设置时需考虑的事项：用于远程雇用的 I-9 表
在规划如何配置和使用 I-9 表进行远程雇用时，您可以利用本主题来帮助做出决策。本主题解释了以下内容：
- 设置目的。
- 如何与 Workday 的其他功能协同工作。
- 对下游的影响和产品间的交互。
- 安全性要求和业务流程配置。
- 实施前要考虑的问题和限制。
用途
借助用于远程雇用的 I-9 表，您可以让远程员工指定外部授权代表来填写 I-9 表的版块 2，从而简化远程雇用流程。
功能优势
- 为远程员工管理和填写 I-9 表提供更大的灵活性。
- 员工可以指定外部授权代表来填写 I-9 表的版块 2。
用例
- 人力资源合作伙伴或管理员可以配置远程雇用流程，以确定谁可以指定外部授权代表来填写 I-9 表的版块 2。
- 员工可以指定谁将为其外部授权代表。
要考虑的问题
问题 | 需考虑的事项 |
|---|---|
您是否需要为远程员工和面授员工提供单独的 “完成 I-9 表” 业务流程？如果您使用E-Verify 集成怎样？ | 如果您使用 E-Verify 集成，请确定您是否要为面授和远程办公员工创建单一的“完成 I-9 表” 业务流程。您还需要使用条件规则来区分 2 组员工。如果您使用E-Verify，则需要设置条件规则，以确定 I-9 表是否需要进行E-Verify数据验证。
您还可以创建 2 个单独的业务流程：1 个用于远程员工，1 个用于面授员工。您针对远程员工的业务流程还需要使用条件规则来确定 I-9 表是否需要进行E-Verify数据验证。 |
您希望谁来帮助指导远程雇用流程？ | Workday允许您确定员工用来填写 I-9 表版块 2 的外部授权代表关系。授权代表必须是组织“”的外部代表。示例：家庭成员、朋友、公证人。
您还可以确定一个角色（例如人力资源合作伙伴），以便其审核 I-9 表的“版块 1”和“版块 2”。此人员可以编辑外部授权代表的信息、送回表单进行更正、重新发送链接“”，以及提交 I-9 表。 |
您希望谁能够选择外部授权代表来填写用于远程雇用的 I-9 表？ | 您可以在 “维护 I-9 表设置” 任务中选中“人力资源角色”“选择授权代表” 复选框，使人力资源角色能够指定可以填写 I-9 表版块 2 的外部授权代表。
设置应用于所有 I-9 远程表格：
|
建议
如果您使用
E-Verify
集成，请在“完成 I-9 表
”业务流程中创建一个使用“E-Verify事件创建人”报告字段的
条件规则。该条件规则用于确定 I-9 表是否需要进行数据验证以进行E-Verify。要求
无影响。
限制
您只能配置员工可以用来指定其外部授权代表的关系选项。如果您希望员工使用特定的人员来填写该员工的版块 2，您可以提供该人员的信息。员工可以在指定外部授权代表时输入该人员的信息。
租户
无影响。
安全性
域 | 需考虑的事项 |
|---|---|
“Onboarding”功能区域中的 “Process: Remote Form I-9” 。 | 让用户有权访问与完成远程雇用 I-9 表相关的任务。 |
“System”功能区域中的 “清除个人数据” 。 | 让您能够访问能够清除I-9 表数据和授权代表信息的任务。 |
“System”功能区域中的 “Set Up: Configure Optional Fields” 。 | 让用户有权在远程雇用的 I-9 表中隐藏或要求填写所选字段。 |
“System”功能区域中的“Set Up: System”。 | 保护以下任务，您可以创建电子邮件模板，在发送给外部授权代表的电子邮件中使用该模板。 |
“System”功能区域中的 “Set Up: Tenant Setup - BP and Notifications” 。 | 保护发送至外部授权代表的电子邮件的通知设置。 |
“System”功能区域中的 “Set Up: Tenant Setup - HCM” 。 | 让您能够配置外部授权代表关系、电子邮件通知文本、证明文本以及“版块 2”中的企业名称和地址。 |
“Onboarding”功能区域中的“Worker Data: I-9 Forms”域。 | 提供对可在自定义报告中使用的报告字段的访问权限。 |
业务流程
您可以在
“完成 I-9 表
”业务流程中配置“管理 I-9 表远程发布”
共同参与步骤。如果您使用多个“管理远程表格 I-9”
和“检查 I-9
表”步骤，则这些步骤必须位于完成步骤之前。报告
无影响。集成
通过
E-Verify
集成，您可以：
- 将 I-9 表数据提交到E-Verify服务以进行雇用适用资格验证。
- 接收雇用适用资格验证结果，包括照片。美国国土安全部 (DHS) 和社会保障管理局 (SSA) 的数据库提供了部分结果。
关系和关联点
Workday 提供了一个包含各种资源的 Workday Touchpoints Kit，可帮助您了解租户中的配置关系。请在Workday Community中详细了解Workday Touchpoints Kit 。