扫描并提交供应商发票
- 为供应商发票设置光学字符识别 (OCR)。
- 配置以下安全域：
- 配置“Process: Supplier Invoice Work Queue”，以访问以下选项卡：概览、上传和扫描、我的工作队列、待审批。
- 配置“Manage: Supplier Invoice Work Queue”，以访问以下选项卡：经理概览、供应商发票周期时间。
您可以在桌面应用程序中使用 OCR，以获取、流转和收集供应商发票信息，以便在 Workday 中提交。OCR 支持最多包含 15 页的文件附件。
当您上传供应商发票以进行 OCR 扫描时，Workday 会创建发票草稿并附加原始文件。然后，您可以编辑供应商发票，或提交供应商发票以供审批。
- 访问“供应商发票工作区”报告。
- 在“概览”选项卡上，“总计”和“优先级”版块会根据已登录用户在“我的工作队列”和“待审批”选项卡中使用的搜索条件显示信息。
- 在“上传和扫描”选项卡中，请参考以下信息：
选项 描述 搜索条件展开该版块，然后单击“搜索”可查找特定发票。选中“包括没有创建人的发票”复选框将包括来自集成的发票。上传供应商发票以进行 OCR 扫描当“公司”字段为空时，机器学习算法会在该字段中填充公司。当“被指定人”字段为空时，我们会使用“供应商发票指定规则”来指定发票。为获得更好的性能，我们建议一次上传的附件文件不要超过 50 个。批量取消单击此按钮可取消您提交的发票。要启用此按钮，请配置“Process: Supplier Invoice - Cancel”域。批量重试当扫描处于“错误”或“已取消”状态时，您可以单击此按钮，重新提交附件文件以进行 OCR 扫描。创建供应商发票当扫描处于“错误”或“已取消”状态时，您可以单击此按钮以手动创建供应商发票。当您填充采购单字段时，系统会根据未开具发票的采购单行填充供应商发票行。 - “我的工作队列”选项卡会显示发票草稿。您可以查看指定给您的发票，或选择不同的搜索参数来填充工作队列。Workday 会保存您上次使用的参数。处理工作队列时，请参考以下信息：
选项 描述 编辑单击此项可访问“编辑供应商发票”任务，以完成并提交发票。重设采购单如果 OCR 未找到相关采购单行，您可以访问该任务，重新生成发票，然后关联采购单行。重设合同如果 OCR 未找到相关的供应商合同，您可以访问该任务，重新生成发票，然后关联供应商合同行。OCR 扫描详细信息显示扫描的详细信息。安全性：Reports OCR Supplier Invoice发票异常您可以深入挖掘以查看“错误和警告”网格，该网格中显示供应商发票的自定义验证异常。OCR 异常您可以深入挖掘以查看“错误和警告”网格，该网格中显示 OCR 供应商发票的自定义验证异常。工作队列标记Workday 按日期组织发票。但是，带有“移至工作队列顶部”工作队列标记的发票将显示在网格顶部。要更新发票上的工作队列标记，请单击“批量编辑工作队列标记”。批量重新指定您可以将发票重新指定给其他员工。批量编辑工作队列标记单击此选项可重设发票上的现有工作队列标记。批量取消单击此选项可取消供应商发票。要使用该任务，请启用“安全性：Process: Supplier Invoice - Cancel”域。批量转换您可以将供应商发票转换为发票调整，以及将发票调整转换为供应商发票。如果您：- 转换文档，则 Workday 会取消原始文档并新建文档。
- 使用“批量转换”选项，则您只能选择要在单个批处理中转换的供应商发票或供应商发票调整。
要使用该任务，请启用“Process: Supplier Invoice – Core”域。 - 在“待审批”选项卡上，您可以根据您配置的参数查看状态为“正在进行”的供应商发票。
- 在“供应商发票周期时间”选项卡上，您可以跟踪供应商发票的流转天数。