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上次更新时间 ：2024-12-13
设置时需考虑的事项：年终税务报告（美国）

设置时需考虑的事项：年终税务报告（美国）

在规划美国年终税务报告的配置和使用时，您可以利用本主题来帮助做出决策。本主题解释了以下内容：
  • 设置目的。
  • 如何与 Workday 的其他功能协同工作。
  • 对下游的影响和产品间的交互。
  • 安全性要求和业务流程配置。
  • 实施前要考虑的问题和限制。
如需了解完整的配置详细信息，请参阅详细的任务说明。

用途

Workday 允许您使用一系列报告、任务和集成来创建年终数据并将其提交给报税服务提供商或政府机构。Workday 支持以下美国年终税表：
  • W-2
  • W-2PR
  • W-2GU
  • W-2VI

功能优势

通过以下方式，美国 Workday 年终税务报告有助于您更轻松地遵守年终薪资要求：
  • 在 1 个系统中维护薪资数据。
  • 根据政府指导原则验证年终数据。
  • 通过提供业务流程简化 W-2 年终税表的创建。
  • 通过任务简化 W-2C、W-2PR、W-2GU 和 W-2VI 税表的创建过程。
  • 使您能够使用报告审核 W-2、W-2C、W-2PR、W-2GU 和 W-2VI 数据。
  • 生成年终税表的电子副本，供员工在员工自助服务 (ESS) 中访问。
  • 使您能够向 ADP、MasterTax 或 Ceridian 提交年终税务数据。
  • 使您能够创建自定义集成，以便向 ADP、MasterTax 或 Ceridian 以外的提供商提交税务数据。

用例

  • 在年终流程之前预览年终税表。
  • 审核年终数据，以识别并处理公司和员工之间的差异。
  • 使员工能够选择不发送纸质年终税表。
  • 在 Workday 中更正年终税务数据。

要考虑的问题

问题
需考虑的事项
哪些年终表单适用于您的组织？
映射并测试您打算用于该纳税年度的每个年终表单。测试集成系统。
您将在常规薪资之外处理哪些年终调整？
收集相关信息，并将调整输入为手动付款。示例：第三方病假薪资。
您希望使用哪些数据来平衡年终表单数据？
必要时计划创建自定义报告。
是否已验证是否所有薪资构成都配置了正确的薪资构成组？
薪资构成组用于控制 Workday 如何报告年终单据上的某些金额。薪资构成组还可以控制年终表单上的应税工资。
您是否在完成薪资处理后更改了薪资构成组？
如果您需要调整余额，可以创建手动付款。
您是否要进行税额调整？
如果您需要 W-2 上的特定结果以进行扣缴，请对调整进行手动付款。示例：超额付款已达到税前扣减限额。
如果您不需要 W-2 表格上的特定结果来进行扣缴，请对调整使用按需付款。示例：支票转回。
您是否希望员工能够选择不使用纸质副本发送年终表单？
您可以为想要更改年终表单打印选择的员工设置年终表单打印选项。
您是要打印和邮寄 W-2 年终表单，还是要使用报税服务提供商？
如果您要打印和邮寄年终表单，请根据预估的 W-2 计数订购表单和信封。Workday 建议您：
  • 订购
    4UPPERFI05Greatland
    表
     。
  • 请提供充足的时间和数量来进行测试和重新打印。
您将如何向政府机构报告报税数据？
如果您使用的是 ADP、MasterTax 或 Ceridian 报税服务提供商：
  • 查看报税服务提供商规范。如果您的提供商与 Workday 有所不同，请联系支持部门。
  • 设置集成系统。
  • 使用
    “维护薪资税配置”
     任务将相关薪资构成映射到集成的报税种类。
  • 创建供您的报税服务提供商测试的集成文件，为年终申报做好准备。
如果您不使用这些报税服务提供商，请规划资源，以确定如何向政府机构报告您的报税数据。
是否要对员工隐藏控制编号？
在某些情况下，您可能希望对员工隐藏控制编号。示例：一家报税服务提供商将为年终表单指定控制编号。
是否要在 W-2 表中包括第三方病假薪资？
您可以编辑公司联邦税务报告，以指明将由第三方提供病假薪资的 W-2 表格。
您将如何向社会保障机构 (SSA) 报告年终数据？
要直接向社会保障机构报告年终数据，请创建自定义集成。

建议

在准备年终流程时，Workday 建议您：
  • 每个季度为年终税表运行 W-2 和美国领土预览与审核报告。
  • 每个季度为年终数据创建测试集成文件。

要求

为了生成准确的年终报告，您必须在整个年度中维护税务和薪资数据。
在纳税年度开始时：
  • 设置会计年度以支持整个纳税年度。
  • 设置薪资和休假的期间表。根据法定节假日来验证来年的付款日期。
  • 构建公平劳动标准法日历。
  • 确认新的分类账年度和期间处于开放状态。
  • 更新或添加员工税率和雇主税率。示例：州失业保险费率。
  • 查看
    “即将过期的税务豁免选择”
     报告，以将它们传达给受影响的员工。
  • 访问
    “为即将过期的豁免添加员工的美国税务选择”
    报告，为员工创建新的默认税务选择。
根据需要，在整个纳税年度内执行以下操作：
  • 查看当前纳税年度的政府报告要求。
  • 运行年终预览和审核报告。
  • 更新您公司的联邦税务、州税务和地方税务设置。
  • 更新员工的其他工作地点和正在处理的工作地点。
在临近纳税年度结束时：
  • 确保您准确映射薪资构成，因为这会在 Workday 中生成 W-2 税务报告。使用“
    查看 W-2 框配置”
     和
    “查看美国领土年终表单框配置”
     报告。
  • 完成报告年度的所有薪资，包括所有非周期性调整和手动调整。
  • 验证公司地址、纳税人识别号和公司名称。
  • 检查收入与扣减及年度限额。
  • 在年底前测试 W-2 表单数据和打印。
  • 测试 ADP、Ceridian 和 MasterTax 集成。

限制

Workday 不支持直接向政府机构提交年终数据。使用集成向报税服务提供商提交年终数据，创建自定义集成，或打印年终表单以将其提交给政府机构。
Workday 会为所有员工（而非单个员工）创建年终数据。要为单个员工提供年终数据，请执行以下操作：
  1. 运行“
    W-2/美国领土年终表单预览”
     报告。
  2. 使用此报告可通过政府提供的 PDF 文件手动创建表单。
对于在美国具有国际调派职位的员工，Workday 不支持通过 ESS（员工自助服务）
“我的税务文档”
 任务更改税务文档打印选择。

租户设置

对于更改年终税表打印选择的员工，Workday 会使用电子签名文本。您可以在
“编辑租户设置 - 薪资”
 任务中配置电子签名文本选项。

安全性

域
需考虑的事项
“System”功能区域中的
“Business Process Administration”
 和
“Manage: Business Process Definitions”
。
使您能够设置 W-2 年终税表的业务流程。
“USA Payroll”功能区域中的
“Management Dashboard: Payroll Year End”
。
使您能够使用和配置
“年终薪资”
 面板。
“Integration”功能区域中的
“集成构建”
、
“集成事件”
和
“集成调试”
。
允许您设置集成系统，以向 ADP、Ceridian 和 MasterTax 提交税务数据。
“USA Payroll”功能区域中的以下域：
  • Process: Tax Filing/W-2s (Reports (USA))
  • Process: US Territory Year End Forms (Reports)
  • Reports: Pay Calculation Results for Worker（美国领土年终表单）
有权访问这些域的用户可以：
  • 提前预览员工年终数据。
  • 计算和提取某公司的工资数据。
  • 取消提取的工资数据。
  • 启动报税集成，将年终税务数据发送到 ADP、Ceridian 和 MasterTax。
  • 在 Workday 自助服务中授予员工访问其年终税务文档的权限。
  • 生成表单的 PDF 文件。
此访问权限适用于原始表单、更正后表单和修订表单。
“USA Payroll”功能区域中的
“Process: W-2批量打印”
。
使您能够生成公司年终税表 PDF。

业务流程

您可以使用
“W-2 年终流程（默认）”
 业务流程来创建 W-2 年终税表。您可以从
“年终薪资
 ”面板访问该业务流程。

报告

报告或面板
需考虑的事项
自定义报告
您可以通过由以下业务对象提供安全性的报告数据源创建自定义报告：
  • 薪资结果
  • 税务文档传送
  • 员工
  • W-2
  • W-2C
  • W-2 全部
  • W-2GU
  • W-2PR
  • W-2VI
使用“Social Security Number-Trended”报告字段可在报告中验证员工，而无需披露员工的私人信息。
薪资合规性面板
查看 Workday 提供的更新，以满足政府要求。
薪资年终面板
使用面板，以 Worklet 形式访问以下 W-2 报告：
  • 薪资年终流程
  • 过去 5 年（表单/员工）
  • 所需的预估表单类型（表单/员工）
此功能不支持美国领土、W-2C 表和公司关系。
租户分析器
概要
验证薪资构成是否在相应的薪资构成组中。您可以使用“
薪资
 ”概要组中的
“用于薪资计算的薪资构成
 组”报告。
  • 查看第三方病假薪资概要表数据
  • 审核负工资或负税额（按员工）
  • 公司 W-2 审核
  • 查看 W-2 错误
  • W-2 预览
  • 公司（美国领土）年终表单审核
  • 查看美国领土年终表单错误
  • 美国领土年终表单预览
使用这些报告来审核年终数据。
季度报税数据（按公司）
季度报税数据（按员工）
您可以使用以下报告手动创建表单：
  • 941
  • 940
  • 州税和地方税年度

集成

集成
需考虑的事项
ADP 报税服务 - 每季度
MasterTax 报税服务 - 每季度
Ceridian 报税服务 - 每年
启动预配置的税务申报集成，以将年终数据从 Workday Payroll 发送到您的报税服务提供商。
TurboTax Integration
自 2023 年 12 月 1 日起，Intiti® 不再支持使用此集成将 W-2 表接收到 RobotTax® 中。您的员工可以将他们的 W-2 税表手动导入或上传到urboTax®。如有疑问，请联系 Workday 代表。
Web 服务
需考虑的事项
获取 EFW2 年终员工报税数据
获取 EFW2 年终雇主报税数据
使您能够创建与社会保障管理局 (SSA) 或其他报税服务提供商的集成。创建 Studio 集成时，请同时使用这两种 Web 服务。
对于具有共同发薪关系的公司
，借助 Get EFW2 Year End Worker Filing Data（Get EFW2 Year End Worker Filing Data）
Web 服务，您可以按编号合并员工的州税和地方税。
获取税务文档传送
更新税务文档传送
Put W-2 W-2C 打印选择
使您能够为员工加载年终打印选择。
更新薪资 - 非周期性付款
使您能够加载员工的非周期性付款。
获取 W-2PR 控制编号（Web 服务）
Put W-2PR 控制编号（Web 服务）
使您能够将波多黎各控制号加载到 W-2PR 和 W-2CPR 表中。

关系和关联点

请确保提供所有必填的年终员工数据，包括：
  • 联系信息，例如家庭住址、邮政编码和社会保障号码。
  • 其他和主要工作地点或职位的职务地点。
    Workday 将根据此信息确定员工的工作状态。
Workday 提供了一个包含各种资源的 Workday Touchpoints Kit，可帮助您了解租户中的配置关系。如需进一步了解 Workday Touchpoints Kit， 请访问 Workday Community。