设置时需考虑的事项：薪资会计
在规划薪资会计处理的配置和使用时，您可以利用本主题来帮助做出决策。本主题解释了以下内容：
- 设置目的。
- 如何与 Workday 的其他功能协同工作。
- 对下游的影响和产品间的交互。
- 安全性要求和业务流程配置。
- 实施前要考虑的问题和限制。
如需了解完整的配置详细信息，请参阅详细的任务说明。
用途
通过 Workday Payroll 会计处理，您可以：
- 根据薪资结果自动生成会计分录。
- 将员工收入和雇主支付的费用分配到组织，以确定人工成本核算。
- 直接与 Workday Financial Management 联系。
- 通过与第三方财务系统的集成实现。
功能优势
薪资会计提供了一个简化的流程，可在每次薪资计算后自动生成会计分录，这有助于确保您的会计数据和财务报表是最新的。在期间结束时自动处理应计和币种转换，还可以减少管理会计信息所需的手动操作。
薪资会计还提供以下信息：
- 自定义平衡维度，让您能够灵活地分析和平衡薪资日记账。
- 生成报告，以轻松验证会计结果和快速识别日记账错误。
- 日记账汇总和分段安全性等安全选项能够确保薪资数据的机密性。
用例
- 根据薪资结果生成会计日记账。
- 为工资上限配置其他标准的成本核算规则。示例：您可以在不同的成本中心和资金之间拆分教授的薪资。
- 对您的薪资日记账行进行会计调整。示例：您可以在过账日记账行后，将员工的基本薪资拆分到其他成本中心。
- 使用公司间会计来管理一个组织内多个公司的成本。
- 汇总日记账行，并限制对薪资日记账中员工级别详细信息的访问。
- 跟踪资助的开始日期和结束日期。
- 验证拨款协议范围内的薪资工作支出，并确认您的收费正确无误。
要考虑的问题
问题 | 需考虑的事项 |
|---|---|
您在资产负债表和利润表中使用哪些类型的分类账账户？ | 您可以为资产负债表和利润表配置不同的分类账账户类型。
虽然 Workday Payroll 仅使用资产、负债和费用账户类型，但 Workday 建议您设置所有可用的账户类型，因为生成会计信息后便无法修改分类账设置。 |
您的公司有哪些公司分类账账户？ | 创建账户集时，您可以为公司薪资分类账账户创建专用账户集。您可以创建包含一个或多个子级集的父级（会计科目表）账户集。Workday 建议您创建一个父级账户，并将其指定给具有子级集的公司。这使您能够：
将账户集附加到公司后，您无法对其进行更改。 定义分类账账户时，您可以将其限定到特定公司或公司层次结构。 |
您希望如何在公司分类账账户中过账薪资交易日记账？ | 在每个账户集内，您可以创建规则来指导过账：
您还可以为这些过账类型定义默认分类账账户，以识别不符合过账规则的交易。Workday 将任何不符合过账规则的事项过账到分类账的默认账户。 Workday 会自动为以下过账类型生成会计日记账，并建议您为其指定默认分类账账户：
过账规则配置完成后，您便可以对其进行更改，但不能以追溯方式将变更应用于已完成的薪资期间。要修改之前期间的账户过账，请创建手工日记账。 |
您使用什么分类账？ | 您可以创建不同类型的分类账，例如实际分类账、承诺款分类账和义务款分类账。每个公司只能有 1 个实际分类账类型。
分类账设置在生成会计信息后无法更改。 |
你们的会计时间表和分类账时间表是怎样的？ | 无论您是否使用 Workday Financial Management，都必须创建：
一旦将会计时间表指定给公司，您就无法更改该时间表。 您必须开放分类账期间才能生成薪资会计结果。您可以在生成结果之前开放分类账期间。 您可以配置应计薪资，以便在薪资期间超出财务期间结束日期后进行管理。Workday 根据薪资结果按比例分配设置，使用应计薪资来预估应计薪资和附加福利。 |
您是否需要管理多个相关公司的会计信息？ | 通过启用公司间会计，您可以在多个组织之间拆分员工的成本分配。配置公司间会计时，您可以：
|
您希望在日记账行中看到哪些详细信息？ | 默认情况下，Workday 根据您的工作标记配置显示每个日记账行的详细信息。您可以为正在进行的薪资启用日记账汇总，以确保财务日记账中不包含保密的薪资数据。通过汇总薪资日记账行来减少薪资日记账数量，也可以提高报告性能。启用后，日记账汇总要到下一个薪资周期才会生效。在您完成薪资和结算后，Workday 会自动运行日记账汇总。
Workday 建议您至少按成本中心汇总日记账行，以提高性能。 如果您在生成薪资日记账后启用日记账汇总：
|
您希望在非周期性付款的日记账行中使用哪个会计日期？ | 默认情况下，Workday 使用期间结束日期作为日记账行中的会计日期。对于非周期性付款，您可以将付款日期设置为整个租户的日记账行中的会计日期。
薪资付款日记账默认使用付款日期作为会计日期。 会计日期决定了日记账行过账到的分类账期间。如果此日期处于开放的分类账期间内，Workday 会将日记账行过账到此期间。如果分类账期间已关闭，Workday 会将日记账行过账到下一个开放的分类账期间。 |
您如何跟踪和平衡业务交易？ | 您可以定义称为工作标记的关键字，并将其指定给根据业务目的对信息进行跟踪的事务。然后，您可以将工作标记用作维度来平衡业务交易。启用工作标记平衡后，您无法将其禁用或更改。
当您定义平衡工作标记后，Workday 会自动平衡与该工作标记关联的日记账行。 |
在确定人工成本核算时，您希望如何分配薪资成本？ | 您可以创建成本分配规则，以确定 Workday 如何在不同组织和地点之间分配薪资成本。
在配置如何对不同交易进行成本核算时，您可以基于各种条件（例如组织类型或工作标记）来定义条件规则。 Workday 会根据员工的主管组织提供默认成本分配。您可以通过将成本分配指定到特定的以下项，来重设默认成本核算说明：
在确定成本核算规则时，您可以配置 “指定成本分配” 业务流程，以便：
|
您希望由谁来管理成本分配？ | 如果有多个管理员负责管理成本分配，您可以添加自定义验证，以防止或警告用户提交包含无效工作标记组合的成本分配。
示例：您可以设置以下关键条件：管理员尝试将员工成本分配到与成本中心不匹配的区域时。 |
建议
- 使用日记账汇总功能，至少按成本中心汇总薪资日记账，以确保高效生成报告并提高性能。汇总日记账可提高安全性，因为此类日记账不包含员工级别的数据。
- 使用“修复有错误的业务日记账”任务识别存在错误的日记账并进行问题排查。
- 验证默认账户的余额，并在计算薪资后执行分类账更正。如果您没有为特定薪资交易类型定义默认账户，您仍然可以完成薪资，但必须在下一次计算之前更正所有业务日记账。
- 检查账户过账规则，找出可能合并的规则，并确保优先使用最常用的规则。
- 添加默认分类账账户，以防止日记账进入错误状态。
- 在“编辑租户设置 - 财务”任务中启用“始终转回业务日记账和非控制性权益日记账”。
- 如果您在“运行薪资计算”任务中使用“智能计算”，请考虑运行“运行薪资会计处理”任务，以确保您的会计信息是最新的，然后再运行“Run Pay Complete”任务。
- 如果在每周维护时段之前运行大型作业，请考虑您是否有足够的时间来完成这些作业。如果不完成这些操作，可能会导致无法修复的问题。
要求
- 设置并定义您要在成本分配或工作标记平衡中配置的工作标记。
- 在发起与其他公司的公司间交易时，请将“公司”设为必填的数据元素。这有助于确保公司位于同一账户集内。
限制
- 完成薪资处理并创建日记账后，您将无法禁用公司间会计。
- 启用主要工作标记平衡后，您将无法禁用或更改它，但可以更改或禁用其他工作标记平衡。
- 对于在启用主要工作标记平衡之前完成的薪资结果，如果原始结果不包含工作标记平衡维度，您可能无法对其进行调整。
- Workday 不会转换欠款、承诺款、实际附加福利、义务款和薪资余额的币种。
- 在创建工资上限时，Workday 仅支持币种美元。
- 薪资 Web 服务不支持相关工作标记功能。
租户设置
在
“维护薪资会计选项”
任务中，您可以：
- 在多个公司之间收取薪资费用。
- 将资助成本核算的开始日期和结束日期配置在处理薪资期间内。
- 为附加福利费用创建应计薪资和转回。
- 显示承诺款日记账的详细信息，以检查和更新数据。
- 为员工支付的扣减启用成本分配。
- 当分配在期间中期发生变更时，允许按比例分配人工成本核算。
- 在薪资会计处理中启用超出上限的工资。
- 排除结果为负数的行，以避免实际薪资日记账中数字过高。
- 将付款日期设置为非周期性付款日记账行中的会计日期。
- 将交易预算日期设置为处理周期性付款后的薪资期间付款日期。
- 评估账户过账规则时，请使用主要职位属性。
安全性
您可以根据薪资构成配置分段安全性，以限制发起人在创建薪资会计调整时可以访问的薪资构成。
要查看适用于薪资的安全域的完整列表，请访问
“功能区域的域安全策略”
报告并选择一个“Payroll”功能区域。
域 | 需考虑的事项 |
|---|---|
“Common Financial Management”功能区域中的“Process: Period End”。 | 用户可以开放分类账期间以生成薪资会计结果。 |
“Core Payroll”功能区域中的 “Process: Run Batch Payroll Accounting” 。 | 用户无需重新计算薪资即可生成新的会计分录。 |
“Core Payroll”功能区域中的 “Process: Run Bbatch Calculation (Pay Calculation)” 。 | 用户可以运行薪资和薪资会计计算。 |
“Core Payroll”功能区域中的以下域：
| 用户可以创建和编辑薪资会计调整。 |
“Common Financial Management”功能区域中的 “Set Up: Ledger and Book” 。 | 用户可以定义以下内容：
|
“Core Payroll”功能区域中的“Set Up: Payroll - Company Specific (Accounting)”。
| 用户可以：
|
“Core Payroll”功能区域中的 “Set Up: Payroll - Pay Group Specific” 。 | 用户可以定义期间表中的应计规则。 |
“System”功能区域中的 “Set Up: Tenant Setup - Payroll” 。 | 用户可以设置租户级薪资会计选项。 |
业务流程
业务流程 | 需考虑的事项 |
|---|---|
指定成本分配
| 您可以配置此业务流程，为员工分配成本核算。您还可以将其添加为其他业务流程的子流程，以确保您能准确指定成本核算信息。
示例：您需要对 “添加其他职务” 业务流程进行成本分配。 |
创建薪资会计调整
| 您可以使用此业务流程来配置：
|
报告
报告或面板 | 需考虑的事项 |
|---|---|
所有收入和员工扣减的成本分配
| 查看您为收入和员工支付的扣减配置的所有成本分配。 |
所有雇主支付费用的成本分配
| 查看为雇主支付的费用定义的所有成本分配。 |
所有附加福利收回的成本分配
| 查看为附加福利收回定义的所有成本分配。 |
| 验证过去一年的薪资计算结果。 |
薪资会计处理（按公司/期间）
| 验证为公司每个分类账账户创建的或已过账的分录，包括借方、贷方和净额。 |
薪资会计处理（按期间/薪资组）
| 通过指定期间和薪资组，验证会计分录中的行条目。 |
阻止期间关账的薪资会计交易
| 识别分类账期间的未完成薪资会计交易。 |
查看账户过账规则集
| 查看和更新所有账户过账规则集，并更新规则集。 |
集成
Web 服务 | 需考虑的事项 |
|---|---|
指定成本分配
| 使您能够指定大量成本分配。 |
获取薪资会计选项
| 使您能够检索薪资会计配置。 |
获取员工成本分配
| 使您能够从员工或职位限制中检索成本核算信息。 |
Put Account Posting Rule Set
| 使您能够更新或创建新的账户过账规则集。 |
更新账户集
| 使您能够创建分类账账户，并将它们组织到账户集内。您还可以将账户集指定为会计科目表。 |
更新公司会计详细信息
| 使您能够为现有公司添加或更新会计详细信息。 |
Put 成本中心
| 使您能够添加或更新有关成本中心的信息。 |
更新薪资会计选项
| 使您能够添加或更新薪资会计配置。 |
关系和关联点
功能 | 需考虑的事项 |
|---|---|
财务管理 | 无论您是否使用财务管理，都必须配置并定期维护与薪资交易相关的会计配置。
薪资会计处理与财务管理共享以下配置：
如果您除了使用 Workday Payroll 之外还使用“财务管理”，还可以通过“资助管理”跟踪开始日期和结束日期。 |
人力资本管理 | 员工情况的以下类型变更可能会影响成本分配：
Workday 可以根据这些变更计算新的成本分配。 |
Grant Management | 您需要拥有单独的“资助管理”许可证才能在 Workday 中创建和使用奖励。
如果您使用 Workday Payroll Accounting 管理资助，则可以：
|
勤工俭学 | 通过勤工俭学，您可以为有经济需求的学生维持资金和就业。您可以通过薪资处理，在奖励指定中自动指定和管理标准的勤工俭学拨款。预定义的勤工俭学成本核算规则允许薪资会计处理对勤工俭学拨款进行会计处理。您可以识别包括勤工俭学员工的薪资组，以便 Workday 能够高效地处理勤工俭学的薪资。 |
Workday 提供了一个包含各种资源的 Workday Touchpoints Kit，可帮助您了解租户中的配置关系。如需进一步了解 Workday Touchpoints Kit， 请访问 Workday Community。
其他影响
当您创建会计日记账时，Workday 会在验证实发薪资后，将交易币种转换为公司币种。
当您将薪资组和公司会计设置为使用不同币种时，Workday 会使用薪资组币种计算薪资，并将结果传递给使用这两种币种的会计部门。当您为使用外币交易的分类账账户生成财务报表时，币种重估可能会导致未实现汇兑利得或损失。