跳至主要内容
文档
文档
Administrator Guide
上次更新时间 ：2023-06-23
设置云盘组共享

设置云盘组共享

  • 安全性：“System”功能区域中的
    “Drive Administrator”
     域。
  • 对于您要与之共享条目的每个安全组，请确保该组同时位于以下两项中：
    • “Drive”域。
    • 您要共享的条目类型对应的域。例如，如果您想与某个安全组共享 Worksheets 工作簿，则该安全组必须具有 Worksheets 域的访问权限。
您可以允许自助服务用户与一个或多个安全组共享特定类型的条目。即使共享条目的用户不是组成员，用户也可以与组共享该类型的条目。
如果您决定不配置组共享，则该选项将不会显示在“共享”对话框中。云盘将继续仅允许与个人共享，以及使用链接/URL 进行共享。
下表列出了您可以与之共享条目的类型和安全组。请注意，虽然云盘本身不允许与受限制的安全组共享数据，但某些云盘应用集成允许与受限制的组共享数据。如果是这种情况，该组将显示在安全组的可选列表中。示例：Worksheets 不允许与受限制的安全组共享，但某些将 Worksheets 集成到其工作流中的应用程序允许这样做。
您可以配置：
  • 基于角色的组（如果它们符合表中定义的限制）。
  • 除文档模板和通知模板外，适用于所有条目类型的公共组（前提是它们符合表中定义的限制）。
云盘不支持与交叉安全组共享组。
条目类型
安全组
探索面板
系统中的任何安全组。
要具有“共享并查看”权限，该组必须至少有权访问该面板中使用的 1 个数据源。
要以“编辑”权限共享，该组必须具有对
“Discovery Board: Create
”域的修改权限。
文档模板
添加到“Docs”域安全策略的任何不受限制的组。
文件
添加到“Drive”域安全策略的任何不受限制的组。
文件夹
添加到“Drive”域安全策略的任何不受限制的组。
媒体
添加到“Drive”域安全策略的任何不受限制的组。
通知模板
添加到“Notification Designer”域的安全策略中的任何不受限制的组。
演示文稿
添加到“Slides”域安全策略中的任何不受限制的组。
工作簿
添加到“Worksheets”域安全策略中的任何不受限制的组。
配置时需考虑的事项：
  • 让您的自助服务用户了解何时适合进行组共享。
  • 在为组共享配置组时，请确保所有组成员都知道自己在组中的成员资格，并且熟悉组中的其他成员。
  • 如果您要创建要配置为用于组共享的安全组，请为其指定有意义且易于自助服务用户理解的名称。
  • 如果您使用“所有员工”等大型组来授予对应用程序的访问权限，请考虑添加较小的组来满足您对组共享用例的需求。示例：您可能不想选择为“所有员工”安全组启用组共享，而是希望将其限制为“招聘专员”组。
  1. 访问
    “在云盘中配置组共享”
     任务。
  2. （可选）选中
    “Only Admins Can Group Share”
     复选框。
    选中后，您在其余步骤中设置的配置将仅应用于云盘管理员；自助服务用户将看不到组共享搜索。
    如果您将组共享限定为管理员，则：
    • 只有对云盘条目具有“编辑”或更高权限的云盘管理员才能与安全组共享该条目。
    • 自助服务用户不会在“共享”对话框中看到
      “与组共享”
       选项。
    • 自助服务用户可以是组共享条目的接收人，并且可以作为组的一部分查看与他们共享的条目，但无法修改或移除自己的共享权限。
  3. 添加您希望与安全组共享的每种条目类型，然后选择可以与哪些安全组共享这些条目。
    默认情况下，在您选择条目类型后，系统会自动显示对该条目类型具有访问权限的所有安全组。请删除您不希望用户共享的任何安全组。
    “文件”条目类型可与云盘中不属于更专业种类的任何文件类型相关联。也就是说，您可以使用
    “文件类型设置说明”
     版块中的
    “编辑租户设置 - 系统”
     任务在 Workday 中启用以下文件类型。当您为“文件”条目类型启用组共享时，即为所有这些文件类型启用组共享。
    对于“文件夹”条目类型，如果您启用了组共享，然后用户与组共享文件夹，则权限会传播到文件夹中的文件，无论单个文件类型是否启用了组共享。示例：共享文件夹中的媒体文件会继承基于共享文件夹设置的权限，即使媒体文件类型未专门启用群组共享也是如此。
在您启用组共享后，如果您未将其限制为管理员可见，则自助服务用户会在用户界面中看到以下变更：
  • 当任何云盘用户选择共享云盘条目时，他们都会看到“共享”对话框中的
    “与组共享”
    版块
     。
  • 云盘用户可以在
    “与组共享”
     字段中输入组名称，以查看他们可以与哪些组共享。
  • 在
    “共享”
     对话框的
    “谁拥有访问权限”
     选项卡中，云盘用户可以查看和管理哪些组有权访问组共享条目（以及访问权限级别）。
  • 当用户获得或失去某个组的成员资格时，他们会自动获得或失去对某人与该组共享的条目的访问权限。
  • 与单个用户共享不同，当您与组共享条目时，Workday 不会发送通知。您可能希望通知用户您与他们共享了某个条目。示例：如果您与某个组共享了一个 Worksheets 工作簿，则可以向该组发送一封包含链接的电子邮件。