设置时需考虑的事项：超额付款
在对超额付款功能的配置及使用进行规划时，您可以利用本主题来帮助做出决策。本主题解释了以下内容：
- 设置目的。
- 如何与 Workday 的其他功能协同工作。
- 对下游的影响和产品间的交互。
- 安全性要求和业务流程配置。
- 实施前要考虑的问题和限制。
如需了解完整的配置详细信息，请参阅详细的任务说明。
用途
在以下情况下，您可以使用超额付款功能核销少量余额：
- 当您应用付款时。
- 在您应用包含记账余额的付款后。
当您记录超额付款时，Workday 会创建新的日记账分录，以便以贷记的形式将记账金额记入在账户过账规则中定义的分类账账户。
此功能不会按发票来跟踪超额付款。
功能优势
超额付款功能具有以下功能优势：
- 无需手动记录和应用发票借方调整。
- 改进全局税务合规性和审核功能。
- 可让您轻松识别客户超额付款。
用例
当收到的付款高于发票金额时，您可以使用超额付款功能执行以下操作：
- 在付款应用过程中，通过一个步骤记录、应用付款，并将额外的金额记账。
- 访问付款相关操作菜单中的“记录超额付款”任务，记录超额付款。
您还可以：
- 取消超额付款。
- 为超额付款事件业务流程添加审批步骤，以限制超额付款金额。如果您仅将一部分记账金额记录为超额付款，那么超额付款事件完成后，记账金额会减少。
- 当记账金额为零时：
- 付款状态更改为“已完成”。
- 应用状态更改为“已完全应用”。
要考虑的问题
问题 | 需考虑的事项 |
|---|---|
是否要在付款级别核销超额付款？ | 如果您有一笔包含记账金额的现有付款，可以使用“记录超额付款”任务来核销金额。 |
对于付款币种和公司币种不同的交易，如何计算超额付款？ | Workday 使用交易币种计算超额付款金额。当公司币种和客户付款币种不同时，Workday 会在“记录客户超额付款”任务中为超额付款日期填充“超额付款汇率”。
您可以重设汇率，但这样做可能会导致外汇交易利得或损失。 |
如果您取消或取消应用客户付款，会发生什么情况？ | Workday 将取消所有关联的超额付款。 |
建议
- 在记录超额付款时添加附件或注释，因为之后您将无法更改或编辑超额付款信息。
- 单击“提交”，在“应用客户付款”任务中记录超额付款。
- 在超额付款业务流程中配置条件规则，根据超额付款金额来设置审批。
要求
- 至少创建 1 个超额付款原因。
- 配置“应收账款超额付款”账户过账规则 (APR)，设置分类账账户来记录超额付款。您可以使用以下维度配置账户过账规则：
- 公司
- 公司层次结构
- 应收账款超额付款原因
- 如果您已启用工作标记平衡，请在通过“应用客户付款”任务记录超额付款时指定工作标记。
此外，请确保：
- 超额付款总金额小于记账金额。
- 付款状态为“正在进行”并且应用状态为“已通过记账方式应用”，以便您记录超额付款。
- 超额付款日期不早于客户付款日期。
限制
您不能处理针对以下情况的超额付款：
- 贷方调整
- 发票级别的核销
- 包含全部记账金额的正在进行的退款
- 已取消的付款
- 日记账存在错误的付款
当审批人拒绝付款应用时，任何关联的超额付款事件都将终止，而且您必须创建新的超额付款。
当您取消或取消应用客户付款时，所有关联的超额付款也会取消。
在以下情况下，您不能取消超额付款：
- 审批人拒绝超额付款。
- 关联的付款已退回或未应用。
租户设置
无影响。
安全性
有权访问以下域的用户可以设置、管理和记录超额付款：
域 | 需考虑的事项 |
|---|---|
“Common Financial Management”功能区域中的“Set Up: Receivable Overpayment”。 | 通过这些域，您可以使用：
|
“Customer Accounts”功能区域中的“Process: Customer Overpayment (Parent Domain)”。
“Customer Accounts”功能区域中的“Process: Customer Overpayment - Cancel”。 “Customer Accounts”功能区域中的“Process: Customer Overpayment - Core”。 “Customer Accounts”功能区域中的“Process: Customer Overpayment - View”。 | 通过这些域，您可以访问以下任务和报告：
|
“Customer Accounts”功能区域中的“Reports: Customer Overpayment”。 | 通过该域，您可以访问：
“Customer Overpayment”报告数据源。 “Customer Overpayment for Company Filter”数据源筛选器。 |
业务流程
业务流程 | 需考虑的事项 |
|---|---|
客户超额付款事件
| 要针对特定超额付款金额启用审批，您可以将“客户超额付款事件”业务流程步骤添加至现有的“客户超额付款事件”业务流程。
如果审批人拒绝超额付款事件，超额付款状态将更新为“已拒绝”。重新启动流程并创建新的超额付款。 |
客户付款应用事件
| 当您执行以下操作时，Workday 会取消所有关联的超额付款：
|
配置“客户超额付款事件”业务流程时，请考虑以下事项：
- 当审批人拒绝“客户付款应用事件”业务流程，且您已记录超额付款时，“客户超额付款事件”业务流程也将终止。
- 当两个业务流程的审批人相同时，Workday 会通过一个步骤来审批超额付款和客户付款应用。
报告
您可以使用 Workday 提供的以下报告来查看超额付款数据：
报告 | 需考虑的事项 |
|---|---|
查看发票的客户付款
| 您可以在“客户超额付款活动”选项卡和“付款历史记录”选项卡中查看超额付款信息。 |
客户活动详细信息
| 您可以在行级别查看“客户超额付款”交易。 |
客户活动汇总
| 包括“客户超额付款总计”列，单击该列可深入挖掘超额付款详细信息。 |
客户余额详细信息
| 包括“已批准的超额付款总额”列，您可以通过此报告查看所有超额付款金额的总和。 |
客户余额汇总
| 包括“记账付款”列，该列中的金额计算值包括超额付款。
您可以深入挖掘该列以查看超额付款总额。 |
查找客户付款
| 包括“超额付款金额”列。 |
Receivables Financial Aging Detail Report
| 您可以查看以下项：
当客户付款状态为“已完成”且应用状态为“已完全应用”时，此付款不会显示在报告中。 |
Receivables Aging Summary by Financial Aging for Accounting Period
| 当您深入挖掘“记账付款”列时，您可以通过此报告查看超额付款金额。 |
应收账款与客户余额的对账
| 包括“记账付款”深入挖掘列中的客户超额付款金额。 |
应收账款与客户余额对账的异常汇总
| 包括“差异（公司币种）”列，该列可自动计算客户超额付款。 |
您可以使用自定义报告中的“Customer Overpayment”报告数据源，查看客户超额付款的附件并确定以下项：
- 超额付款转换汇率。
- 记录超额付款时的剩余记账金额。
- 已批准的客户超额付款总额。
- 客户付款是否存在超额付款。
集成
使用以下 Web 服务来上传、检索或编辑超额付款原因数据并查看客户活动：
- Get Overpayment Reasons
- Put Overpayment Reason
- Get Customer Activity
使用以下 Web 服务同时检索、记录或取消多笔超额付款：
- 取消超额付款
- Get Customer Overpayments
- 提交客户超额付款
关系和关联点
Workday 提供了一个包含各种资源的 Workday Touchpoints Kit，可帮助您了解租户中的配置关系。如需进一步了解 Workday Touchpoints Kit， 请访问 Workday Community。