从供应商发票创建首付款发票
- 配置账户过账规则：供应商 的首付款。
- 在“Supplier Accounts”功能区域中，配置“供应商发票事件”业务流程和安全策略。
- （可选）在“创建结算操作自定义筛选器”任务中选中“首付款”复选框，为首付款发票创建自定义结算筛选器。
- （可选）更新现有的自定义验证和自定义报告，以包括或排除首付款发票。
为您在供应商发票中使用的货物和服务行创建首付款发票。从采购单、供应商合同、接收、工时表和任务记录中选择行。
- 访问“创建供应商首付款发票”任务。
- 填写“发票信息”版块：
选项 描述 Company负责发票首付款的公司。要向与采购单供应商不同的供应商开具发票，请选择已选中“允许供应商发票中的供应商不同于采购单中的供应商”的公司。Supplier为首付款发票选择供应商。Workday 仅会显示可用于所选的公司或公司层次结构，且处于冻结或有效状态的供应商。要为与采购单供应商不同的供应商创建首付款发票，请选择已选中“向任何供应商开具发票”的供应商。汇入关联方创建供应商关联方，将发票和付款汇入不同的供应商地址、电子邮件地址和银行结算账户。币种Workday 会根据优先顺序使用供应商币种填充此字段，还是使用公司币种填充此字段。您可以将币种更改为针对供应商定义的任何可接受币种。对于通过供应商门户或采购单创建的首付款发票，我们会根据采购单填充“币种”。发票日期输入创建首付款发票的日期。如果此供应商已定义付款条款，则发票日期将决定截止日期。示例：如果付款条款为“Net 30”，则“截止日期”字段为比首付款的发票日期晚 30 天。如果该日期在已关闭期间内，则 Workday 会将会计信息过账至下一个可用期间。收到发票的日期输入您的公司从供应商处收到首付款发票的日期。您可能希望跟踪您的公司收到发票的日期，以便进行报告，或分析处理供应商发票首付款所需的时间。利用收到发票的日期这一信息，您能够根据从收到发票到将发票过账所经过的时间长度，来度量组织内部的效率。控制总金额如果您知道首付款发票总计，并且希望确保算出的发票金额总计与您的预期金额相符，请输入一个金额。 - 填写“条款和税务信息”版块：
选项 描述 付款条款指定您与供应商商定的付款条款。折扣日期系统会根据包含提前付款可享受的折扣的付款条款和发票日期，自动计算该日期。截止日期自动计算的时长重设截止日期如果有异于条款的例外，请选择一个不同的截止日期。单独付款选择此选项可在结算操作期间单独支付发票金额。通过在供应商付款详细信息或默认汇入关联方中选中“始终单独付款”复选框，您可以在一个供应商的所有发票中为此复选框进行填充。默认付款途径如果您选择“信用卡”，则可以从“信用卡”提示中选择一张员工信用卡。重设付款途径为供应商选择其他付款途径。参考类型如果您选择某个国际参考类型，请输入最多包含 140 个字符的参考号。在发起国家/地区的付款用途如果发送此发票付款的国家/地区需要一个用途代码，请选择一个付款用途代码。当您在“编辑租户设置 - 财务”任务中启用“付款用途代码”后，系统会显示此字段。请参见： 步骤：设置付款用途代码。在接收国家/地区的付款用途如果接收此发票付款的国家/地区需要一个用途代码，请选择一个付款用途代码。当您在“编辑租户设置 - 财务”任务中启用“付款用途代码”后，系统会显示此字段。请参见： 步骤：设置付款用途代码。银行汇款代码选择一个银行汇款代码，该代码映射到发票结算付款所用的银行账户。要启用此提示，您必须至少配置 1 条使用有效银行汇款代码的银行汇款规则。请参见 设置银行汇款代码。默认计税选项Workday 使用此值填充首付款发票行上的计税选项。启用第三方税务后，您将无法输入默认计税选项。Workday 不支持对首付款发票进行第三方税务处理。请参见： 概念：第三方税务服务集成。默认税码Workday 会根据供应商基本资料填充默认税码，并使用此值填充首付款发票行中的税码。您可以选择其他值。启用第三方税务时，您将无法输入默认税码。Workday 不支持对首付款发票进行第三方税务处理。请参见： 概念：第三方税务服务集成。税额当您选择使用 Workday 来计算税额时，Workday 会根据您为每行指定的税码，显示应税行的税额计算值总和。要重设 Workday 计算的税额，您可以在“税”选项卡上，更改“按税率算出的税额”列中的值。如果选择输入税额，则可以输入交易的税额。您必须至少有 1 行的纳税适用性为应税，且为分配启用。分配给各行的税额仅为交易的不可抵扣税额，且其总和并非总是等于此标头金额。更新税额单击此选项可重新计算您更新首付款发票行中的税额后在标头中显示的税额。当您提交或保存备用时，Workday 会自动更新税额。当您启用第三方税务时，Workday 会禁用该按钮。Workday 不支持对首付款发票进行第三方税务处理。请参见： 概念：第三方税务服务集成。当您根据采购单或供应商合同创建供应商发票首付款时，发票标头中的到岸成本金额等于采购单或供应商合同中未开具发票的金额。当您基于接收创建发票时，发票标头中的到岸成本金额等于接收的采购单或供应商合同行中的分配总和。Workday 根据接收数量或金额（包括超额接收），按比例分配金额。 - 填写“发票参考信息”版块：
选项 描述 收件地址在评估税务规则以确定交易行的税码和纳税适用性重设值时，Workday 会使用此地址。处理规则请为此发票选择付款处理代码，例如“冻结付款以便提货”或“隔夜付款”。此字段会在您配置付款处理说明时显示。冻结选择此项将冻结对此发票的付款。已收到供应商文档如果供应商已提供发票或其他相关文档，请选择此项。供应商发票号如果您已收到供应商文档，请输入该文档的参考号。示例：供应商提供了一张供应商发票。输入供应商文档中的发票号。默认情况下，Workday 会为此字段启用重复项验证。要根据您的自定义条件进行验证，您可以使用“租户设置 - 财务”任务来禁用此选项，然后使用“维护自定义验证”任务，为供应商发票设定您自己的条件规则。外部采购单号如果您使用的不是 Workday 采办系统，请输入相应的采购单编号。参考发票选择现有发票来创建标头级参考。法定发票类型如果您按照政府要求，使用发票类型对供应商发票的首付款进行分类，请选择发票类型。文档链接如果您将文档图片存储在外部存储库中，请输入该图片位置的 URL，而不是以文件附件形式提供图片。保存后，Workday 会将该 URL 显示为图片的活动链接。每个链接都必须以安全管理员定义的有效 URL 模式之一开头，否则 Workday 将不允许使用该链接。备忘录在打印用于支付此供应商发票的支票时，您在此处输入的值将打印在支票的“备忘录”字段中。请在供应商的“默认供应商付款备忘录”版块中选择“使用发票备忘录”选项。使用“创建供应商”或“创建供应商变更”任务可配置发票备忘录。对于向供应商签发的支票，如果支票涉及的多个发票中有备忘录，则 Workday 会在支票上并置这些备忘录。审批人选择负责检查和审批供应商发票首付款的指定审批人。要设置指定审批人，请将相关的“供应商发票的指定审批人”安全组添加到“供应商发票事件”业务流程安全策略。 - 在“首付款详细信息”中，如果发票是首付款发票，则 Workday 会选中“首付款”复选框。此操作使您能够输入首付款行。
- 在“首付款行”选项卡上，添加行并提供您从其他业务文档中选择的首付款行的详细信息。
选项 描述 支出种类选择支出种类可将首付款行应用于该种类中的所有条目。注：使用 Asset Tracking 时，不允许使用支出种类。发货地仅当您在“编辑客户账户选项”任务中为发票公司启用了开单地址和发货地址选项时，Workday 才会显示此提示。如果公司的常用地址当前用于发货，则 Workday 会自动填充发货地址。税额为首付款行输入可选的纳税适用性和税码。对于首付款发票，Workday 不支持：- 预扣税
- 第三方税务。
首付款金额输入首付款金额。此金额与常规供应商发票的“合计金额”相同。备忘录输入可选的备忘录。工作标记您可以选择要应用于首付款行的工作标记成本中心。注意：不支持与项目相关和资助相关的工作标记。 - 使用“税”选项卡，可以查看所有税码的汇总及其适用性，如发票行中所指定。如果多个行共享相同的税额，则此选项卡会合并这些行，并使用此税额计算金额总计。
- （可选）填写“汇率”选项卡时，请参考以下信息：对于外币发票，您可以进行调整以实现不同的转换汇率。针对“汇率”选项卡的任何变更都会记录在“有效汇率”字段中，该字段显示的汇率用于将分期金额转换为分类账币种的会计处理。您输入的任何重设值都会触发选中“汇率重设” 复选框。
选项 描述 重设汇率类型选择一个选项，即可重设用于查找汇率的默认汇率类型。重设汇率日期选择一个日期，即可重设用于查找汇率的默认汇率日期。手动重设汇率输入一个汇率即可重设汇率，或在默认汇率不可用时填入一个汇率。默认值此版块基于发票日期显示租户默认汇率。 - 使用“附件”选项卡来上传或拖放文件，例如供应商发票首付款支持性文档。Workday 支持业务文档附件的“编辑租户设置 - 系统”任务中列出的文件类型。您可以将供应商发票首付款附件与可收费交易的客户发票相关联。当供应商发票首付款已准备好收费时，我们会阻止您更改供应商发票首付款中的附件。
- 使用“工作队列信息”选项卡，添加“工作队列标记”、“工作队列注释”，以及将在“供应商发票工作区”报告中为发票显示的其他详细信息。要查看“工作队列信息”选项卡，请配置以下安全域：
- Process: Supplier Invoice Work Queue
- Manage: Supplier Invoice Work Queue
- 提交供应商首付款发票以供审批。
Workday 会发起“”
“供应商发票事件”
业务流程（用于检查和审批）如果该业务流程定义中包含审批步骤，则检查人可以在审批供应商发票首付款之前对其进行修改。- 要查看 Workday 提供的报告的列表及其描述，请访问“Workday 标准报告”报告，然后选择“供应商账户”选项。
- 要支付已批准的首付款发票，供应商必须处于有效状态。
- 结算已批准的首付款发票。结算流程会创建并结算已开具发票的付款。此流程完成时，Workday 会更新每笔付款的会计分录。