概念：“签阅文档”步骤
“签阅文档”
步骤类型使您能够使用业务流程向员工分发文档。通过 Workday 业务流程分发的所有文档都已设置生效日期。示例：文档自员工的原始雇用日期起生效。您上传了文档的 2022 年第一个版本和自 2023 年 1 月 1 日起生效的第二个版本。对于 2022 年雇用的员工，Workday 会显示文档的原始版本，即使他们在 2023 年查看文档也是如此。
您可以使用
“重新启动签阅文档”
任务（由“System”功能区域中的 “Business Process Administration
”域提供安全性）来重新启动状态为“正在进行”或“失败”的任何 签阅文档
步骤。如果业务流程中已为电子签名集成配置了等待中
的“签阅文档”
步骤，请选择此任务作为相关操作。然后选择 “签阅文档”
步骤进行问题排查。此任务会执行以下操作：
- 取消已完成的电子签名，停用电子签名提供商服务器上的文档链接，以及在电子签名提供商服务器上取消该步骤的文档。
- 将文档重新发送到电子签名提供商服务器，并从第一个签字组开始重新启动集成。
将文档添加到 Workday
使用
“创建文档”
任务将文档添加到 Workday。该任务使您能够执行以下操作：
- 直接将文档作为附件上传。
- 为动态生成的文档创建模板。
- 链接到外部网站上的文档。
- 请验证外部网站上的内容和 URL 是否是最新的。
Workday 建议您避免使用附件来处理个人身份信息 (PII)。您不能清除附件。
在每个
签阅文档
步骤中，您都可以分发多个静态文档和 1 个生成的文档。如果您在业务流程定义上配置了
“签阅文档”
步骤并启用了 “需要附件”
选项，则该步骤需要文档。在“签阅文档
”步骤中添加文档，以及完成、取消或撤消事件后，业务流程管理员可以从事件的相关操作菜单中选择，以管理附件。业务流程管理员可以移除文档。但是，如果需要某个文档，业务流程管理员必须添加另一个文档来替换该文档。Workday 使您能够：
- 获取员工对文档的确认或电子签名。
- 允许或要求员工将文档上传到 Workday。
- 添加条件以确定文档何时可供签阅。
- 报告业务流程中的文档状态。
- 在业务流程的“完整流程记录”的“文档”选项卡中，查看所有已上传的文档。
只有当员工已对文档进行电子签名，并且分发的业务流程与员工相关时，员工上传的文档才在“员工文档文件”中可用。示例：
雇用
、 入职
和 申请长期休假
。获取电子签名
当您在不使用电子签名集成类型的情况下以电子方式为文档签字时，Workday 会获取以下信息：
- 提交“签阅文档”步骤的员工。
- 您提交“我的任务”任务的日期和时间。
出于验证原因，以 .edu 和其他学校签发的域结尾的电子邮件地址可能会导致在
“签阅文档”
步骤中尝试通过 Adobe 签署文档时出现问题。如果签字人无法访问文档或对其进行签字，Workday 建议签字人提供其他帐户电子邮件地址，或者在 Workday 之外对文档进行签字，然后手动处理文档。包括报告输出
通过从
“文档”
提示中选择自定义报告或标准报告，您可以将报告输出作为 签阅文档
步骤的一部分包括在内。在每个
“签阅文档”
步骤只能选择 1 个报告输出类型的文档。选择报告输出类型的文档时，您可以选择“报告条件”“输出类型”“报告输出共享”选项。您还可以选择“报告标记”并指定有权访问该报告的系统用户，以生成报告输出。当您使用报告配置
“签阅文档”
步骤且执行以下任一操作时，请在 “运行用户”
选项卡上指定一个系统用户，以便为报告生成提供正确的访问权限：
- 将步骤流转至“候选人自助身份”安全组。
- 请使用电子签名集成类型。
您可以与受限制的安全组中的其他用户共享报告输出。当业务流程到达
“签阅文档”
步骤时，报告将使用 “签阅文档”
步骤中的接收人权限运行。Workday 将生成的文档存储在收件人的“员工文档文件”中。如果授权用户属于您在
“签阅文档”
步骤中配置的安全组，则在以下情况下，接收人可以访问接收人的员工文档文件中的报告输出：
- 确认或签署报告输出。
- 是业务流程事件的主题。
“文档”
选项卡。配置签阅文档步骤以重定向已拒绝的文档
Workday 仅允许您从特定业务流程中重定向
“签阅文档”
步骤。对于这些业务流程，您可以让用户拒绝 “签阅文档”
步骤。如果用户拒绝，Workday 会将文档重定向到已配置的安全组进行检查。检查人可以选择是将文档前移至下一步骤，还是送回上一步骤进行修改。示例：录用函或雇用协议的变更。使用
“业务流程配置选项”
报告验证业务流程是否为 “签阅文档”
步骤启用了重定向。配置签阅文档步骤以使用 Adobe Sign 电子签名
在
“签阅文档”
步骤中，通过选择 “使用 Adobe Sign 进行电子签名”
作为 “电子签名集成类型”
，即可为 Adobe Sign 配置文档。Adobe 的数据保留期独立于 Workday。Workday 建议您将保留期设置为至少 6 周。否则，系统将从 Adobe Storage Cloud 中清除这些文档，并且 Workday 将无法再检索这些文档。您无法向为 Adobe Sign 配置的文档添加条件规则。
您无法委派他人，但可以重新指定配置为使用 Adobe Sign 的
“签阅文档”
步骤。您可以在 “未委派的业务流程任务”
报告中查看这些步骤。如果您重新指定已配置为使用 Adobe Sign 的
“签阅文档”
步骤，请执行以下操作：
- Workday 会从初始被指定人的“我的任务”中移除“我的任务”任务，并禁用其签字 URL。
- Adobe 会为新的被指定人生成签字 URL。
- Workday 会将具有新生成的签字 URL 的“我的任务”条目添加到新被指定人的“我的任务”中。
- 如果新被指定人在文档上签字，Workday 会更新“完整流程记录”和“员工文档文件”，以将他们反映为文档的签字人。
- Workday 会在“检查电子签名状态”任务中将初始被指定人替换为新的被指定人。
当签字组中的所有角色都已取消指定时，您无法重新指定任务。指定此角色，然后访问
“重新启动签阅文档”
任务以重新启动流程。 在您运行 “重新启动签阅文档”
后，重新指定不会保留。Workday 会将任务退回至初始被指定人的“我的任务”。您向其重新分配任务的任何用户都必须在 Workday 中具有电子邮件地址。不能有多个签字人在该步骤中使用此电子邮件地址。您不能重新分配任务：
- 超过一次。
- 已属于该步骤的签字组的用户。
- 来自该步骤的先前签字组的用户。
- 用户已在其中签字但尚未提交文档。
如果您手动推进为 Adobe Sign 配置的
“签阅文档”
步骤，Workday 会禁用签字 URL 并取消使用 Adobe 签字的文档。如果您选择
“编辑租户设置 - 业务流程”
任务中的 “移除文档取消时等待电子签名的文档”
选项，Workday 将从 Adobe 服务器中移除文档。如果您手动推进直至完成的业务流程，超过了为 Adobe Sign 配置的
“签阅文档”
步骤，则 Workday 不会将文档发送到 Adobe 服务器，Adobe 也不会生成签名 URL。当您使用 Adobe Sign 以电子方式对文档进行签名时，Adobe 会将您的 IP 地址存储在其签名日志中。
如果一个“签阅文档”步骤中有多个文档，您将无法使用 Adobe Sign 对每个文档进行电子签名。
当管理员上传多个文件以在一次分发中发送时，系统可能会合并文件，具体取决于您的 Adobe Sign 配置。这意味着，当您在单个
“签阅文档”
步骤中配置多个文档时，Workday 只会将电子签名附加到签字时显示的系列最后一个文档。如果您想在每个页面上都有签字，Workday 建议您在该步骤向每个文档添加 Adobe 签字标记，以确保需要签字的每个文档都有一个签字（有关更多信息，请参见有关文本标记的 Adobe Sign 文档）。Adobe Sign 提供了有关在一笔交易中签署多个文档的各种配置选项。有关此功能的更多信息，请直接参见 Adobe 文档。您将候选人与员工合并，并且候选人有待定的
“签阅文档”
任务，如果您使用了 “通过 Adobe Sign 提供的电子签名”
作为 “电子签名集成类型”
，则 Workday 会移除待定的 “签阅文档”
任务。Workday 建议您在合并后使用 “签阅文档”
任务重新添加步骤。配置签阅文档步骤以使用 DocuSign 电子签名
您可以在
“签阅文档”
步骤中配置 DocuSign，方法是将 “电子签名集成类型”
选择为 “E-sign by DocuSign”
。为通过 DocuSign 进行电子签名配置的文档中，无法添加条件规则。
您可以委派包含
“签阅文档”
步骤且配置了 E-Sign by DocuSign 的业务流程。受委派用户会收到“我的任务”通知，并且可以切换账户，但不能签署文档。示例：在“我的任务”中，经理可以将账户切换到某个员工，该员工的
“签阅文档”
步骤已配置 E-Sign by DocuSign 并且处于等待操作状态。经理可以查看“我的任务”条目，但无法对文档签字。如果您手动推进某个业务流程直至完成，超过了为 DocuSign 配置的
“签阅文档”
步骤，Workday 不会将文档发送到 DocuSign 服务器，DocuSign 也不会生成签名 URL。