概念：管理文档模板

操作	注释
创建 Docs 模板	从云盘中，选择 “添加新文档模板” 。注释：如果您希望自动与一组用户共享一个或多个 Docs 模板，则可以与各个用户或一个安全组共享云盘中的文件夹，然后将新模板放入该文件夹。您在云盘中创建的 Docs 模板归创建它们的特定用户所有。所有者可以对模板执行其他用户无法执行的操作；有关详细信息，请参见参考信息：基于权限的可用文档模板操作。 Workday Docs 不支持将传统的 Docs 模板（使用文本块和 BIRT 布局）自动转换为 Docs 模板。您需要手动构建。对于 DocuSign，名称必须少于 100 个字符。对于 Adobe Sign，名称不能包含特殊字符，例如“与”符号 (&)。在适用的情况下，Workday Docs 会自动将“所生成文档的到期偏移时间”设置为 10 年；目前，此值不可编辑。如果用户的语言设置为 Docs 不支持的语言（例如斯洛文尼亚语），则您无法创建或查看文档模板。您可以添加可选文本，供检查人在生成文档时添加或删除。我们建议您突出显示此文本或将其设置为其他颜色，以便在生成文档时吸引用户的注意。用户可以在“”中发送业务流程之前，在“生成文档”步骤中进行任何必要的编辑。
复制模板	从云盘中选择“文档”模板，然后单击 “创建副本” 。
将 Docs 模板从一个租户迁移到另一个租户	请参见：在租户之间移动文档模板。
与未指定的用户共享 Docs 模板使用 URL	在云盘中选择一个文档模板，然后单击 “共享” 。启用 “链接共享” 选项。能否使用链接共享是一项系统设置。如果系统未显示此选项，请联系您的管理员。选择权限级别。使用此链接访问该文档模板的每个人都将具有此访问权限级别。单击 “复制链接” 。。将此 URL 提供给您希望与之共享 Docs 模板的人员。有关共享的更多信息，请参见《云盘用户指南》。
与特定用户共享 Docs 模板	通过与单个用户共享，您可以为用户设置特定的权限级别。这些设置仍然有效偶数关闭链接共享。在云盘中选择一个文档模板，然后单击 “共享” 。自与个人共享，输入选择您要与之共享的用户，然后在下拉菜单中选择权限级别。（可选）为您要共享的用户输入消息。该消息将显示在单击 “共享” 后用户收到的 Workday 通知中。（可选）如果您是 Docs 模板的所有者，单击 “高级” 以选择是否允许编辑者共享文件，以及可允许评论者和查看者复制、下载或打印文件。如果您与单个用户共享 Docs 模板，该用户会收到 Workday 通知，，如果在租户上启用，一封电子邮件。无论用户是否有权访问“云盘”域，用户都会收到通知，但他们必须具有访问权限云盘与文档 [insert]功能区域中的域以打开模板。有关共享的更多信息，请参见《云盘用户指南》。
与安全组共享 Docs 模板	通过与一组用户共享，您可以为组设置特定的权限级别；这些设置仍然有效偶数关闭链接共享。是否允许使用组共享是每种云盘条目类型的系统设置。如果未看到此选项，请咨询您的管理员以确保此选项已启用。在“云盘”中选择一个模板，然后单击 “共享” 。自与组共享，输入选择您要与之共享的组，然后在下拉菜单中选择权限级别。（可选）如果您是 Docs 模板的所有者，单击 “高级” 以选择是否允许编辑者共享文件，以及可允许评论者和查看者复制、下载或打印文件。
保留 Docs 模板的早期版本	您可以请复制 Docs 模板，如果要在更新前保留当前版本的数据或内容，请以 DWXF 文件格式下载模板。
移除 Docs 模板	在云盘中，选择“文档”模板，然后单击 “移除” 。云盘会将文件移至回收站。重要提示：业务流程会继续使用已移除的 Docs 模板。此外，已移除的 Docs 模板仍可在“配置生成文档”列表中选择。移除 Docs 模板之前，请确保您已将其从配置到的任何业务流程中移除。我们建议您在移除模板后重命名该模板，您可以在名称中添加一个指示符，用于提醒您不要使用该模板。
从回收站恢复 Docs 模板	从云盘中，选择“回收站” 。选择 Docs 模板，然后单击 “恢复” 。Workday 将已恢复的文件置于 “所有文件” 视图中。如果您选择移除已与您共享的 Docs 模板，但您不是模板的所有者，则系统会移除您对该模板的访问权限。Docs 模板将从云盘文件列表中消失，并且不会显示在回收站中。
永久删除 Docs 模板	访问永久删除云盘文件任务。要想永久删除某个 Docs 模板，您必须先将该模板从它附加到的任何业务流程中移除。无法永久删除符合以下条件的 Docs 模板：或曾经被，已配置为业务流程。
管理使用不同语言的模板	不同语言版本的模板是已创建，监管，并在业务流程中进行了配置独立地。与传统的 Docs 模板和文本块不同，Workday Docs 不支持翻译实例的概念。

创建 Docs 模板

从云盘中，选择

“添加新

文档模板”

。

注释：

如果您希望自动与一组用户共享一个或多个 Docs 模板，则可以与各个用户或一个安全组共享云盘中的文件夹，然后将新模板放入该文件夹。

您在云盘中创建的 Docs 模板归创建它们的特定用户所有。所有者可以对模板执行其他用户无法执行的操作；有关详细信息，请参见参考信息：基于权限的可用文档模板操作。

Workday Docs 不支持将传统的 Docs 模板（使用文本块和 BIRT 布局）自动转换为 Docs 模板。您需要手动构建。

对于 DocuSign，名称必须少于 100 个字符。对于 Adobe Sign，名称不能包含特殊字符，例如“与”符号 (&)。

在适用的情况下，Workday Docs 会自动将“所生成文档的到期偏移时间”设置为 10 年；目前，此值不可编辑。

如果用户的语言设置为 Docs 不支持的语言（例如斯洛文尼亚语），则您无法创建或查看文档模板。

您可以添加可选文本，供检查人在生成文档时添加或删除。我们建议您突出显示此文本或将其设置为其他颜色，以便在生成文档时吸引用户的注意。用户可以在“”中发送业务流程之前，在“生成文档”步骤中进行任何必要的编辑。

复制模板

从云盘中选择“文档”模板，然后单击

“创建副本”

。

将 Docs 模板从一个租户迁移到另一个租户

请参见：在租户之间移动文档模板。

与未指定的用户共享 Docs 模板使用 URL

在云盘中选择一个文档模板，然后单击

“共享”

。

启用

“链接共享”

选项。能否使用链接共享是一项系统设置。如果系统未显示此选项，请联系您的管理员。

选择权限级别。使用此链接访问该文档模板的每个人都将具有此访问权限级别。

单击

“复制链接”

。。将此 URL 提供给您希望与之共享 Docs 模板的人员。

有关共享的更多信息，请参见《云盘用户指南》。

与特定用户共享 Docs 模板

通过与单个用户共享，您可以为用户设置特定的权限级别。这些设置仍然有效偶数关闭链接共享。

在云盘中选择一个文档模板，然后单击

“共享”

。

自

与个人共享

，输入选择您要与之共享的用户，然后在下拉菜单中选择权限级别。

（可选）为您要共享的用户输入消息。该消息将显示在单击

“共享”

后用户收到的 Workday 通知中。

（可选）如果您是 Docs 模板的所有者，单击

“高级”

以选择是否允许编辑者共享文件，以及可允许评论者和查看者复制、下载或打印文件。

如果您与单个用户共享 Docs 模板，该用户会收到 Workday 通知，，如果在租户上启用，一封电子邮件。无论用户是否有权访问“云盘”域，用户都会收到通知，但他们必须具有访问权限云盘
与文档
[insert]功能区域中的域以打开模板。有关共享的更多信息，请参见《云盘用户指南》。

与安全组共享 Docs 模板

通过与一组用户共享，您可以为组设置特定的权限级别；这些设置仍然有效偶数关闭链接共享。是否允许使用组共享是每种云盘条目类型的系统设置。如果未看到此选项，请咨询您的管理员以确保此选项已启用。

在“云盘”中选择一个模板，然后单击

“共享”

。

自

与组共享

，输入选择您要与之共享的组，然后在下拉菜单中选择权限级别。

（可选）如果您是 Docs 模板的所有者，单击

“高级”

以选择是否允许编辑者共享文件，以及可允许评论者和查看者复制、下载或打印文件。

保留 Docs 模板的早期版本

您可以请复制 Docs 模板，如果要在更新前保留当前版本的数据或内容，请以 DWXF 文件格式下载模板。

移除 Docs 模板

在云盘中，选择“文档”模板，然后单击

“移除”

。云盘会将文件移至回收站。

重要提示
：业务流程会继续使用已移除的 Docs 模板。此外，已移除的 Docs 模板仍可在“配置生成文档”列表中选择。移除 Docs 模板之前，请确保您已将其从配置到的任何业务流程中移除。我们建议您在移除模板后重命名该模板，您可以在名称中添加一个指示符，用于提醒您不要使用该模板。

从回收站恢复 Docs 模板

从云盘中，选择“回收站”

。选择 Docs 模板，然后单击

“恢复”

。Workday 将已恢复的文件置于

“所有文件”

视图中。

如果您选择移除已与您共享的 Docs 模板，但您不是模板的所有者，则系统会移除您对该模板的访问权限。Docs 模板将从云盘文件列表中消失，并且不会显示在回收站中。

永久删除 Docs 模板

访问永久删除云盘文件任务。

要想永久删除某个 Docs 模板，您必须先将该模板从它附加到的任何业务流程中移除。无法永久删除符合以下条件的 Docs 模板：或曾经被，已配置为业务流程。

管理使用不同语言的模板

不同语言版本的模板是已创建，监管，并在业务流程中进行了配置独立地。与传统的 Docs 模板和文本块不同，Workday Docs 不支持翻译实例的概念。