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Última atualização: 2023-06-23
Considerações para a definição: residência do estudante

Considerações para a definição: residência do estudante

Você pode usar este tópico como ajuda para tomar decisões ao planejar sua configuração e uso da Residência estudantil. O tópico explica:
  • Por que essa definição é útil
  • Como essa definição é integrada ao Workday
  • Impactos consequentes e interações entre produtos
  • Requisitos de segurança e configurações de processos de negócios
  • Perguntas e limitações a considerar antes da implementação
Consulte as instruções detalhadas da tarefa para obter todos os detalhes de configuração.

Apresentação

A funcionalidade de residência para estudantes permite que as instituições determinem o status de residência de candidatos e estudantes. A residência do estudante determina oir elegibilidade para mensalidades com desconto no estado e pacotes de auxílio financeiro e, portanto, tem implicações nos custos e receitas da instituição.
As instituições podem usar os campos de residência para executar conjuntos de regras de auxílio financeiro e relatórios financeiros de estudantes.

Vantagens para a empresa

A funcionalidade de residência permite que as instituições a:
  • Cselecionar informações de residência de candidatos e estudantes.
  • Decidir sobre os custos de mensalidades e auxílio financeiro.
SVocê pode automatizar o processo de coleta de informações e armazenar as informações no Workday. Você cria o questionário de residência no Workday e o disponibiliza para os candidatos no site externo. Candidatos e estudantes têm uma visão do processo e podem responder a perguntas e carregar quaisquer documentos de comprovação diretamente no Workday.
Use respostas do questionário para fazer determinações de residência.

Casos de uso

  • Candidatos e estudantes enviam questionários de residência durante a admissão e o onboarding.
  • RVisualizar informações relevantes, como cidadania, e determinar a residência de um estudante. Opcionalmente, crie mapeamentos e cálculos de residência para determinar a residência sem revisão.
  • EPermite aos estudantes iniciar uma alteração em seu status de residência, ou fazer isso por eles.
  • Você e os estudantes visualizar status de residência.
  • UAtualizar o status de residência de um estudante.
  • UUse as determinações de residência para tomar decisões financeiras, como auxílio financeiro, mensalidade, moradia e outros custos dentro ou fora do estado.
  • Cr relatórios usando campos de relatório das respostas dos questionários. Você executa relatórios para determinar se os estudantes estão
    dentro do estado
     ou
    não residentes
    .

Perguntas a considerar

Perguntas
Considerações
Quais critérios a sua instituição usa para determinar a residência de um estudante?
Você pode criar questionários para ajudar a coletar as informações e a documentação de comprovação necessárias para determinar a residência.
Você pode criar questionários diferentes para populações diferentes.
Para determinar a residência, considere:
  • Perguntaprecisa perguntar.
  • Sdocumentação de suporte para você exigem.
Você pode criare perguntas de residência para um repositório, depois nose -las em seu questionário.
Svocê pode também criar as perguntas do próprio questionário.
Você pode incluir vários tipos de perguntas e usar lógica de ramificação para a seguir-Fazer perguntas com base em como os participantes respondem.
Como você quer fornecer o questionário aos candidatos?
Você pode fornecer o questionário de residência aos candidatos no site de estudante externo, ou em uma base ad hoc para um estudante ou candidato individual.
Para fornecê-la no site externo, criar o
Configurar questionário
 etapa do processo de negócios de residência. Você também pode configurar o processo de negócios de residência para iniciar a partir de outros processos de negócios. Exemplo: EuInicie o processo de negócios de residência para enviar o questionário a partir do
Evento de criação de inscrição de estudante
 quando os candidatos potenciais enviarem candidaturas.
Você planeja enviar diferentes questionários dependendo de condições específicas?
Use regras de condição para enviar questionários diferentes diferentes populações de candidatos. Exemplo: Você quer enviar questionários para mpessoal militar que reside no estado, mas está alocado em outra base.
Você também pode criar campos calculados a fim de usar as respostas do questionário para enviar outro questionário.
Quais motivos de residência sua instituição usa?
O status de residência
 é fornecido pela Workday. Somente estudantes com status de
residente
 são elegíveis para desconto nas mensalidades.
Cmapear
motivos de residência
 para determinar o status de residência
Você deseja visualizar o histórico de residência de um estudante?
Adicione o relatório
Residência
 ao grupo de perfil
Pessoal
 do perfil do estudante.
Relatório
Histórico de residência
 é atualizado cada vez que o processo de negócios é executado, classificado pela data de vigência mais recente. A visualização do histórico permite solucionar problemas de residência, se necessário.
Que outras informações de residência você deseja exibir no perfil do estudante?
Você quer que os anexos de documentos enviados por meio do questionário sejam exibidos no perfil do estudante?
Você não pode visualizar os documentos ou anexos sem o acesso adequado. Você pode limitar o acesso para adicionar, editar e excluir documentos. Você também pode restringir o acesso à Categoria do documento.
CConfigure a funcionalidade Documentos do estudante para exibir os documentos do estudante no perfil do estudante. Você pode habilitar a exibição dos anexos enviados por meio do questionário no relatório
Documentos
 do perfil de um estudante. Os anexos são exibidos após a conclusão do
Evento de residência de estudantes
 .
Quem pode iniciar uma alteração de residência?
Você vai permitir que os estudantes iniciem uma alteração de residência por autoatendimento?
Os estudantes podem solicitar uma alteração do status de residência por autoatendimento. Os administradores também podem solicitar uma alteração no status de residência do estudante.
Você quer habilitar as atualizações de residência sem enviar um questionário?
CConfigure a tarefa
Atualizar residência do estudante
 como uma ação de início no processo de negócios
Evento de residência do estudante
 . Com essa tarefa, você pode definir o processo de negócios sem solicitar uma revisão de residência. Defina regras de condição para que a tarefa seja executada sem rotear para o estudante.
Quem pode visualizar o status de residência do estudante? Você vai permitir que estudantess para visualizar seu status de residência?
Se o status de residência não for relevante em sua instituição, ocultar o status do estudante no perfil do estudante.
Você pode acessar o status do estudante em um link clicável.
Quais informações você precisa registrar como parte da sua decisão de residência?
O Workday oferece uma ampla variedade de opções nas tarefas de residência. Para simplificar o processo de revisão, você pode ocultar os campos que não são obrigatórios para a residência em sua instituição. Exemplo:
o detalhe de residência
 pode ser relevante apenas para uma faculdade na Community.
Quando você quer revisar a residência?
Você pode adicionar os processos de negócios e as tarefas de residência a qualquer processo de negócios em que você queira iniciar uma avaliação de residência. Exemplo: AAdicione-o aos processos de negócios
de onboarding do estudante
 e
de registro de estudante contínuo
 como proteções se a determinação de residência estiver pendente.
Quem revisa as respostas e a documentação da residência em sua instituição?
Você pode designar quem pode revisar o status de residência. O Workday não notifica automaticamente os avaliadores quando os candidatos enviam questionários e documentos de comprovação.
Para obter uma lista dos estudantes que estão aguardando a determinação de sua residência, executar o relatório
Estudantes aguardando revisão de residência
 . Quer fazer uma revisão manual ou automatizar o processo de determinação do status de residência sem uma revisão manual?
Você quer que o Workday faça uma determinação de residência inicial?
Você pode criar mapeamentos de cálculo de residência para automatizar a determinação do status de residência. Decida como você mapeia os campos para corresponderem às combinações de motivos de residência em sua instituição.
Considere qual tarefa de cálculo que você usará para calcular e determinar a residência. Você vai usar uma pontuação agregada com base nas respostas do questionário? Ou você vai avaliar com base nos campos de relatório nos objetos de negócios Estudante e Evento de residência de estudante?
Você pode configurar o serviço de avaliação de residência no processo de negócios de residência usando seu mapeamento e cálculos.
Quem aprova e determina a residência? Quem vai aprovar as solicitações para alterar o status de residência?
para encaminhar aprovações, configurar o
Evento de residência de estudantes
 e outros processos de negócios.

Recomendações

  • Acesse a guia
    Localizar perguntas
     relatório para evitar redundância antes de criar perguntas.
  • Agrupar perguntas semelhantes por meio da atribuição de etiquetas.
  • Adicione a etapa de ação
    Evento de residência do estudante
     , que define a residência do estudante, após a etapa
    Preencher questionário
     etapa dos processos de negócios.
  • Quando usar mapeamentos de residência, dDeterminar quais campos e respostas do questionário resultam em status de residência correspondentes.
  • Quando você criare um cálculo usando campos de relatório, configure o campo de relatório
    Pontuação total do questionário
     no objeto de negócios
    Evento de residência de estudantes
     . Certifique-se de que seu cálculo avalie um estudante ou candidato para o status de residência apropriado.
  • Se você não quiser revisar o status de residência manualmente, cconsidere remover o
    Alterar residência do estudante
     etapa de ação. Você também pode manter a etapa de ação e configurar uma regra de condição a ser encaminhada para a etapa de ação para uma revisão manual quando os cálculos e mapeamentos exibem um status de residência
    Indeterminado
     .
  • Configure a tarefa
    Atualizar residência do estudante
     no processo de negócios
    Evento de residência do estudante
     . Defina regras de condição para que o processo de negócios ignore etapas quando a ação de início for
    Atualizar residência do estudante
    . Use a tarefa
    Atualizar residência do estudante
     para atualizar a residência de um estudante sem encaminhar um questionário para ele.
  • Use regras de condição para garantir que o status de residência não fique em branco. Exemplo: UVeja a regra de condição para estudantes internacionais no processo de negócios
    Onboarding de estudante
     .
  • Adicione o relatório
    Residência
     ao grupo de perfil
    Pessoal
     de um perfil de estudante para que você possa visualizar todas as alterações de residência de um estudante.
  • Adicionar o campo de relatório
    Ação de início
     a relatórios personalizados e regras de condição, para revisar a ação de início de cada evento de residência. Você pode visualizar todas as alterações de residência, não apenas as que exigem revisão.
  • Use segurança segmentada para restringir quem pode visualizar documentos de residência confidenciais e respostas do questionário.

Requisitos

No site do candidato externo:
  • Configure e publique o site de estudante externo.
  • Fornecer conta externas para candidatos.
  • Criar tipos de documento para as categorias de residência de que você precisa.
  • Fornecer suporte para os tipos de arquivo necessários.
  • Selecione
    Estudante como si mesmo
     e
    Estudante potencial como si mesmo
     como
    Grupos
     quando incluir os
    Preencher questionário
     em um processo de negócios. Este permite que estudantes com contas Workday e candidatos com contas externas preencham o questionário.
No Workday:
  • Definir a
    Data de vigência
     do status de residência a correspondência no primeiro dia do período acadêmico. Para considerações de mensalidade ou auxílio financeiro, a data de vigência do status de residência deve ser igual ou anterior à primeira data do período acadêmico.
  • Configure as tarefas para manter os tipos de documento dos estudantes.
  • Mapear anexos para tipos de documento de estudante no questionário. Tarefa de questionário de documentos sapes anexos de residência no questionário como documentos de estudante no Workday.

Limitações

Sem impacto.

Definição do locatário

Sem impacto.

Segurança

Domínios
Considerações
Gerenciar: residência de estudante
 na área funcional Student Core.
Permite definir a residência de um estudante usando os resultados do questionário e revisar os relatórios de residência.
Autoatendimento: residência do estudante
 na área funcional Student Core.
Permite que os estudantes visualizem seu próprio status de residência.
Set Up: Configuração de residência de estudantes do site externo
 na área funcional Academic Fundação
Permite você quer exibir os questionários de residência na página de destino do estudante externo.
Set Up: Student Documents
 na área funcional Student Core.
Permite configurar documentos de estudantes.
Você pode usar a segurança segmentada para restringir o acesso às categorias de documento.
Set Up: Residência de estudante
 na área funcional Student Core.
Permite que você crie, edite e visualize:
  • mapeamentos de residência
  • motivos de residência
Os seguintes domínios na área funcional System:
  • Questionnaire Creation and Distribution
  • Questionnaire Results
O
Criação e distribuição de questionários
 domínio enable você a criar e manter questionários.
O domínio
Questionnaire Results
 permite visualizar respostas e resultados da pesquisa.
Você pode usar a segurança segmentada para restringir o acesso a questionários e respostas.

Processos de negócios

Processo de negócios
Considerações
Evento de criação de inscrição de estudante
Permite que você inicie a avaliação de residência quando o estudante potencial envia uma candidatura. Você também pode criar regras de condição para candidatos e estudantes que não concluíram uma avaliação de residência.
Criação de conta externa para inscrição de estudante
Cria uma conta para os candidatos.
Evento de onboarding de estudante
Epermite que você:
  • Configure regras de condição para revisão de residência para estudantes matriculados.
  • Inicie uma avaliação de residência se o estudante não concluiu uma ou não tem status de residência.
Evento de residência do estudante
Permite configurar um processo de revisão de residência para candidatos e estudantes enviarem questionários e anexos. Svocê pode também configure o
Avaliar residência do estudante
 etapa de serviço no processo de negócios. Use essa etapa de serviço para configurar um serviço de evento para avaliações de residência. O Workday calcula e determina o domicílio com base nos mapeamentos e cálculos de domicílio que você configurar.
Você também pode configurar a tarefa
Atualizar residência do estudante
 no processo de negócios como uma ação de início. Você pode usar regras de condição para atualizar a residência de um estudante sem a etapa de questionário.

Geração de relatórios

UUse estes relatórios para revisar e visualizar a residência:
  • Estudantes aguardando revisão de residência
  • Visualizar status de residência
  • Visualizar histórico de residências do estudante
Usar os
eventos de residência do estudante
 relatório A fonte de dados para criar relatórios personalizados sobre eventos de residência.
Use o campo
Ação de início
 no processo de negócios
Evento de residência de estudante
 para criar relatórios personalizados para visualizar a ação de início de cada evento de residência.

Integrações

Serviço Web
Considerações
Adicionar documento de estudante
Cria um novo sestudante ddocumento para um estudante.
Editar documento de estudante
Atualiza um item existente sestudante do documento com as informações da solicitação.
Solicitar documentos de estudante
Recupera todos os sestudante ddocumentos associados a um estudante.
Solicitar residências de estudante
Recupera informações de residência do estudante com data de vigência, incluindo sestudante dDocumentos que comprovem a residência
Enviar residência do estudante
Cria ou atualiza informações de residência com data de vigência de um estudante.

Relações e interações

A Workday oferece um Touchpoints Kit com recursos para ajudar você a entender as relações entre as configurações em seu locatário. Saiba mais sobre o Workday Touchpoints Kit no Workday Community.
Recursos
Considerações
Admissões
O questionário de residência e a documentação de comprovação fornecem os informações obrigatório para determinar a sua residência durante o processo de admissão.
Auxílio financeiro
Os conjuntos de regras e pacotes de auxílio financeiro usam os campos de informações de residência para calcular os custos de auxílio financeiro e mensalidade.