Up: Supplier Maintenance
允许您创建新的供应商以及管理现有的供应商。
设置：供应商安全段
允许您选择以下依据来限制对供应商交易和报告的访问权限：
  • 单个供应商
  • 供应商种类
  • 供应商组
Set Up: Supplier Contacts
允许您设置和维护供应商联系信息以及查看相关报告。
Set Up: Supplier Sites
允许您在 Workday 中设置外部供应商网站。
Set Up: Supplier Categories
允许您通过创建供应商种类的方式来组织供应商，以便进行搜索和报告。
Set Up: Supplier Administration
允许您限定只有供应商管理员可以访问任务和报告。
Set Up: Spend External Party Checks
允许您设置和维护与外部 API 的集成。
Process: Supplier Request
允许您处理新增供应商申请和查看相关报告。
Process: Supplier Request - Cancel
允许您取消已创建的新增供应商申请。要取消其他用户创建的新增供应商申请，您必须对“Set Up: Supplier Administration”
具有查看和修改权限。

业务流程

业务流程
需考虑的事项
目录加载
供应商发票事件
要允许供应商联系人将目录条目加载至您的外部供应商网站，请执行以下添加操作：
  • 将“供应商联系人自助身份”
    安全组添加至“供应商的目录加载请求”
    。
  • 将“从采购单创建发票”
    添加为发起操作。
采购单的供应商关联方事件
通过配置此流程来为主要供应商设置其他地点，以使您能够向特定的场所进行订购。
您可以使用业务流程来流转采购单的供应商关联方详细信息以供审批。
新增潜在供应商申请事件
控制潜在供应商的自行注册。
采购单事件
允许供应商联系人使用“供应商采购单协作”
步骤来批准您的采购单。
供应商变更事件
更改供应商详细信息以维护或设置供应商信息。
请使用“制裁名单筛查”
服务步骤，根据美国国际贸易管理局 (ITA) 的综合筛查名单检查供应商名称。
供应商联系信息变更事件
用户能够使用
“更改供应商联系信息”任务更新供应商联系人
 信息。
只能将这些用户添加到此业务流程：
  • 指定的供应商联系人。
  • 供应商的创建人。
  • 用户在公司中所担任的角色在以下位置配置：
    • 供应商“
      汇总”选项
       卡上的
      “限定的公司”
       字段。
    • “租户设置 - 财务”
       任务中的
      “默认指定角色的公司”
       字段。
供应商事件
控制供应商的审批流程。
您可以根据组织角色、成本中心和公司来设置条件工作流。
要检查和更新可跟踪资产行，请添加“Review Trackable Lines for Assets”
操作步骤。
要为非员工发起人配置基于角色的安全组，您可以在业务流程定义中将安全组审批步骤从基于角色更改为基于用户。
请使用“制裁名单筛查”
服务步骤，根据美国国际贸易管理局 (ITA) 的综合筛查名单检查供应商名称。
汇入供应商关联方事件
通过配置此流程来设置条件，以创建供应商关联方，从而将发票和付款发送到不同的供应商地址或账户。

报告

使用下表中的报告获取有关以下方面的信息：
  • 您在商品和服务上的支出金额
  • 您要购买的产品
  • 与您交易的卖方
报告
需考虑的事项
发票的支出分析
跟踪您的企业在供应商发票上的支出。查看图形并深入挖掘发票支出的详细信息，以了解公司支出的趋势。
采办卡的支出分析
对外部采购支出实施监督，其监督级别与对已开具发票的采办支出的监督相同。
主要供应商（按支出）
查看您的企业最常用的供应商的列表，以便针对采办需求进行寻源。
使用下表中的报告，了解您的企业目前如何管理支出，并通过以下方式洞察可能节省资金的机会：
  • 识别非监管支出中涉及的供应商，并与其洽谈合同和折扣。
  • 合并支出。
报告
需考虑的事项
监管发票支出与非监管发票支出的对比
将监管的已开票卡片支出与非监管的发票支出进行对比。
采办卡监管支出与非监管支出的对比
将监管采办卡支出与非监管外部采购支出进行对比。
使用下表中的报告可帮助您了解以下情况：
  • 您当前对每个供应商的欠款金额。
  • 未开具发票的支出所占的比例。
  • 您当前和预测的将来付款负债。
报告
需考虑的事项
应付账款账龄
查看账龄组中不同账龄种类的应付金额、任何待定付款以及每个供应商的总金额。
应付账款账龄详细信息
按账龄段查看每个供应商的未结应付金额。详细信息中包括未支付或部分支付的付款以及所有账龄段的总计。
使用下表中的报告可执行以下操作：
  • 查看现有供应商的变更情况。
  • 跟踪新供应商的审批情况。
  • 查看和检测潜在的供应商重复项。
报告
需考虑的事项
查找供应商事件
查看所有开放和正在进行的新增供应商申请和供应商事件。
供应商变更历史记录
查看以下供应商信息种类的历史记录变更：
  • 联系信息
  • 发票和付款
  • 付款详细信息
  • 制裁名单筛查
  • 结算银行详细信息（中间银行账户除外）
  • 供应商关联方
  • 供应商联系人姓名
  • 税务详细信息（税务识别信息除外）
查找供应商重复项
检测和查看供应商记录中的潜在重复项。
您还可以使用“Supplier Duplication”报告数据源为供应商重复项创建自定义报告。

集成

您可以构建以下集成模板以支持不同的 EDI 文件格式：
集成模板
描述
Purchase Order EDI 850 Outbound
以美国标准委员会 (ASC) X12 850 EDI 格式导出采购单。
Supplier Invoice EDI 810 Inbound
以美国标准委员会 (ASC) X12 810 EDI 格式导入供应商发票。
Advance Ship Notice EDI 856 Inbound
以美国标准委员会 (ASC) X12 856 EDI 格式导入任何发货预通知。
Purchase Order Acknowledgment EDI 855 Inbound
以美国标准委员会 (ASC) X12 855 EDI 格式导入采购单确认。

关系和关联点

供应商功能与 Workday 的以下区域进行交互：
功能
需考虑的事项
存货
您可以完成申请到付款的周期，然后执行以下操作：
  • 发送条目以进行存货入库。
  • 启用对库存条目的申请。
  • 自动进行存货补货。
供应商账户
您可以创建采购单并排定时间表，为第三方/短期员工记录时间，以及生成供应商发票。
供应商合同
您可以允许向成功的供应商授予询价单 (RFQ)，并设置和处理按时间表自动创建的采购单。
财务会计
对于货物和服务的已批准但未开具发票的接收、供应商发票和仅限收费的采购单，您可以创建应计接收。
银行业务和结算
您可以验证采办卡交易。
企业资产
您可以跟踪公司通过采办流程获取的资产。您可以：
  • 根据您自己的会计惯例将其入账。
  • 根据业务用途对其进行分类。
Workday 提供了一个包含各种资源的 Workday Touchpoints Kit，可帮助您了解租户中的配置关系。如需进一步了解 Workday Touchpoints Kit， 请访问 Workday Community。