概念：安全域和文档模板操作

下表汇总了您在工作流“”中要执行的主要操作，以及所需的域或业务流程访问权限。其中包括生成和检查文档的传统工作流中要执行的操作，以及现在需要使用Workday Docs 执行的操作。Workday Docs 操作以粗体文本显示。

操作	Docs 域	“云盘”域	业务流程权限	注释
设置录用			X	Workday Docs支持的目标多种文档类型和业务流程。设置录用 (v)；录用函 (n)函就是一个示例。
定义文档种类			X
从云盘创建文档模板	X	X		模板创建人在创建新模板时必须选择一个种类，并且必须有权访问该种类。“Document Library” 域控制对种类的访问。
在 Docs 模板中创建文本、布局、页眉和页脚	X	X		Docs 使您无需在“将自定义布局与生成的文档相关联”任务中使用BIRT自定义布局。模板创建者和编辑者需要有权访问数据字段和条件规则，才能在模板中使用。“Document Library” 域控制对数据字段和条件规则的访问权限。注意：不支持已翻译的实例或运行时的翻译。
与用户或安全组共享文档模板		X		要自动与其他用户共享Docs 模板，请在其他用户有权访问的共享Workday 云盘文件夹中创建模板。接收人需要访问“Docs” 域。
在Workday Docs 中预览PDF	X	X		编辑 Docs 模板时，单击“预览” 可查看编辑后的文档效果。
配置生成文档步骤为业务流程添加“生成文档操作”步骤			X	在“默认文档” 提示中，选择“云盘文档” 并导航到“文档”模板。任何权限配置业务流程步骤的用户都可以查看该租户中的所有文档模板。云盘域访问权限并不能决定哪些文档模板是否可选。尽管所有模板均可选择，但模板中的信息不可查看；只有具有“云盘”域访问权限和个人模板访问权限的用户才能查看模板内容。即使文档模板位于云盘的“回收站”中，文档模板还是会显示并且可供选择。在业务流程“”中使用文档模板时，不支持委派任务。招聘提示：默认情况下，文档检查的“我的任务”标签不显示请购, 申请编号或候选人姓名。您可以使用文档“生成文档步骤”中的 “业务流程” “维护步骤标签” 重设值步骤来显示此信息。例如，如果您将标签更新为“生成录用” ，则“我的任务”条目将包括职务申请和候选人姓名。
设置“签阅文档”步骤			X
编辑/更新 Docs 模板	X	X		Workday Docs 不支持生效日期。创建并发布 Docs 模板，并将其与某个业务流程“”关联后，系统会在该业务流程运行时使用该模板。每次您要更新 Docs 模板时，我们都强烈建议您复制该模板，在副本中进行更改，然后使用副本替换业务流程中的原始模板。
在 Docs 中检查生成的文档（仍然从“我的任务”启动）			X	检查人单击 “检查” 按钮，以从“我的任务”打开生成的文档。业务流程配置定义了可以进行考核的人员。生成文档的用户（例如招聘专员）不需要云盘访问权限。注意：在您业务流程的“签阅”步骤中，在“配置签阅文档步骤”中，确保选择“生成文档步骤”种类中的“文档” 字段，而不是选择“文档模板” 。如果此处选择“文档模板”，则系统不会保存对生成的文档进行的手动编辑。
检查最终生成的PDF			X	检查人（例如招聘专员）可以通过以下方法下载PDF：从“我的任务”中打开生成的文档，单击“检查”，然后从“文件”菜单下载PDF 。生成的PDF使用 Roboto字体；所选字体不可编辑。
转移 Docs 模板的所有权	X	X		在Workday Docs 中，单个用户是模板的所有者。如有需要，您可以随时调动所有权。请参见将云盘条目的所有权转移给其他用户。
清除“生成文档”步骤生成的文档				您可以使用数据清除任务。请注意，“清除人员”任务会永久删除与员工关联的所有个人身份信息 (PII) 数据，包括指向员工文档的链接。您需要对“Purge Person Data” 域和“Purge Supplier” 子域具有访问权限。