概念：管理文档模板

操作	注释
创建 Docs 模板	从云盘，选择 “添加新文档模板” 并为模板命名。为模板选择来源和种类，添加内容，然后单击 “发布” 以激活内容。 Workday Docs 不支持将传统的 Docs 模板（使用文本块和BIRT布局）自动转换为 Docs 模板。您需要手动编译版它们。对于 DocuSign，不得超过 100 个字符。对于 Adobe Sign，名称不能包含特殊字符，例如与号 (&)。
复制模板	从云盘选择“文档”模板，然后单击 “创建副本” 。
将 Docs 模板从一个租户迁移到另一个租户	查看在租户之间移动文档模板.
使用 URL 与未指定的用户共享 Docs 模板	在云盘选择一个文档模板，然后单击 “共享” 。启用“ 链接共享” 期权。能力使用链接共享是一项系统设置。如果您未看到“”期权，请与您的管理员联系。选择权限级别。每个使用链接访问文档模板的用户都将具有此访问权限级别。单击 “复制链接” 。将此 URL 提供给您希望与之共享Docs 模板的人员。有关共享的更多信息，请参见《云盘用户指南）。
与特定用户共享 Docs 模板	通过与单个用户共享，您可以为人员设置特定的权限级别，即使您关闭链接共享，这些设置也将保持有效。在云盘选择一个文档模板，然后单击 “共享” 。从 “与个人共享” 中，输入您要与之共享的用户，并从下拉菜单中选择一个权限级别。（可选）为您共享的用户输入消息。该消息将显示在您单击 “共享” 后用户收到的 Workday通知中。如果您与单个用户共享Docs 模板，该用户会收到Workday通知，并且如果在租户中启用了此功能，还会收到一封电子邮件。无论用户是否有权访问“云盘”域“” ，用户都会收到通知，但他们必须有权访问“System”功能区域上的“云盘和“Docs” 域才能打开模板。有关共享的更多信息，请参见《云盘用户指南）。
与安全组共享 Docs 模板	通过与一组用户共享，您可以为该组设置特定的权限级别，并且即使您关闭链接共享，这些设置也将保持有效。能力使用组共享是每个云盘条目类型的系统设置。如果未看到“”期权，请与您的管理员联系以确保其已启用。在云盘选择一个文档模板，然后单击 “共享” 。从 “与组共享” 中，输入您要与之共享的组，并从下拉菜单中选择一个权限级别。
保留早期版本的 Docs 模板	如果要在更新之前保留当前版本的数据或内容，可以复制 Docs 模板，或以 DWXF 文件格式将其下载。
移除 Docs 模板	从云盘选择“文档”模板，然后单击 “移除” 。云盘会将文件移至回收站。注意：业务流程会继续使用已移除的文档模板。此外，已移除的文档模板仍可在“配置生成文档”列表中选择。移除某个 Docs 模板之前，请确保您已将其从配置该模板的任何业务流程中移除。我们建议在移除模板后重命名模板，通过在名称中添加一个标志来提醒您不要使用该模板。
从回收站恢复 Docs 模板	从云盘中，选择“回收站” 。选择“文档”模板，然后单击 “恢复” 。Workday将已恢复的文件放在 “所有文件” 视图中。如果您选择移除已共享的 Docs 模板，但您不是所有者“”，则会移除您对该模板的访问权限。该 Docs 模板将从云盘文件列表中消失，并且不会显示在回收站中。
永久删除Docs 模板	访问“删除永久云盘文件”任务。在永久删除Docs 模板之前，您必须先将其从其附加的任何业务流程中移除。如果 Docs 模板正在或曾经配置用于“”业务流程，则无法永久删除该模板。
管理使用不同语言的模板	不同语言版本的模板需要单独创建和管理。Workday Docs 不支持在传统 Docs 模板和文本块中那样使用翻译实例。

创建 Docs 模板

从云盘，选择

“添加新

文档模板”

并为模板命名。为模板选择来源和种类，添加内容，然后单击

“发布”

以激活内容。

Workday Docs 不支持将传统的 Docs 模板（使用文本块和BIRT布局）自动转换为 Docs 模板。您需要手动编译版它们。

对于 DocuSign，不得超过 100 个字符。对于 Adobe Sign，名称不能包含特殊字符，例如与号 (&)。

复制模板

从云盘选择“文档”模板，然后单击

“创建副本”

。

将 Docs 模板从一个租户迁移到另一个租户

查看在租户之间移动文档模板.

使用 URL 与未指定的用户共享 Docs 模板

在云盘选择一个文档模板，然后单击

“共享”

。

启用“

链接共享”

期权。能力使用链接共享是一项系统设置。如果您未看到“”期权，请与您的管理员联系。

选择权限级别。每个使用链接访问文档模板的用户都将具有此访问权限级别。

单击

“复制链接”

。将此 URL 提供给您希望与之共享Docs 模板的人员。有关共享的更多信息，请参见《云盘用户指南）。

与特定用户共享 Docs 模板

通过与单个用户共享，您可以为人员设置特定的权限级别，即使您关闭链接共享，这些设置也将保持有效。

在云盘选择一个文档模板，然后单击

“共享”

。

从

“与个人共享”

中，输入您要与之共享的用户，并从下拉菜单中选择一个权限级别。

（可选）为您共享的用户输入消息。该消息将显示在您单击

“共享”

后用户收到的 Workday通知中。

如果您与单个用户共享Docs 模板，该用户会收到Workday通知，并且如果在租户中启用了此功能，还会收到一封电子邮件。无论用户是否有权访问“云盘”域“” ，用户都会收到通知，但他们必须有权访问“System”功能区域上的“云盘
和“Docs”
域才能打开模板。有关共享的更多信息，请参见《云盘用户指南）。

与安全组共享 Docs 模板

通过与一组用户共享，您可以为该组设置特定的权限级别，并且即使您关闭链接共享，这些设置也将保持有效。能力使用组共享是每个云盘条目类型的系统设置。如果未看到“”期权，请与您的管理员联系以确保其已启用。

在云盘选择一个文档模板，然后单击

“共享”

。

从

“与组共享”

中，输入您要与之共享的组，并从下拉菜单中选择一个权限级别。

保留早期版本的 Docs 模板

如果要在更新之前保留当前版本的数据或内容，可以复制 Docs 模板，或以 DWXF 文件格式将其下载。

移除 Docs 模板

从云盘选择“文档”模板，然后单击

“移除”

。云盘会将文件移至回收站。

注意
：业务流程会继续使用已移除的文档模板。此外，已移除的文档模板仍可在“配置生成文档”列表中选择。移除某个 Docs 模板之前，请确保您已将其从配置该模板的任何业务流程中移除。我们建议在移除模板后重命名模板，通过在名称中添加一个标志来提醒您不要使用该模板。

从回收站恢复 Docs 模板

从云盘中，选择“回收站”

。选择“文档”模板，然后单击

“恢复”

。Workday将已恢复的文件放在

“所有文件”

视图中。

如果您选择移除已共享的 Docs 模板，但您不是所有者“”，则会移除您对该模板的访问权限。该 Docs 模板将从云盘文件列表中消失，并且不会显示在回收站中。

永久删除Docs 模板

访问“删除永久云盘文件”任务。

在永久删除Docs 模板之前，您必须先将其从其附加的任何业务流程中移除。如果 Docs 模板正在或曾经配置用于“”业务流程，则无法永久删除该模板。

管理使用不同语言的模板

不同语言版本的模板需要单独创建和管理。Workday Docs 不支持在传统 Docs 模板和文本块中那样使用翻译实例。