设置时需考虑的事项：候选人费用报销单
在规划候选人费用报销单的配置和使用时，您可以利用本主题来帮助做出决策。本主题解释了以下内容：
- 设置目的。
- 如何与 Workday 的其他功能协同工作。
- 对下游的影响和产品间的交互。
- 安全性要求和业务流程配置。
- 实施前要考虑的问题和限制。
如需了解完整的配置详细信息，请参阅详细的任务说明。
用途
您可以让员工代表候选人创建费用报销单，为他们报销产生的费用。
功能优势
- 分析候选人费用数据，以便做出更明智的人力资源方案决策。
- 免去了相关的手动操作，例如特殊付款和使用非候选人的收款人类型。
- 将候选人的费用报销单发送给特定的检查人和审批人，从而加快报销流程。
- 通过在 Workday 中集中管理候选人费用数据来减少数据重复。
- 跟踪和报告招聘成本，以便更好地控制支出。
用例
- 为候选人报销在招聘过程中产生的费用，例如前往面试地点的机票和酒店住宿费用。
- 报告职务申请总计，例如供应商发票和候选人费用的总成本。
- 提交包含多种收款人类型的费用报销单，例如参加同一团队午餐的候选人和员工。
要考虑的问题
问题 | 需考虑的事项 |
|---|---|
员工管理哪些费用数据？ | 您可以配置分段安全性，使员工只能访问候选人费用数据。启用了分段安全性后：
如果您不启用分段安全性，受限制和不受限制的员工均可以在“创建非员工的费用报销单”任务中选择所有非员工收款人类型（包括候选人）。但是，如果没有足够的安全权限，员工将无法在“收款人”提示中选择特定的非员工。 |
如何管理候选人的信用卡交易？ | 尽管候选人不使用公司费用信用卡，但您可以将信用卡交易重新指定给他们，以代替他们将产生的成本计入费用。
如果您将信用卡交易重新指定给候选人，Workday 会在候选人的费用报销单上显示这些交易，以便您可以选择收录这些交易。 如果您不将信用卡交易重新指定给候选人，则您的自定义报告和标准报告可能包含有限的费用数据，这会对您分析总支出的能力产生影响。 |
您可以清除候选人的哪些费用报销单数据？ | 如果您在“清除个人数据”任务中选择“财务 - 费用报销单”这种可清除数据类型，Workday 会清除：
|
建议
- 为提高报告的准确性，请在费用报销单上启用“职务申请”工作标记类型，以跟踪职务申请的成本总计。
- 如果长期有效的职务申请没有关联的经理或主管组织，请配置计算字段，将费用报销单发送给其他检查人和审批人。
要求
- 将具有受限安全访问权限的员工指定到所需的公司，以便这些员工可以访问候选人数据和相关联的求职申请。
- 要代表候选人提交费用报销单，请将费用付款添加为其付款方式的一个选项。
限制
候选人无法在 Workday 中创建自己的费用报销单。
我们不提供用于费用报销单的“候选人”工作标记。但是，您可以使用以下报告字段来报告候选人费用：
- 费用收款人类型
- 费用报销单收款人
Workday 不支持：
- 候选人费用报销单上的保密的职务申请。
- 候选人的支出申请和预支现金。
租户设置
无影响。
安全性
域 | 需考虑的事项 |
|---|---|
“Recruiting”功能区域中的“Candidate Data: Candidate Expenses”。 | 使您能够为候选人创建费用报销单，并将求职申请与候选人费用相关联。 |
“Common Financial Management”功能区域中的“Process: Credit Card”。 | 使您能够将信用卡交易重新指定给候选人。 |
“Expenses”功能区域中的“Process: Expense Reports”。 | 使您能够管理费用报销单和相关报告。
您可以在此域中配置分段安全性，使员工只能访问候选人有关费用任务和报销单的数据。 |
“Expenses”功能区域中的“Manage: Payment Election” | 使您能够代表候选人管理付款方式。 |
业务流程
您可以配置“费用报销单事件”业务流程，以发送候选人费用报销单供检查和审批。您还可以将候选人费用报销单发送给特定的检查人和审批人。
报告
报告 | 需考虑的事项 |
|---|---|
查找信用卡交易
| 用于查看您重新指定给候选人的信用卡交易。 |
查找组织的费用报销单行
| 用于按组织查看候选人的费用报销单行。 |
查找费用报销单
| 用于查看您为候选人创建的费用报销单。 |
查找付款
| 用于查看候选人费用付款：
|
维护工作标记用途
| 用于在费用报销单和供应商发票上启用“职务申请”工作标记类型。
要手动更正与费用报销单和供应商发票相关的日记账分录，您还可以在以下位置启用“职务申请”工作标记类型：
|
启用分段安全性后，您可以使用以下报告数据源及其筛选器来创建仅包含候选人费用数据的自定义报告：
- Expense Report Lines and Itemizations
- Expense Report Lines for Company
- Expense Reports for Company
您可以配置多个安全段，使员工能够访问自定义报告中多个收款人类型的费用数据。示例：创建一个自定义报告，其中包括候选人和学生费用数据，但不包括外部委员会成员的费用数据。
集成
Web 服务 | 需考虑的事项 |
|---|---|
Get Expense Reports
| 用于检索候选人费用报销单的数据。
启用分段安全性后，您可以使用此 Web 服务仅检索候选人的费用数据。 |
Get Payments
| 用于检索候选人费用付款的数据。 |
Get Settlement Run Custom Filters
Put Settlement Run Custom Filter | 用于上传和检索您为候选人结算操作创建的自定义筛选器的数据。 |
Get Payment Election Options
Put Payment Election Option | 用于上传和检索候选人费用的付款方式选项。 |
提交非员工的费用报销单
| 用于上传数据以提交候选人的费用报销单。
启用分段安全性后，您可以使用此 Web 服务仅上传候选人的费用数据。 |
Submit Settlement Run
| 用于上传数据以结算和报销候选人费用。 |
关系和关联点
功能 | 需考虑的事项 |
|---|---|
会计信息 | Workday 会在与候选人费用报销单及其求职申请相关联的会计日记账行上自动生成“职务申请”工作标记。我们仅在支出日记账上生成此工作标记，而不会在与以下内容相关的日记账上生成：
|
结算 | 您可以创建：
|
供应商账户 | 您可以在供应商发票上启用“职务申请”工作标记类型，以获取更详细的职务申请成本总计。 |