Considerações para a definição: contratos de patrocinador de estudante

Apresentação

Os contratos de patrocinador de estudante representam uma das maneiras pelas quais organizações ou indivíduos externos, como agências militares, instituições de ensino, Emmbaixadas internacionais ou programas estaduais de mensalidade pré-paga, podem cobrir algumas ou todas as despesas educacionais de um ou mais estudantes. Eles são um tipo de contrato de terceiros que pode ajudar os estudantes a cumprir suas obrigações financeiras com a instituição acadêmica.

Você pode gerenciar o financiamento do patrocinador e gerar faturas diretamente no Workday Student. Este modelo de faturamento opera de forma independente da estrutura de contas de cliente de Gestão financeira para oferecer suporte a faturamento, consolidação e geração de relatórios específicos de estudantes.

Vantagens para a empresa

Anexar várias observações e documentos diretamente aos registros de fatura .

Automatizar o processamento de desembolsos e pagamentos.

Automatize a distribuição de fatura usando tarefas de impressão e envio por e-mail.

Configurar diferentes regras de cálculo para diferentes valores de linha de contrato .

Configurar vários layouts de formulários comerciais para faturas de patrocinador de estudante e faturas consolidadas de patrocinador de estudante .

Configurar programações de desembolsos separadas para contratos de patrocinador e concessões.

Permitir que estudantes e administradores acessem facilmente informações de contrato e pagamento.

Obter visibilidade dos termos e obrigações do contrato e receber notificações sobre prazos.

Consolidar várias faturas de patrocinador de estudante em um único documento para melhorar a visibilidade e facilitar a impressão ou o envio por e-mail de uma fatura combinada ao patrocinador.

Reduza o esforço manual e os erros copiando contratos de patrocinador de estudante existentes para um novo ano de prêmio .

Controlar pagamentos do patrocinador .

Casos de uso

Criar faturas consolidadas para patrocinadores com preferências diferentes.

Agrupar várias faturas de estudante para um único patrocinador em um documento consolidado.

Gerenciar contratos para bolsas de estudo, subvenções e outros programas de auxílio financeiro com critérios e regras de desembolso específicos.

Gerenciar vários tipos de patrocinadores, incluindo empresas, órgãos do governo e planos de poupança educacionais.

Registre e aplique pagamentos ao faturamento de patrocinador de estudante , mantendo as faturas de patrocinador separadas das faturas de cliente .

Perguntas a considerar

Perguntas	Considerações
Você precisa de programações de desembolsos separadas para contratos de patrocinador e concessões?	Você pode usar a tarefa Criar programação de desembolso ou Criar programação de desembolso do calendário para definir intervalos de tempo separados para desembolsar seus contratos de patrocinador e concessões.
Você usa um sistema de terceiros para gerenciar o auxílio financeiro?	Quando você usa um sistema de terceiros para auxílio financeiro e os fundos do contrato de patrocinador têm impacto sobre o auxílio financeiro , deixe desmarcada a caixa de seleção Sem impacto na FA na tarefa Criar contrato de patrocinador de estudante desmarcada. O Workday ainda inclui o contrato no relatório Assistência financeira total . Você não pode fazer cálculos para um contrato de patrocinador em um sistema de terceiros.
Você precisa usar contratos de patrocinador de estudante para itens de prêmio de auxílio financeiro ?	Recomendamos o uso da funcionalidade Auxílio financeiro do Workday para processar o auxílio financeiro.
De quais informações do patrocinador de estudante você precisa em um relatório?	Considere estas perguntas ao criar relatórios de contrato de patrocinador de estudante : Quais contratos de patrocinador foram desembolsados? Se desembolsado, quais contratos de patrocinador foram faturados/pagados? De que outras informações você precisa de um relatório?
Você quer recalcular e desembolsar contratos de patrocinador de estudante manual ou automaticamente?	Você pode recalcular e desembolsar manualmente contratos de patrocinador de estudante usando o menu de ações relacionadas do estudante específico ou do contrato de patrocinador de estudante para localizar tarefas individuais. ConsultarDesembolsar pagamentos de contrato de patrocinador de estudante . Você também pode definir o recálculo e o desembolso automáticos para serem executados durante a orquestração de tarefas noturnas de estudante usando a tarefa Manter opções financeiras institucional do estudante para marcar a caixa de seleção Processar contratos de patrocinador de estudante na tarefa de orquestração de tarefas noturnas . Determinados eventos fazem com que os contratos de patrocinador de estudante sejam avaliados automaticamente. Consulte Referência: reações para finanças do estudante .
Como você quer definir os valores das linha de contrato ?	Você pode definir valores de linha de contrato como: Valores, em que o usuário insere um valor fixo. Cálculos, em que o valor é calculado dinamicamente com base em uma regra. Se estiver usando cálculos, você pode usar a grade Regras de valor do contrato na tarefa Criar contrato de patrocinador de estudante para configurar um cálculo com base em regras que permita a flexibilidade para atender aos requisitos do patrocinador. Uma vez configurada a tarefa, certifique-se de marcar a caixa de seleção Calcular valor na mesma tarefa.
Que processo você usa para faturamento e desembolso?	O Workday permite que você crie o fluxo de trabalho que melhor se adapta à sua organização e aos seus acordos de patrocinador : Desembolsar pagamentos ao estudante, fatura a patrocinadores e, em seguida, registrar os pagamentos de patrocinador . Faturar os patrocinadores, registrar patrocinador pagamentos e, em seguida, desembolsar os pagamentos ao estudante.
Sua instituição usa o modelo de faturamento de patrocinador de estudante ?	Você pode usar essa estrutura para gerenciar faturamento do patrocinador , faturas, ajustes de crédito e refaturamentos diretamente no Workday Student. Esse modelo opera independentemente da estrutura de contas de cliente da Gestão financeira, para que você manter registros de faturamento específicos do estudante sem afetar as contas gerais do cliente .
Os patrocinadores exigem uma única fatura para vários estudantes ou contratos?	Você pode agrupar várias faturas aprovadas, não pagas e parcialmente pagas para um único patrocinador em uma fatura consolidada para que possa imprimir ou enviar um único documento por e-mail em vez de enviar faturas individuais.
Você precisa de documentos de fatura personalizados?	Você usa as ferramentas de Business Intelligence e de geração de relatórios (BIRT) para criar layouts personalizados. Para aplicar esses layouts, você deve definir regras de layout de fatura de patrocinador de estudante e regras consolidadas de layout de fatura de patrocinador de estudante para vínculo (noun) vincular (verb) modelos BIRT ao processo de faturamento.
Como você quer formatar os números das suas fatura ?	Você configura geradores de sequências de IDs exclusivos para formatar faturas individuais, refaturamentos, ajustes de crédito e faturas consolidadas. Você pode definir essas sequências globalmente na tarefa Editar definição de locatário - Estudante ou usar a tarefa Editar definições de ID da empresa para defini-las no nível da empresa .
Como você pretende gerar relatórios sobre o total de contas a receber do patrocinador ?	Você deve informar faturas de cliente e faturas de patrocinador de estudante separadamente. Projetamos essas áreas de faturamento para operar de forma independente, de forma que não compartilhar os mesmos relatórios. Para ver o total de contas a receber, você deve combinar dados de: O relatório Localizar faturas de patrocinador de estudante para faturamento específico do estudante. Relatórios de gestão financeira para faturamento regular do cliente .

Recomendações

Configure worktags de transação para contratos de patrocinador de estudante . ConsultarConfigurar worktags para transações .

Requisitos

Configure sua empresa. O Workday requer empresas associadas a todas as unidades acadêmicas para o processamento de transações financeiras de estudantes.

Crie e gerencie perfis de patrocinador usando a funcionalidade de gestão de subvenções do Workday Financials . ConsultarDefinir e gerenciar informações do patrocinador .

Crie novos contratos de patrocinador para cada ano de prêmio .

Limitações

Faturas consolidadas oferecem suporte apenas a faturas individuais com status Aprovado
e status de pagamento não pago
ou Parcialmente pago
.

Você não pode usar tarefas e relatórios de conta de cliente para contratos de patrocinador de estudante .

Quando você cria um contrato de patrocinador de estudante , pode inserir até 9.999 linhas de contrato .

Você pode criar até 1.000 faturas de uma vez.

Definição do locatário

Use a tarefa

Editar definição de locatário - Estudante

para configurar geradores de sequências de IDs exclusivos para faturas de patrocinador de estudante , refaturamentos de fatura de patrocinador de estudante , ajustes de crédito de fatura de patrocinador de estudante e faturas consolidadas de patrocinador de estudante . Você também pode revisar mapeamentos de definição de ID para patrocinadores usando a tarefa

Editar definições de ID da empresa

.

Security

Configure estes domínios de segurança na área funcional finanças do estudante :

Domínio	Considerações
Manage: finanças do estudante	Permite configurar e gerenciar transações financeiras de estudantes.
Manage: Student Sponsor Contract Invoicing	Permite configurar e gerenciar tarefas relacionadas ao faturamento de contratos de patrocinador de estudante , como visualizar detalhes da fatura , gerenciar observações e anexos e executar tarefas de entrega como impressão e envio por e-mail.
Manage: Student Sponsor Contracts Processing	Permite criar, editar e visualizar contratos de patrocinador de estudante .
Manage: Student Sponsor Deposit - Cancel	Permite cancelar um depósito de patrocinador de estudante .
Manage: Student Sponsor Payment - Cancel	Permite cancelar um pagamento de patrocinador de estudante .
Manage: Student Sponsor Payment Processing	Permite configurar e gerenciar o processamento de pagamentos do patrocinador de estudante .
Manage: Student Sponsor Refund Processing	Permite configurar e gerenciar o processamento de reembolso do contrato de patrocinador de estudante .
Manage: Student Sponsor Refunds - Cancel	Permite cancelar reembolsos de patrocinador de estudante pendentes e pagamentos de reembolsos de patrocinador de estudante .
Process: Student Sponsor Refund Escheatment	Permite confiscar pagamentos de reembolso do patrocinador de estudante .
Process: Student Sponsor Refund/Settlement	Permite configurar e gerenciar a liquidação de reembolso do patrocinador de estudante .
Reports: Student Sponsor Contracts	Permite visualizar relatórios sobre contratos de patrocinador de estudante .
Reports: Student Sponsor Payments	Permite que você visualize relatórios sobre pagamentos de patrocinador de estudante .
Reports: Student Sponsor Refunds	Permite que você visualize relatórios sobre reembolsos de patrocinador de estudante .
Set Up: Student Payments	Permite configurar e gerenciar pagamentos de estudantes.
Reports: Student Sponsor Invoicing	Fornece acesso aos dados de relatórios principais para faturas individuais e consolidadas.
Process: Student Sponsor Invoices	Obrigatório para a geração automatizada de faturas por meio do processo de tarefa em segundo plano.
Manage: Student Sponsor Invoice - Cancel	Fornece acesso para cancelar uma fatura de patrocinador de estudante .

Configure estes domínios de segurança na área funcional Financial Aid:

Domínio	Considerações
Manage: Financial Aid	Permite configurar e gerenciar o auxílio financeiro ao estudante.
Reports: Financial Aid Period Records	Permite que você visualize relatórios sobre registros do período de auxílio financeiro .
Set Up: Disbursements	Permite configurar e gerenciar desembolsos.

Configure estes domínios de segurança na área funcional Banking and Settlement:

Domínio	Considerações
Process: Payment Return	Permite que você gerencie pagamentos devolvidos pelo banco e visualize relatórios relacionados.
Process: Settlement	Permite que você gerencie problemas com pagamentos de reembolso de patrocinador de estudante .

Processos de negócios

Processos de negócios	Considerações
Evento de reembolso de patrocinador de estudante pendente	Se o estudante é elegível para reembolso, este processo de negócios permite que você reembolse o estudante depois que executar uma execução de liquidação.
Evento de depósito de estudante	Permite depositar pagamentos de estudante.
Evento de pagamento de desembolso de estudante	Permite desembolsar um pagamento de contrato de patrocinador de estudante .
Evento de aplicação de pagamento do patrocinador de estudante	Permite que você aplique um pagamento de patrocinador de estudante .
Evento de fatura de patrocinador de estudante	Permite gerar faturas para linhas de contrato .

Geração de relatórios

Relatórios	Considerações
Localizar linhas de contrato de patrocinador de estudante que requerem refaturamento	Localize as linhas de contrato a serem fatura novamente quando os valores do contrato do patrocinador alterar.
Localizar contratos de patrocinador de estudante	Localize contratos de patrocinador de estudante com base nos principais atributos de contrato , como Nome do contrato, Unidade acadêmica, Ano da concessão, Data do contrato e Patrocinador.
Localizar pagamentos do patrocinador de estudante	Localizar detalhes do pagamento do patrocinador de estudante e aplicar ou cancelar a aplicação de pagamentos às faturas.
Localizar faturas de patrocinador de estudante	Esta é a principal ferramenta para rastrear status de faturamento, histórico de entregas e aplicações de pagamento. Este relatório fornece dados específicos para o modelo de faturamento do patrocinador de estudante e não requer acesso aos domínios de relatórios Gestão financeira.
Localizar faturas consolidadas de patrocinador de estudante	Relatórios Localizar faturas consolidadas de patrocinador de estudante para gerenciar registros de faturamento agrupados.
Detalhes do contrato de patrocinador de estudante	Localize os contratos de patrocinador de estudante para o ano de prêmio selecionado.
Utilização de contrato de patrocinador de estudante	Fornece uma exibição visual da utilização do contrato de patrocinador de estudante por ano da prêmio .
Localizar grupos de tarefas de impressão de fatura de patrocinador de estudante	Use para monitorar e auditar a geração em massa e a entrega de faturas de patrocinador individuais. Você pode usar esse relatório para: Acompanhar o andamento de tarefas de geração de PDF em grande escala e distribuição de e-mail. Verifique se os patrocinadores individuais receberam as faturas com êxito. Revise os ciclos de faturamento históricos de unidades acadêmicas ou patrocinadores específicos.
Localizar grupos de tarefas de impressão de fatura consolidada de patrocinador de estudante	Use para gerenciar o processamento em massa e a entrega de demonstrativos de faturamento unificados. Você pode usar esse relatório para: Garantir que várias faturas individuais sejam compiladas com êxito em um único documento consolidado. Coordenar o envio em massa por e-mail para patrocinadores que requerem faturamento agrupado. Concilia o número de documentos gerados com os eventos de entrega concluídos com êxito.

Integrações

Integrações ou serviços Web	Considerações
Bulk Import Put Student Sponsor Recalculation Schedule	Processa várias instâncias da programação de recálculo de patrocinador de estudante de forma assíncrona.
Get Reembolsos pendentes de patrocinador de estudante	Recupera reembolsos de patrocinador de estudante por identificador de referência; ID de referência. Se você não fornece IDs de referência, o serviço Web recupera todos os reembolsos de patrocinador de estudante .
Get Student Sponsor Contracts Put Student Sponsor Contract	Recupera, cria ou atualiza um contrato de patrocinador de estudante . Se você não fornece IDs de referência, o serviço Web recupera todos os contratos de patrocinador de estudante .
Get Student Sponsor Invoices	Recupera faturas de patrocinador de estudante . Se você não fornece nenhum critério de solicitação , o serviço Web recupera todas as transações.
Get Student Sponsor Recalculation Schedules Put Student Sponsor Recalculation Schedule	Recupera, cria ou atualiza programações de recálculo noturnas de contrato de patrocinador de estudante . Se você não fornece IDs de referência, o serviço Web recupera todas as programações de recálculo noturnas de contrato de patrocinador de estudante .
Import Student Sponsor Contract	Importa um único contrato de patrocinador de estudante com várias linhas. Você pode adicionar ou editar linhas por ID. Quando você edita um contrato de patrocinador , omitir as linhas de contrato existentes não as remove do contrato.
Import Student Sponsor Payment	Importa pagamentos de patrocinador de estudante com depósito opcional criado.
Import Total Financial Assistant	Cria novos pacotes de auxílio financeiro com os dados de concessão a estudante fornecidos para um estudante, indicados pela unidade acadêmica institucional . As concessões a estudantes na solicitação substituirão todas as concessões atuais no auxílio financeiro ao estudante . Todas as isenções de estudantes ou contratos de patrocinador de estudante em um pacote de auxílio financeiro existente serão adicionados ao pacote recém-criado do mesmo período acadêmico.
Enviar reembolso pendente de patrocinador de estudante	Cria reembolsos de patrocinador de estudante pendentes.
Enviar fatura do patrocinador de estudante	Permite criar faturas de patrocinador individuais para processamento de baixo volume.
Get Student Sponsor Invoices	Use para recuperar dados detalhados da fatura , incluindo status, valores e linhas de contrato associadas.
Get Student Sponsor Invoice Business Form Layout Rules Put Student Sponsor Invoice Business Form Layout Rule	Use para recuperar, criar ou atualizar regras de layout para faturas impressas. Você pode definir essas regras para associar layouts específicos a faturas com base em tipo, patrocinador e moeda. Esses são serviços somente de implementação e não oferecem suporte à funcionalidade EIB (Enterprise Interface Builder) .
Get Consolidated Student Sponsor Invoices Put Consolidated Student Sponsor Invoice	Use para recuperar ou criar faturas consolidadas com base em critérios como unidade acadêmica, patrocinador ou contrato. Permite que você visualize dados com base em seu perfil de segurança; você vê apenas dados das instituições às quais está autorizado a acessar.
Bulk Import Submit Student Sponsor Invoice	Permite que você crie faturas de patrocinador de estudante em massa a partir de dados importados. Você usa esse serviço para processar várias faturas de forma assíncrona entre diferentes patrocinadores e contratos de patrocinador de estudante em uma única solicitação. iniciar o processo de negócios Evento de fatura de patrocinador de estudante para cada fatura a fim de gerar a fatura com IDs de sequência e de referência configuradas e exibi-la na interface de usuário do Workday .

Relações e interações

Recursos	Considerações
Auxílio financeiro	Você usa o Auxílio financeiro para configurar programações de desembolsos. Os contratos de patrocinador são incluídos nas linhas do pacote Auxílio financeiro.
Subvenções	Você configura patrocinadores de estudantes em Subvenções.
Geração de relatórios e dados analíticos	Você configura layouts de formulários comerciais para pagamentos e faturas de patrocinador de estudante com o Report Designer.

A Workday oferece um Touchpoints Kit com recursos para ajudar você a entender as relações entre as configurações em seu locatário. Saiba mais sobre o Workday Touchpoints Kit no Workday Community.