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Última atualização: 2025-12-12
Conceito: integração de aquisição ao pagamento

Conceito: integração de aquisição ao pagamento

Este tópico fornece uma visão geral e uma orientação de uso sobre as APIs REST de aquisição ao pagamento.

Visão geral

A integração Procure-to-Pay fornece visibilidade e relatórios das despesas com pessoal ampliado da sua empresa para sistemas de aquisições externos que coincidem com o Workday VNDLY. A troca de dados de orçamento, SOW e ordem de serviço ocorre por meio de APIs independentes do sistema de aquisições que trocam dados e informações entre o VNDLY e os sistemas de aquisições . Estas APIs são desenvolvidas para compartilhamento de dados, e não para uma conexão direta de API de sistema para sistema.
As APIs independentes do sistema contam com um processo de middleware simplificado que garante que os dados trocados entre o VNDLY e o sistema de aquisições sejam formatados com precisão e compatíveis. Este middleware oferece integração consistente, facilitando as operações de aquisições e mantendo os dados em qualquer sistema de aquisições .
Componente de aquisição até o pagamento
Recurso de integração
Solicitação de requisição de compra (PR)
Você pode enviar uma solicitação de requisição de compra no sistema de aquisições assim que uma oferta é aceita pelo fornecedor.
Consulta de pedido de compra
Você pode verificar o status de um PR no sistema de aquisições e devolver o número do pedido de compra (pedido de compra) assim que o PR for aprovado.
Quando o onboarding de um trabalhador é feito no VNDLY, o pedido de compra é recuperado do sistema de aquisições .
O VNDLY não conclui o onboarding até que o PR seja aprovado e um pedido de compra seja emitido.
Alteração de pedido de compra
Você pode enviar uma solicitação de alteração do pedido de compra quando o valor orçado do pedido de compra é alterado devido a uma alterar na taxa de faturamento ou nas datas de atribuição.
As modificações de ordem de serviço que alterar o valor do orçamento iniciar uma alterar de pedido de compra no sistema de aquisições .
A modificação não entra em vigor no VNDLY até que a alterar do pedido de compra seja aprovada no sistema de aquisições .
Recebimento de bens (GR)
Você pode enviar transações de horas e despesas ao sistema de aquisições para conciliação.
Planilhas de horas e despesas são enviadas como um Recebimento de bens ao sistema de aquisições assim que o faturamento é processado no VNDLY.
Objetos de custo
Você pode importar objetos de custo precisos (códigos de despesa) para o VNDLY para que o tempo e as despesas sejam alocados às contas corretas.
O fluxo geral da integração de Procure to Pay.
Antes de usar a API, você deve definir as configurações da empresa . Consulte:Etapas: configurar a empresa para a integração de aquisição ao pagamento .

Importação de objetos de custo ou uso de objetos de custo existentes

Para simplificar o processo de integração , você pode usar objetos de custo importados existentes ou importar tabelas de códigos de despesa. O uso de tabelas ou objetos importados existentes permite que campos e configurações de código de despesa sejam importados para o VNDLY e mapeados diretamente para os do sistema de aquisições . Uma vez carregados, os campos de código de despesa ficam disponíveis nos formulários de cargo e ordem de serviço.
Para acessar a importação de definição de código de despesa, acesse:
Mais > Configurações da empresa > apontamento de horas e faturamento > Códigos de despesa
 .
Nenhuma chamada à API é necessária nesta etapa. Os carregamentos do arquivo de definição do código de despesa devem estar no formato JSON .

Criação de cargos ou declarações de trabalho (SOW)

Quando os gestores de recursos criam um cargo ou uma SOW, os gestores de recursos podem selecionar entre os códigos de despesa importados em
Alocação de custos por código de despesa
 no
formulário de cargo
 no VNDLY, garantindo que todas as ordens de serviço associadas possam usar os códigos de despesa correspondentes quando os trabalhadores fazem o onboarding.
Quando um gestor de recursos cria um cargo ou SOW no VNDLY, ele pode adicionar vários códigos de despesa ao cargo ou à SOW. Se vários códigos de despesa são alocados para um único cargo ou SOW, os gestores podem definir o percentual de distribuição no
formulário de cargo
 ou o valor da moeda na SOW para cada código de despesa. O gestor pode inserir o número de posições e a duração do cargo e pode retificar o orçamento, se habilitado.
Quando o cargo está ativo, fornecedores podem submeter candidaturas e os interessados podem ser entrevistados. Neste ponto, a SOW ou ordem de serviço é bloqueada para edições adicionais até ser aprovada ou rejeitada. A notificação de status de retificação
do Status da retificação
 na página do candidato ao cargo e na página da ordem de serviço no VNDLY exibe
Solicitação de compra solicitada, aguardando aprovação
 .

Usar APIs para fazer onboarding de trabalhadores e solicitar requisições de compra

Depois que um cargo é publicado, um trabalhador é aprovado e uma oferta é enviada, o status da ordem de serviço é definido como
Pronto para onboarding
 . Nesta fase , um evento de API está disponível na API de eventos/alterações do feed. Esses eventos podem ser usados para indicar ao sistema de aquisições que uma requisição de compra agora pode ser criada.
O status da requisição de compra do sistema de aquisições pode ser visualizado no Registro de atividades, indicando que a requisição de aquisições foi solicitada para que você possa rastrear o status durante todo o processo de aquisições .
Get a List of Purchase Requisitions Requests
Evento de acionamento/cenário
Nome de API
API
Quando um trabalhador é aprovado e uma oferta é aceita.
Retorna uma lista de ordens de serviço com status
purchase_order.requested
 aguardando aprovação
Eventos/Alterar feed
GET
~/services/program/events/v2/change_feed/
Categoria:
purchase_order.requested
A API de eventos retorna o
id
 da ordem de serviço associada à solicitação de requisição de compra . Use a faixa
id
 para consultar a API de detalhes da ordem de trabalhador, que retorna os detalhes de orçamento e código de despesa associados à ordem de serviço.
Get Work Order Details
Evento de acionamento/cenário
Nome de API
API
Usa a ordem de serviço
id
 na API Eventos/Alterar feed para retornar os detalhes necessário para aprovar a ordem de serviço.
Ordens de serviço/Detalhes da ordem de serviço
GET
~/services/program/work_orders/v2/work_orders/{id}/
Obter detalhes da SOW
Evento de acionamento/cenário
Nome de API
API
Usa a SOW
id
 na API de eventos/alteração de feed para retornar os detalhes necessário para aprovar a SOW.
Declaração de trabalho/Detalhes da declaração de trabalho
GET
~/services/program/sows/v2/sows/{id}/
As atualizações de ordens de serviço ficam desabilitadas até que a solicitação da requisição de compra seja aprovada ou rejeitada pelo sistema de aquisições .

Envio de planilhas de horas e faturas

Você pode enviar planilhas de horas e faturas com códigos de despesa em ordens de serviço. Esse processo garante o controle preciso de mão de obra e despesas, facilitando fluxos de trabalho eficientes de faturamento e pagamento. Consulte:Exemplo: criar relatório de fatura personalizado para sistema de aquisições .
A API de relatórios personalizados do VNDLY é usada para permitir que o sistema de aquisições consulte os detalhes da fatura necessários para confirmar e aprovar faturas. As informações dos códigos de despesa são preenchidas automaticamente no
Resumo da planilha de horas
 para os trabalhadores quando eles informam e enviam horas.

Usar APIs para obter dados de fatura, confirmar e aprovar

Você pode usar APIs para obter uma lista de solicitações de fatura com aprovação pendente. Em seguida, você pode usar APIs para capturar o status da fatura do sistema de aquisições como confirmado ou aprovado. Essas ações atualizam o registro de atividades da fatura , informando aos usuários sobre o status da fatura fornecido pelo sistema de aquisições .
Você pode rastrear e sincronizar faturas com o sistema de aquisições usando a identificador de referência; ID de referência:
invoice_request_ref_id
Lista de solicitações de fatura e detalhes de solicitações de fatura
Evento de acionamento/cenário
Nome de API
API
Obter lista de solicitações de fatura
Quando uma fatura foi enviada no VNDLY aguardando aprovação.
Listas de faturas/solicitações de fatura
GET
~/services/program/invoices/v2/invoice_requests/
Corpo da solicitação
limit
: número de resultados a serem retornados por página.
offset
: o índice inicial a partir do qual os resultados devem ser retornados.
Retorna as IDs usadas para consultar as ordens de serviço:
invoice_request_ref_number
 Usado para consultar a API de relatórios personalizados para receber os detalhes de orçamento e código de despesa associados à fatura.
invoice_request_ref_id
 Usada para confirmar e aprovar a solicitação de fatura .
Obter detalhes da solicitação de fatura
Quando uma fatura foi enviada no VNDLY aguardando aprovação.
Faturas/Detalhes da solicitação de fatura
GET
~/services/program/invoices/v2/invoice_requests/{id}
Corpo da solicitação:
id
 : ID de referência da solicitação de fatura
Obter detalhes da fatura usando a API de relatório personalizado
A implementação atual usa a API de relatórios personalizados do VNDLY para obter os detalhes da fatura . Consulte:Exemplo: criar relatório de fatura personalizado para sistema de aquisições .
Evento de acionamento/cenário
Nome de API
API
Usando o relatório personalizado
id
 e parâmetros de relatório personalizado , obtenha os detalhes das faturas.
Relatórios personalizados/Executar relatório personalizado
GET
~/services/program/custom_reports/v2/custom_reports/
Use o nome de parâmetro correto para o relatório personalizado.
Os parâmetros são predefinidos no relatório salvo e transmitidos pelo parâmetro de consulta de parâmetros. A cadeia de caracteres do parâmetro deve conter o nome e o valor aplicados ao parâmetro de relatório salvo.
Confirmar e aprovar fatura
Evento de acionamento/cenário
Nome de API
API
Confirmar
 : o sistema de aquisições recebeu os detalhes da fatura com êxito.
O sistema de aquisições pode enviar uma confirmação de recebimento da solicitação ao VNDLY. Atualiza o registro de atividades indicando que a fatura foi recebida com êxito pelo sistema de aquisições .
Faturas/Confirmação de solicitação de fatura
POST:
~/services/program/invoices/v2/invoicerequests/acknowledge/
Aprovar
 : o sistema de aquisições aprova a fatura.
Faturas/Aprovação de solicitação de fatura
POST:
~/services/program/invoices/v2/invoicerequests/approve/

Anulação ou rejeição de faturas

O processo de anulação de fatura padrão é compatível com integrações de aquisição ao pagamento, mas continua sendo um processo manual, em vez de automatizado. Para garantir que o status da fatura permaneça sincronizado, as faturas devem primeiro ser anuladas no VNDLY antes de serem rejeitadas no sistema de aquisições .
Você pode anular uma fatura usando a interface de usuário do VNDLY. Quando uma fatura é anulada, ela pode ser consultada na API de relatórios personalizados com o conjunto de dados Fatura > Detalhes da fatura e o campo Status. Isso permite que o status da fatura atualize o sistema de aquisições adequadamente e mantenha os dois sistemas sincronizados.

Atualização de ordens de serviço e solicitação de aprovação

As atualizações nas ordens de serviço podem afetar os orçamentos de código de despesa. Todas as retificações em uma ordem de serviço devem ser aprovadas ou rejeitadas pelo sistema de aquisições para garantir o alinhamento do orçamento. O status da solicitação de alteração da ordem de serviço (
Aprovação pendente, Confirmado, Aprovado ou Rejeitado
 ) é refletido no registro de atividades da ordem de serviço.
A lista de solicitações de alterar do pedido de compra está disponível usando a API de eventos/alteração de feedback.
Get Work Order Change Requests
Evento de acionamento/cenário
Nome de API
API
Retorna uma lista de ordens de serviço modificadas.
Eventos/Alterar feed
GET
~/services/program/events/v2/change_feed/
Categoria:
purchase_order_change.requested
Quando uma solicitação de retificação da ordem de serviço é feita, ela é bloqueada para retificações adicionais até que o sistema de aquisições aprove ou rejeite a solicitação. Isso garante a sincronização entre nosso sistema e o sistema de aquisições . Os pontos de extremidade da API estão disponíveis para confirmação, aprovação e rejeição de atualizações de ordens de serviço.
Confirmar, aprovar ou rejeitar solicitação de atualização da ordem de serviço
Evento de acionamento/cenário
Nome de API
API
Confirmar
 : o sistema de aquisições recebeu um pedido de alteração de.
O sistema de aquisições pode enviar uma Confirmação de recebimento da solicitação ao VNDLY.
Registro de atividades de atualização indicando que a solicitação de alteração da ordem de serviço foi recebida com êxito pelo sistema de aquisições .
Confirmação de alteração de pedido de compra
PUBLICAR
~/services/program/purchase_orders/v2/purchase_order_changes/acknowledge/
Aprovar
 : atualiza o registro de atividades da ordem de serviço indicando que a solicitação de alteração da ordem de serviço foi aprovada.
As alterações são refletidas na ordem de serviço.
A ordem de serviço está desbloqueada.
Aprovação de alteração do pedido de compra
PUBLICAR
~/services/program/purchase_orders/v2/purchase_order_changes/approve/
Rejeitar
 : atualiza o registro de atividades da ordem de serviço indicando que a solicitação de alteração da ordem de serviço foi rejeitada.
Nenhuma alteração foi feita na ordem de serviço.
A ordem de serviço está desbloqueada.
Rejeição de alteração de pedido de compra
PUBLICAR
~/services/program/purchase_orders/v2/purchase_order_changes/reject/