设置时需考虑的事项：用于远程雇用的 I-9 表
在规划如何配置和使用 I-9 表进行远程雇用时，您可以利用本主题来帮助做出决策。本主题解释了以下内容：
- 设置目的。
- 如何与 Workday 的其他功能协同工作。
- 对下游的影响和产品间的交互。
- 安全性要求和业务流程配置
- 实施前要考虑的问题和限制。
用途
您可以指定外部授权代表来为远程员工填写 I-9 表的第 2 版块，从而简化远程雇用流程。
功能优势
- 为远程办公的员工更灵活地管理和填写 I-9 表。
- 员工可以指定外部授权代表来完成 I-9 表的版块 2。
用例
- 人力资源合作伙伴或管理员可以决定由谁来让外部授权代表通过远程雇用流程填写员工的 I-9 表第 2 版块。
- 员工可以指定谁将成为其外部授权代表。
要考虑的问题
问题 | 需考虑的事项 |
|---|---|
您是否需要为远程办公和线下办公的员工分别提供 “完成 I-9 表” 业务流程？如果您使用 E-Verify 集成，该怎么办？ | 当您使用 E-Verify 集成时，请确定是否要为现场员工和远程员工创建单一的 “完成 I-9 表 ”业务流程。您还需要使用条件规则来区分 2 组员工。如果您使用 E-Verify，则需要具有条件规则来确定 I-9 表是否需要 E-Verify 进行数据验证。
您还可以创建 2 个单独的业务流程：1 个用于远程办公员工，1 个用于现场办公员工。针对远程员工的业务流程还需要使用条件规则来确定 I-9 表是否需要进行 E-Verify 数据验证。 |
您希望帮助指导远程雇用流程？ | Workday 允许您确定员工在填写 I-9 表第 2 部分时可选择的外部授权代表关系。示例：家庭成员、朋友、公证人。
您还可以指定可以检查 I-9 表的版块 1 和版块 2 的角色，例如人力资源合作伙伴。此人员可以编辑外部授权代表信息、送回表单以进行更正、重新发送链接，以及提交 I-9 表。 |
您希望谁能够选择外部授权代表来填写用于远程雇用的 I-9 表？ | 您可以选中 “维护 I-9 表设置” 任务中的 “人力资源角色”“选择授权代表” 复选框，使人力资源角色能够指定可以完成 I-9 表第 2 版块的外部授权代表。
设置应用于所有远程表格 I-9：
|
建议
如果您使用
E-Verify
集成，请在 “完成 I-9 表
”业务流程中创建一个使用 “E-Verify 事件创建人”报告字段的
条件规则。该条件规则用于确定 I-9 表是否需要通过 E-Verify 进行数据验证。要求
无影响。
限制
您只能配置员工可选择以指定其外部授权代表的关系选项。如果您希望员工使用特定人员来完成员工的版块 2，您可以提供该人员的信息。员工在指定其外部授权代表时可以输入该人员的信息。
租户
无影响。
安全性
域 | 需考虑的事项 |
|---|---|
“Onboarding”功能区域中的 “Process: Remote Form I-9” 。 | 让用户有权访问与完成远程雇用 I-9 表相关的任务。 |
“System”功能区域中的 “Purge Person Data” 。 | 让您有权访问能够清除 I-9 表数据和授权代表信息的任务。 |
“System”功能区域中的 “Set Up: Configure Optional Fields” 。 | 让用户有权在远程雇用中隐藏或要求填写 I-9 表中的所选字段。 |
“System”功能区域中的“Set Up: System”。 | 保护以下任务，您可以创建电子邮件模板，该模板用于向外部授权代表发送电子邮件。 |
“System”功能区域中的 “Set Up: Tenant Setup - BP and Notifications” 。 | 保护发送至外部授权代表的电子邮件的通知设置。 |
“System”功能区域中的 “Set Up: Tenant Setup - HCM” 。 | 为某些任务提供安全性，以便您配置外部授权代表关系、电子邮件通知文本、证明文本以及第 2 版中的企业名称和地址。 |
“Onboarding”功能区域中的“Worker Data: I-9 Forms”域。 | 让用户有权访问可在自定义报告中使用的报告字段。 |
业务流程
您可以在
“完成 I-9 表
”业务流程中配置 “管理 I-9 远程表格”
共同参与步骤。如果您使用多个 “管理远程表格 I-9”
和 “检查 I-9
表”步骤，则这些步骤必须在完成步骤之前。报告
无影响。集成
通过
E-Verify
集成，您可以：
- 将 I-9 表数据提交到 E-Verify 服务以进行雇用适用资格验证。
- 接收雇用适用资格验证结果，包括照片。美国国土安全部 (DHS) 和社会保障管理局 (SSA) 的数据库会提供部分结果。
关系和关联点
Workday 提供了一个包含各种资源的 Workday Touchpoints Kit，可帮助您了解租户中的配置关系。如需进一步了解 Workday Touchpoints Kit， 请访问 Workday Community。