概念：安全域和 Docs 模板操作

下表汇总了您可在工作流中执行的主要操作，以及域或业务流程需要访问权限。其中包括用于生成和检查文档的传统工作流中包含的操作，以及现在使用 Workday Docs 执行的操作。

操作	Docs 域	“Drive”域	B业务 P流程权限	注释
设置录用			√
定义文档种类			√
通过云盘创建 Docs 模板	√	√		T模板创建人必须创建新模板时选择一个种类，并且必须有权访问该种类。 “文档库” 域控制对种类的访问。
在 Docs 模板中创建文本、布局、页眉和页脚	√	√		使用 Docs 取代了 BIRT 自定义布局于在将自定义布局与生成的文档相关联任务。模板创建者和编辑者需要访问数据字段和条件规则，才能在模板中使用它们。“文档库” 域控制对数据字段和条件规则的访问权限。注：经折算的实例或运行时的翻译不受支持。
与用户或安全组共享 Docs 模板		√		要自动与其他用户共享 Docs 模板，请在其他用户有权访问的共享 Workday 云盘文件夹中创建模板。th电子收件人需要访问 “Docs” 域。
在 Workday Docs 中预览 PDF	√	√		编辑 Docs 模板时，单击 “预览” 查看您的文档样式
配置生成文档步骤为业务流程添加“生成文档操作”步骤			√	在 “默认文档” 提示中，选择 “云盘文档” ，然后导航到相应的文档模板。如果用户有权配置业务流程的步骤，则可以查看该租户上的所有文档模板。对“云盘”域的访问权限并不能决定哪些文档模板可供选择。虽然所有模板均可选，但用户无法查看模板中的信息。只有拥有“云盘”域访问权限和个人模板访问权限的用户才能查看模板内容。即使 Docs 模板位于云盘的回收站中，系统也会显示该模板并且可供选择。在业务流程中使用 Docs 模板时，不支持委派任务。针对招聘的提示：默认情况下，文档签阅的“我的任务”标签不显示职务申请编号或候选人姓名。您可以使用文档“生成文档步骤”中的 “业务流程” “维护步骤标签” 重设值步骤来显示此信息。例如，如果您将标签更新为 “生成录用” ，则“我的任务”条目将包括职务申请和候选人姓名。
设置“签阅文档”步骤			√
编辑/更新 Docs 模板	√	√		Workday Docs 不支持生效日期。创建并发布 Docs 模板并将其与某个业务流程相关联后，系统会在运行业务流程时使用该模板。每次要更新 Docs 模板时，我们都强烈建议您复制该模板，在副本中进行变更，然后将业务流程中的原始模板替换为副本。
在 Docs 中检查生成的文档（仍可从“我的任务”启动）			√	检查人单击 “检查” 按钮，从“我的任务”打开生成的文档。业务流程配置定义了谁可以考核。生成文档的用户（例如招聘专员）不需要云盘访问权限。注意：在您业务流程的“检查”步骤中，在“配置签阅文档步骤”中，确保从“生成文档步骤”种类中选择 “文档” 字段，而不是从 “文档模板”中选择。如果您在此处选择“文档模板”，系统不会保存对生成文档所做的手动编辑。
检查最终生成的 PDF			√	检查人（例如招聘专员）可以通过以下方式下载 PDF：从“我的任务”打开生成的文档，单击“检查”，然后从“文件”菜单下载 PDF。生成的 PDF 使用 Roboto 字体；所选字体不可编辑。
转移 Docs 模板的所有权	√	√		在 Workday Docs 中，单个用户是模板的所有者。如有需要，您可以随时转移所有权。请参见将云盘条目的所有权转移给其他用户。
清除“生成文档”步骤生成的文档				您可以使用数据清除任务。请注意，“清除人员”任务会永久删除与员工关联的所有个人身份信息 (PII) 数据，包括指向员工文档的链接。您需要具有“Purge Person Data ”域和“Purge Supplier” 子域的访问权限。