概念：通过电子邮件发送费用收据

费用提交者及其受委派人可以通过电子邮件将费用收据发送到 Workday，从而简化费用报销单的创建和提交流程。费用提交者及其受委派人可以通过电子邮件发送收据，无需下载并手动上传收据，Workday 即可执行以下操作：

创建快捷费用并将收据添加为附件。

将 HTML 收据转换为 PDF 并将其附加到快捷费用。

Workday 支持：

附加的收据

电子邮件正文中的接收 (HTML)。

如果您在电子邮件中附加多张收据，Workday 会为每张收据创建单独的快捷费用。

如果电子邮件在其正文中包含收据和一个附件，则 Workday 只会为附加的收据创建快捷费用。

如果您选择启用收据扫描接收费用，Workday 会在快捷费用中的以下字段中填充值：

金额

币种

日期

商户

费用收款人电子邮件地址

要发送电子邮件收据，费用收款人必须：

在“Workday 联系信息”中配置他们的电子邮件地址。

费用收款人的“联系信息”中可以有多个电子邮件地址。

请使用其 Workday 联系信息中的电子邮件地址将收据发送到特定域。

Workday 会使用电子邮件地址将收据与费用收款人进行匹配，然后创建快捷费用。

受委派人必须在电子邮件的抄送字段中输入费用收款人的电子邮件地址，才能代表他们创建快捷费用。Workday 使用费用收款人的电子邮件地址和受委派人的电子邮件来评估委派关系，并为费用收款人创建快捷费用。如果不存在受委派人关系，Workday 会使用受委派人的电子邮件地址创建快捷费用。

Workday 建议：

避免在电子邮件正文中使用多个转发字段（例如：FWD: FWD:），以提高 OCR 的准确性。

将收据作为附件或电子邮件正文发送。

发送 OCR 支持的以下附件类型的文件：JPEG、JPG、PNG、WEBP、BMP、PDF、TIFF、TIF、GIF。

如果电子邮件正文中引用的徽标、广告或地图等位于 Workday 租户防火墙之外的图片，则不能包含在生成的 PDF 文件中。

要创建快捷费用，文件类型必须符合以下大小要求：

Workday 不支持以下文件类型： CSS、CSV、ICS、MSG、PGP、PROPERTies、RPTDESIGN、SVG、TXT、WSDL、WXF、XML、XLS、XLSM、XLSX、XPD、XSL、XSLT、ZIP。

对于费用收款人，如果创建快捷费用时出错，则 Workday 会向费用收款人的“我的任务”发送任务。

对于受委派人，如果 Workday 未建立委派关系，Workday 会为受委派人创建快捷费用。然后，受委派人将在“我的任务”中收到一个任务。