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上次更新时间 ：2024-09-20
将合并数据加载到 Workday 的 AP&C 费用中

将合并数据加载到 Workday 的 AP&C 费用中

  • 对于外部 ERP 端点上的新实体，您可以使用“Put Beginning Balance Journal”
    或“Import Beginning Balance Journal”
    Web 服务在 Workday 中加载期初余额。
  • 配置“合并数据日记账创建事件”
    业务流程。
  • 安全性：“Advanced Close and Consolidation”功能区域中的“Process: Data Capture”。
在 Adaptive Planning and Consolidation (AP&C) 中，您可以手动加载合并数据，也可以通过文档检索服务连接（例如安全文件传输协议 (SFTP)）来加载合并数据。
请仅加载当前开放期间的期间活动。
Workday 不会根据已加载的期末余额来重新计算期间活动。
Workday 将仅保留您上传的 CSV 文件的名称，而不会保存该文件。Workday 假定您的外部 ERP 端点，基于审核需要，将继续作为您的非 Workday 实体的记录系统。
为相同的公司、账簿代码和会计日期（或分组维度）重新加载开放期间的合并数据时，请参考以下关于合并数据状态的信息：
合并数据状态
描述
已批准
此数据具有与它关联的已过账会计日记账。Workday 会取消先前具有相同分组维度的合并数据（包括所有日记账），并用新的合并数据进行替换。
已替换
Workday 已经用具有相同分组维度的后续合并数据替换此数据。与此数据关联的日记账已被取消。
草稿
没有会计日记账与此数据关联。因此，Workday 不会取消先前的合并数据。您需要通过单击“取消”
来手动取消该合并数据。
如果要为同一分组维度重新提交合并数据，您必须重新加载整个汇总试算平衡表的期间活动。请勿加载增量调整日记账分录。
  1. （可选）根据您的要求创建自定义验证，以识别需要进一步仔细检查或采取措施的交易问题。示例：创建自定义验证，以确保在您使用“更正合并数据”
    任务更新行时，Workday 都会创建行备忘录以提供审核线索。请参见 步骤：在AP&C 中设置自定义验证。
    只要字段在两边都存在，您便可以在会计日记账中共享这些验证。
    要了解 Workday 在集成事件进行期间以及在创建合并数据加载之前提供的验证的列表，请参见 Community 上的“Consolidation Data Capture Validations”（合并数据获取验证）。
  2. 访问“合并数据中心”
    报告。
  3. 单击“上传”
    。
  4. 在“上传合并数据”
    页面中完成任务时，请参考以下信息：
    选项
    描述
    源系统集成
    选择要运行的集成的名称。您在“维护源系统到集成系统映射”
    设置任务中指定了集成名称。
    自动提交
    如果您希望 Workday 自动为不存在错误的合并数据发起业务流程，请选中此选项。
    当您的映射规则产生了相冲突的输出值时，Workday 将：
    • 不会填充映射结果。
    • 会显示警告。
    • 不会自动提交数据（即使您选择“自动提交”
      ）。
    附件
    使用“将文件拖放到此处”
    或“选择文件”
    选项添加合并数据文件。
    您只能加载基于 Workday 定义的文件格式的文件。请参见： 参考信息：合并数据 - 应付账款及费用中的入站集成 CSV 文件格式。
  5. 确认合并数据文件已成功加载，然后单击“确定”
    。
  6. 在“合并数据中心”
    报告中，单击“刷新”
    以确认集成事件已成功完成。
    集成事件成功完成后，如果未发生集成错误，则 Workday 会将“集成事件（最近 30 天）”网格中的“正在处理”选项卡替换为“已完成”选项卡。
    “合并数据中心”
    报告会在以下 2 个网格中显示合并数据的详细信息：
    • 合并数据（默认情况下，此网格将显示当前开放期间的合并数据。您可以利用搜索提示来自定义此视图。）
    • 集成事件（最近 30 天）
  7. 在“合并数据”
    网格中，查看每项已上传的合并数据的详细信息，例如：
    选项
    描述
    公司
    合并数据所属公司的名称。
    源系统
    外部 ERP 端点的名称。
    状态
    表示合并数据文件的状态，包括：
    • 已批准：您已批准合并数据并生成会计信息。
    • 草稿：您已成功加载合并数据，但尚未提交数据进行审批。在通过业务流程提交数据之前，请检查数据中是否存在需要您关注的错误/警告。
    • 已取消：您已使用“取消”按钮取消合并数据。
    • 已替换：您重新提交了包含相同分组维度的文件：
      • 被替换的合并数据从“已批准”
        状态变为“已替换”
        状态。
      • 相应关联日记账的状态为“已取消”
        。
    • 错误：您已成功提交合并数据进行审批，但在业务流程完成后，Workday 创建了错误日记账。如果您无法解决错误，请联系 Workday 客户技术支持部门，以获取进一步的帮助。
    • 已提交：您已使用“合并数据日记账创建事件”
      业务流程提交数据进行审批。
    错误
    显示合并数据中的错误数。
    您可以单击错误数来查看错误的详细信息。
    日记账
    Workday 在合并数据经过审批后创建的日记账。
    您可以单击日记账来深入挖掘日记账的详细信息。
  8. 单击“查看”
    ，以查看您上传的合并数据的详细信息。
    1. 如果您只想查看之前更正了分类账账户和工作标记的更新行，请选中“仅限已更新的行”
      。
    2. 单击“确定”
      。
      Workday 将显示合并数据的信息，例如：
      • 映射的分类账账户和当前分类账账户
      • 交易币种和分类账币种
      • 交易金额和分类账金额
      • 映射的工作标记和当前工作标记
      • 映射结果
      • 上次更新数据的用户的用户名和上次更新的时间
  9. 单击“更正”
    以更正合并数据中的错误。更正错误后，您可以提交合并数据进行审批。
  10. （可选）单击“取消”
    以取消合并数据。您只能取消处于“草稿”
    状态的合并数据。
  11. 查看“集成事件（最近 30 天）”
    网格上的 4 个选项卡。
    • “正在处理”
      选项卡显示 Workday 仍在进行的集成事件的详细信息。
    • “已完成”
      选项卡显示每个已完成的集成事件的详细信息，例如：
    选项
    描述
    集成事件
    集成事件的实例。
    您可以单击实例来深入挖掘事件的详细信息。
    诊断类审核文件的下载 URL
    诊断类文件的实例。
    要诊断文件错误，请单击该 URL，然后单击“+”按钮以展开选项。
    诊断类审核文件的下载内容会提供集成汇总，并显示与文件相关的错误（如有）。
    集成消息
    集成消息会显示与集成相关的错误。
    如果您上传了文件，但仍无法解决所有错误，Workday 建议您与系统管理员联系。
    查看合并数据
    单击向下箭头可执行以下操作：
    • 查看合并数据的详细信息。
    • 导出到 Excel。
    • 导出到 PDF。
    • “未完成”
      选项卡显示因出现错误而创建部分合并集的每个集成事件的详细信息。该选项卡显示的信息包括：
    选项
    描述
    集成事件
    集成事件的实例。
    您可以单击实例来深入挖掘事件的详细信息。
    诊断类审核文件的下载 URL
    诊断类文件的实例。
    要诊断文件错误，请单击该 URL，然后单击“+”按钮以展开选项。
    诊断类审核文件的下载内容主要显示与文件相关的错误。
    集成消息
    集成消息会显示与集成相关的错误。
    如果您上传了文件，但仍无法解决所有错误，Workday 建议您与系统管理员联系。
    • “失败”
      选项卡显示失败的集成事件（Workday 因出现系统错误而未创建合并数据集）的详细信息。该选项卡显示的信息包括：
    选项
    描述
    集成事件
    集成事件的实例。
    您可以单击实例来深入挖掘事件的详细信息。
    诊断类审核文件的下载 URL
    诊断类文件的实例。
    要诊断文件错误，请单击该 URL，然后单击“+”按钮以展开选项。
    诊断类审核文件的下载内容主要显示与文件相关的错误。
    集成消息
    集成消息会显示与集成相关的错误。
    如果您重新上传了文件，但仍无法解决所有错误，Workday 建议您与系统管理员联系。