设置时需考虑的事项：雇用记录 (ROE) 报告
在规划雇用记录 (ROE) 报告的配置和使用时，您可以利用本主题来帮助做出决策。本主题解释了以下内容：
- 设置目的。
- 如何与 Workday 的其他功能协同工作。
- 对下游的影响和产品间的交互。
- 安全性要求和业务流程配置。
- 实施前要考虑的问题和限制。
如需了解完整的配置详细信息，请参阅详细的任务说明。
用途
Workday 使用一系列任务和一个集成，可帮助您生成雇用记录 (ROE) 并将其提交给加拿大服务局。
Workday 会为遇到以下收入中断情况的员工生成雇用记录：
- 离职
- 长期休假
- 更改指定的组织。
- 因薪资组转移而导致的薪资频率或时间表发生变更。
如果加拿大服务局要求提供雇用记录触发事件，您也可以按需创建雇用记录。
功能优势
Workday 可让您更轻松地管理雇用记录 (ROE) 报告义务，同时遵守加拿大服务部门的要求。当您使用 Workday 作为雇用记录报告记录系统时，Workday 会将您的雇用记录数据与加拿大服务局保持同步。Workday 还使您能够：
- 签发原始雇用记录和修订后的雇用记录。
- 根据雇用记录事件、员工适用资格和薪资结果配置条件，以便 Workday 自动创建雇用记录。
- 配置原因代码和默认备注。配置完成后，Workday 会在您创建雇用记录数据时自动填充雇用记录上的备注和原因代码。
- 与 Service Canada 集成。
- 使用集成，将已签发的雇用记录和序列号从 Service Canada 加载回 Workday 中。因此，Workday 需要与加拿大服务局保持同步。
用例
在员工的收入中断时签发雇用记录。
配置雇用记录创建条件，以便当您在 Workday 中完成以下业务流程时，Workday 预填充雇用记录数据：
- 指定具有薪资频率或时间表变更的薪资组
- 更改指定的组织
- 申请长期休假
- 离职
为追溯有效事件创建雇用记录，而无需重新运行特定的生效日期范围。
为担任多重职务的员工创建雇用记录。
排定 Workday 应根据已完成的事件创建雇用记录的时间，自 Workday 上次创建雇用记录以来生效。
在需要更正雇用记录数据时，修订先前签发的雇用记录。
在不存在收入中断情况（例如员工在休带薪长期休假）的情况下，忽略雇用记录触发事件。
使用或修改以下 Workday 提供的雇用记录创建条件：
- 任何指定的长期休假事件。
- 任何指定的离职事件。
- 公司调动事件
- 已完成的雇用记录事件
- 在上一个薪资组的第一个处理期间开始日期之后生效的事件。
- “长期休假第一天之前的最后一天”事件。
- 不属于级联休假的长期休假事件。
- 影响薪资的长期休假事件
- 长期休假事件类型
- 在长期休假事件的第一天没有长期休假额度。
- “指定薪资组”事件中的薪资频率变更。
- 离职事件类型
- 忽略雇用记录 (ROE) 长期休假事件后的离职。
要考虑的问题
问题 | 需考虑的事项 |
|---|---|
我是否需要在启用 Workday 之前签发雇用记录，以从 Workday 实施日期开始一个新的雇用期间？
我是否会加载以前的薪资申请中的历史数据，以便在我在 Workday 中创建雇用记录时，Workday 会报告在我之前的薪资申请中开始的现有雇用期间？ | 在 Workday 中运行您的首次薪资计算之前，请先做出此决定。
请参见： 准备和加载历史雇用记录数据。 |
我需要将收入和扣减分配到哪个薪资期间？ | 查看加拿大服务局指导原则。您可以为每项收入和扣减指定可参保收入和时数的薪资期间分配：编辑收入或扣减，并更新 雇用记录 版块。 |
我的收入是否可以在雇用记录中配置为报告离职付款？ | 您可以为每项收入指定雇用记录报告类型，为其配置离职付款。 |
您希望在何处查看雇用记录结果？ | Workday 会自动在 “员工的雇用记录 结果”和 “查看雇用记录事件 ”报告中显示雇用记录结果。要在员工个人资料中显示雇用记录结果，请将 雇用记录结果 添加到 “员工个人资料” 组。此选项卡仅对薪资管理员可见，员工不可见。 |
建议
使用 Workday Payroll 作为雇用记录记录系统，包括：
- 更正（例如您在雇用记录中处理的重设值）
- 修订（当您需要更改在先前签发的雇用记录中报告的内容时）
不要直接在加拿大服务局中更正或修订雇用记录。使用 Workday Payroll 处理任何雇用记录数据（包括数据更正或修订），以使 Workday 与 Service Canada 之间的数据保持同步。在 Workday 外部更改、更正或修订雇用记录数据会导致 Workday 中的雇用记录数据与 Service Canada 不同步。无法重新同步数据。
要求
- 创建加拿大服务局的雇用记录 Web 账户。
- 为雇用记录 (ROE) 报告设置收入与扣减。收入和扣减定义了 Workday 在创建雇用记录时将付款分配到哪些期间。
- 如果 Workday 中某个雇用记录触发事件的业务流程已完成，请为事件创建雇用记录。请参见： 步骤：创建要向加拿大服务部门报告的雇用记录数据。
- 有权访问具有文件传输协议 (FTP) 服务器的计算机，以便执行以下操作：
- 使用出站雇用记录集成导出雇用记录数据。
- 请从加拿大服务局下载雇用记录文件。
限制
当加拿大服务局在雇用记录网页版中接受并签发雇用记录后，Workday 会执行以下操作：
- 不会自动更新状态为“已签发”的 Workday 雇用记录。
- 在您运行“加拿大雇用记录”入站集成之前，将与“加拿大服务提供商”不同步。
要更新雇用记录的状态，您必须：
- 从雇用记录 Web 手动下载“加拿大服务”版块导入文件。
- 在 Workday 中运行“加拿大雇用记录”转入集成，这会将雇用记录的状态更新为“已签发”。
Workday 不支持每年 13 个薪资期间的薪资频率。要向加拿大服务局提交这些类型的雇用记录，请手动创建并签发这些记录。
对于在加拿大进行国际调派的员工，Workday 不支持为其设置雇用记录 (ROE)。
租户设置
配置
“编辑租户设置 - 薪资”
任务的 “雇用记录（加拿大）”
版块。如下所述进行选择：
- “在批准雇用记录 (ROE)”任务中默认选择“提交”复选框
- “重新创建雇用记录时保留雇用记录期间和离职费重设值（默认选项）”复选框。
安全性
域 | 需考虑的事项 |
|---|---|
“Integration”功能区域中的 “集成构建” 、“集成配置” 和 “集成事件” 。 | 有权访问这些域的用户可以设置集成系统，以向加拿大服务局提交雇用记录，并将 已签发的 雇用记录导入 Workday。 |
“CAN Payroll”功能区域中的 “Set Up: Payroll (ROE) - CA” 。 | 有权访问此域的用户可以使用 “维护雇用记录配置” 任务和 “查看雇用记录配置” 报告。他们可以映射“加拿大服役”原因代码，并将默认备注添加到雇用记录触发事件类型。有权访问此域的用户还可以使用以下雇用记录创建条件任务，从而创建、检查和编辑雇用记录创建规则：
|
在“CAN Payroll”功能区域中：
| 有权访问这些域的用户可以：
|
“Core Payroll”功能区域中的 “Set Up: Payroll (Calculations – Payroll Specific)” 。 | 有权访问此域的用户可以创建用于雇用记录 (ROE) 报告的收入与扣减。 |
“CAN Payroll”功能区域中的 “Set Up: Payroll - Company Specific (Taxes) - CA” 。 | 有权访问此域的用户可以为公司设置联邦税务报告和雇用记录 (ROE) 信息。 |
业务流程
以下业务流程是雇用记录的触发事件：
- 请指定具有薪资频率或时间表变更的薪资组。
- 更改指定的组织
- 替员工申请长期休假并申请长期休假。
- 离职。
业务流程完成后，使用
“Create ROE Data for Events”
任务创建雇用记录数据。报告
报告 | 需考虑的事项 |
|---|---|
雇用记录 - 上一期间历史记录结果
| 检查您使用 “Import ROE Previous Period History Results” Web 服务上传的上一薪资应用中的雇用记录历史期间。 |
雇用记录原因配置
| 检查原因代码映射的准确性。 |
员工的雇用记录结果
| 检查员工的雇用记录数据。 |
查看创建雇用记录数据操作历史记录
| 查看此报告可以执行以下操作：
|
查看雇用记录事件
| 查看所有触发以下状态的雇用记录事件： “正在进行”
“已完成” 或标记为 “已忽略” 。查看 Workday 尚未创建雇用记录的事件，但属于雇用记录触发事件。可以使用 “维护雇用记录配置” 任务配置“雇用记录事件”。 |
查看要修订的雇用记录
| 查看有已签发的雇用记录的离职员工和休无薪休假，这些员工在加拿大服务局签发雇用记录之后，但在返岗工作之前获得收入。 |
您可以根据由以下雇用记录业务对象保护的报告数据创建自定义报告：
- 用于选择条件的雇用记录
- 雇用记录原因配置
- 员工参数雇用记录
- 加载先前的雇用记录历史记录
集成
集成 | 需考虑的事项 |
|---|---|
加拿大雇用记录转出
| Workday 在转出集成文件中仅包括处于 “已批准” 状态的雇用记录。生成雇用记录 (ROE) 出站集成文件。将文件导出到服务器，您可以从该服务器手动将文件上传到 Service Canada。 如果加拿大服务局未能通过或拒绝雇用记录，或者您发现其中存在错误，请不要在加拿大服务局更改雇用记录。您必须使用 Workday 才能进行任何变更。在 Workday 中，取消批准雇用记录，更正数据，重新创建并重新批准雇用记录，然后将其重新发送到 Service Canada。 |
加拿大调入雇用记录
| 检索并导入您之前从 Service Canada 下载的雇用记录文件。
加拿大服务局接受雇用记录后，会将其指定为 “已签发” 状态。仅导入从加拿大服务局 签发的 雇用记录。 |
Web 服务 | 需考虑的事项 |
|---|---|
Import_ROE_Prior_Period_History_Results
| 让您能够将历史可保时数和收入加载到 Workday 中。如果您决定在不中断收入的情况下继续现有雇用期间，请在实施 Workday 之前使用此 Web 服务。
在使用此 Web 服务之前，请确保期间表包括您要加载的历史期间。我们建议您至少加载早于 Workday 实施日期 1 年的数据，并在每个报告期间为每位员工仅加载 1 行数据。示例：如果您的薪资期间为每半月，则加载 24 个薪资期间。 如果数据无效，请访问 “取消雇用记录 - 上一期间的历史记录结果” 任务以移除历史期间。重新创建雇用记录，从而从雇用记录中移除已取消的上一期间历史记录结果。 |
关系和关联点
面积 | 需考虑的事项 |
|---|---|
休假管理 | 定义长期休假类型，以将“加拿大服务”原因代码映射到离职和长期休假。 |
人员配备 | 维护离职种类，将“加拿大公派”原因代码映射到离职和长期休假。 |
人力资本管理 | 如果您将以下业务流程配置为雇用记录触发事件，则完成这些业务流程将创建雇用记录：
|
人员配备
薪资处理 | 如果您将以下业务流程或任务配置为雇用记录触发事件，则完成这些业务流程或任务将创建雇用记录：
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参考号 | 使用 “创建参考号” 任务并创建参考号。那么：
|
Workday 提供了一个包含各种资源的 Workday Touchpoints Kit，可帮助您了解租户中的配置关系。如需进一步了解 Workday Touchpoints Kit， 请访问 Workday Community。