Etapas: definir despesas de recuperação de reembolso
Os prêmios de auxílio financeiro ou os contratos de patrocinador de estudantes podem ser reduzidos por vários motivos. Essas alterações podem incluir uma alteração de contribuição familiar prevista ou alterações de elegibilidade para auxílio financeiro. Quando os prêmios ou contratos são reduzidos após a emissão de um reembolso, o Workday recupera os fundos pagos a maior por meio de encargos existentes e, quando necessário, de um encargo de recuperação de reembolso. Você pode configurar uma despesa de recuperação de reembolso para permitir que o Workday recupere os fundos excedentes quando o valor de recuperação exceder as cobranças existentes.
- Crie um item de despesa do estudante com umTipodeRecuperação de reembolsoe o associe a uma unidade acadêmica. Todas as instituições devem ter itens de despesa para recuperação de reembolso.
- Adicione a despesa de recuperação de reembolso a um grupo de precedências.
- Configure regras e dimensões de lançamento em conta para transações de recuperação de reembolso.
Quando você reduz os valores dos contratos de auxílio financeiro ou de patrocinadores de estudantes, o Workday tenta recuperar o valor reduzido (diferença) na seguinte ordem:
- Da parte não aplicada da origem do pagamento.
- Da parte da origem do pagamento aplicada às cobranças.
- Da parte da origem do pagamento emitida como reembolso. Nesse caso, o Workday lança uma despesa de recuperação de reembolso para o valor recuperado.
O Workday detalha os encargos de recuperação de reembolso no ajuste de pagamento e não separadamente. Você pode visualizá-las nas guias
Pagamento
, Ajuste
ou Despesas e pagamentos pendentes
.Exemplo 1: reembolso total, sem despesas existentes
Cenário: Erin recebe uma concessão de auxílio financeiro de 1.500 USD. Todos os seus encargos semestrais já foram pagos com outros fundos, portanto, o valor total de 1.500 USD é reembolsado diretamente a ela.
Redução de prêmio: após o reembolso, o prêmio é reduzido para 0 USD.
Recuperação de reembolso: como não há cobranças na conta dela, o Workday lança uma cobrança de recuperação de reembolso de 1.500 USD para recuperar o valor.
Exemplo 2: reembolso parcial, despesas existentes suficientes para recuperação
Cenário: Kenny recebe uma bolsa de 1.500 USD, que paga suas mensalidades de 1.000 USD. Isso deixa um excesso de 500 USD, reembolsado a ele.
Redução da concessão: após o reembolso, a bolsa é reduzida para 800 USD, criando uma diferença de 700 USD.
Recuperação de reembolso: para recuperar 700 USD, o Workday lança um ajuste de despesas com mensalidades. Como as despesas existentes cobrem parte do valor, o Workday não lança uma despesa de recuperação de reembolso.
Exemplo 3: reembolso parcial, despesas existentes insuficientes para recuperação total
Cenário: Sonny recebe uma subvenção de 1.500 USD, que paga suas mensalidades de 1.000 USD. Os 500 USD restantes são reembolsados a ele.
Redução da concessão: após o reembolso, a concessão é reduzida para 250 USD, criando uma diferença de 1.250 USD.
Recuperação de reembolso: o Workday lança um ajuste de encargos de mensalidade de 1.000 USD e um encargo de recuperação de reembolso de 250 USD para recuperar o valor total.
Exemplo 4: vários prêmios, reembolso parcial, despesas existentes insuficientes para recuperação total
Cenário: Amanda recebe duas concessões, totalizando 1.500 USD (600 USD Grant e 900 USD Scholarship). Esses prêmios pagam sua mensalidade de 1.000 USD (600 USD da subvenção e 400 USD da bolsa), deixando 500 USD de volta para ela.
Redução da concessão: após o reembolso, a bolsa é reduzida para 300 USD, criando uma diferença de 600 USD.
Recuperação de reembolso: como as despesas existentes dela cobrem apenas 400 USD, a Workday lança um ajuste de mensalidade de 400 USD e uma taxa de recuperação de reembolso de 200 USD para recuperar todos os 600 USD.