Considerações para a definição: retenções de estudantes

Administrator Guide

Você pode usar este tópico como ajuda para tomar decisões ao planejar sua configuração e uso de suspensões de estudantes. O tópico explica:

Por que essa definição é útil

Como essa definição é integrada ao Workday

Impactos consequentes e interações entre produtos

Requisitos de segurança e configurações de processos de negócios

Perguntas e limitações a considerar antes da implementação

Consulte as instruções detalhadas da tarefa para obter todos os detalhes de configuração.

Apresentação

Suspensões de estudantes são blocos que você coloca em processos, como inscrições em cursos ou recebimento de auxílio financeiro. A suspensão permanecerá em vigor até que o estudante resolva o motivo da suspensão.

As retenções do estudante no Workday consistem em três atributos:

Motivo de suspensão
, como pagamentos em atraso ou livros da biblioteca vencidos.

Tipo de suspensão
, como inelegibilidade para se inscrever em mais lições ou receber uma transcrição.

Contexto de suspensão
, como o bloqueio de um processo para todas as instituições ou uma instituição subordinada.

Vantagens para a empresa

Com as suspensões de estudantes, você pode:

Crie motivos de suspensão que sejam exclusivos para sua instituição e ajudem a aplicar suas políticas institucionais.

Configure vários tipos de suspensão para um motivo de suspensão, economizando tempo e esforço.

Defina a segurança segmentada para motivos de suspensão. Certifique-se de que os usuários apropriados tenham acesso para criar, aplicar, substituir e remover motivos de suspensão.

Aplique suspensões em massa automaticamente a grupos de estudantes com base nos critérios que você definir. Suspensões em massa eliminam a necessidade de criar suspensões individualmente para cada estudante.

Defina processos de negócios com aprovações e notificações, permitindo que você gerencie suspensões com eficiência.

Casos de uso

Você pode aplicar uma suspensão de registro ou de formatura se um estudante:

Apresenta um saldo vencido.

Não declara uma habilitação principal pelo último ano.

Perde aulas.

Tem notas baixas ou reprovadas.

Não cumpre as políticas da universidade.

Está faltando a verificação federal.

Perguntas a considerar

Perguntas	Considerações
Quais motivos de suspensão você quer configurar?	Alinhe os motivos de suspensão às políticas institucionais. Certifique-se de que: Os nomes de suspensão são descritivos. As descrições de suspensão estão concluídas. As instruções de resolução são informativas e completas.
Quais tipos de suspensão funcionam melhor para os motivos que você configurou?	Os processos que você quer bloquear para o motivo de suspensão. Exemplo: você pode impedir que os estudantes com livros da biblioteca vencidos se inscrevam em mais lições e obtenham uma transcrição.
Em que contexto você quer aplicar retenções?	O contexto de um tipo de suspensão. Exemplo: você pode bloquear um estudante de se registre em lições em todas as instituições ou em apenas uma instituição.
Como você quer configurar a segurança para retenções?	Para proteger retenções, considere quais grupos podem: Crie motivos de suspensão. Aplicar motivos de suspensão Substituir e remover as suspensões para um determinado motivo de suspensão. Você pode usar segurança segmentada para proteger motivos de suspensão. Considere se você quer criar grupos de segurança segmentados para criar e gerenciar diferentes motivos de suspensão.
Quando você quer usar suspensões em massa ou individuais?	Você pode: Defina critérios para iniciar uma suspensão em massa para um grupo de estudantes. Decida se a operação em massa para a suspensão deve ser uma ocorrência única ou programada para recorrência. Defina um processo de revisão e aprovação para suspensões em massa.
Você precisaria substituir uma suspensão por um período específico?	Tenha em mente exceções com base em circunstâncias especiais. Conceda acesso a um subconjunto menor de usuários para remover e substituir retenções.

Recomendações

Adicione novos motivos de suspensão a um segmento de segurança. Somente os grupos configurados na política de segurança de domínio ou processo de negócios têm acesso ao novo motivo. Somente usuários com acesso ao segmento segurança não verão os novos motivos de suspensão.

Crie um segmento abrangente e conceda aos grupos acesso a esse segmento. O Workday obtém o acesso de segurança mais amplo do usuário. Seja ponderado com o acesso de segurança concedido a grupos não segmentados.

Alinhar o acesso de segurança no domínio Access Hold Reasons
e nos processos de negócios Override Student Suspensão
e Remover evento de suspensão de estudante
.

Configure seus grupos de segurança segmentada diretamente no processo de negócios. Você pode fazer isso porque o motivo da suspensão inicia os processos de negócios.

Quando você configura grupos de segurança na política de processo de negócios, lembre-se de que:

Grupos com base em usuários têm acesso para substituir ou remover qualquer atribuição em suspenso.

Grupos com base em funções têm acesso para substituir ou remover quaisquer atribuições em suspenso. Para substituir ou remover, ele tem uma função na unidade acadêmica ou no nível acadêmico associado ao motivo de suspensão da atribuição.

Grupos com base em segmentos têm acesso para substituir ou remover quaisquer atribuições de suspensão por quaisquer motivos em seus segmentos protegidos.

Defina um processo de revisão para retenções em massa.

Certifique-se de que o relatório personalizado

Execuções de gestão de operações em massa seja executado

em até 5 minutos; caso contrário, o tempo limite será excedido.

Requisitos

Sem impacto.

Limitações

Você não pode aplicar uma suspensão de transcrição a um estudante ativo ou registro acadêmico histórico. Impedir suspensões de transcrição de estudantes ativos ou registros acadêmicos históricos permite que você gerencie facilmente os estudantes em mais de uma instituição.

Definição do locatário

Sem impacto.

Security

Configure estes domínios de segurança na área funcional Action Items and Holds:

Domínios	Considerações
Motivos de suspensão de acesso	Concede acesso para motivos de suspensão na lista de opções Motivo de suspensão no processo de negócios Aplicar suspensão de estudante . Você pode adicionar qualquer um destes tipos de grupo de segurança ao domínio: Com base no usuário Com base na função Com base em segmentos Com base em segmentos, com base em funções Certifique-se de que o usuário que está configurando a tarefa Gestão de operações em massa possa visualizar os motivos de suspensão relevantes.
Gerenciar: aplicar suspensões	Considere quem pode aplicar uma suspensão e para qual motivo de suspensão. Exemplo: um acumulador do departamento de auxílio financeiro pode aplicar uma suspensão de pagamento, enquanto alguém do departamento de admissões pode aplicar uma suspensão de registro. Determine quem tem acesso à tarefa Atualizar suspensão de estudante para poder editar uma suspensão. Permita o acesso para os usuários que têm acesso ao motivo de suspensão.
Set Up: Motivos de suspensão	Determine quais usuários podem criar motivos de suspensão. Para limitar o acesso aos motivos de suspensão, configure a segurança segmentada.
Set Up: Hold Reason Segments	Avalie quais grupos ou usuários podem criar e gerenciar segmentos de segurança por motivos de suspensão. Se um usuário ou grupo puder criar motivos de suspensão, conceda a ele acesso para colocá-los em um segmento de segurança. Conforme você cria novos motivos de suspensão, avalie se quer adicioná-los a segmentos de segurança novos ou existentes.

Processos de negócios

Processos de negócios	Descrições
Evento de suspensão de aplicação de estudante	Aplica uma suspensão à conta de um estudante.
Concluir evento de item de ação	Define um item de ação para carregar documentos e encaminhar para aprovações, se configurado.
Substituir atribuição de suspensão de estudante	Permite uma substituição temporária da atribuição em suspenso.
Remover evento de suspensão de estudante	Remove a suspensão da conta do estudante.

Geração de relatórios

Nomes de relatórios	Descrições
Localizar motivos de suspensão de estudante	Permite que você visualize todas as suspensões, incluindo suspensões inativas, por nível acadêmico, unidade acadêmica e tipos de suspensão.
Localizar estudantes com retenções	Permite que você visualize os estudantes por tipos e motivos de suspensão.
Visualizar retenções ativas	Permite que você visualize as retenções ativas de um estudante.
Visualizar retenções resolvidas	Permite que você visualize as retenções resolvidas para um estudante.
Visualizar execuções em massa de suspensão de candidatura programadas	Permite visualizar as execuções programadas quando o Workday aplica várias suspensões usando a gestão de operações em massa.
Visualizar execuções de remoção em massa programada de suspensão	Permite visualizar as execuções programadas quando o Workday remove várias suspensões usando a gestão de operações em massa.

Integrações

Você pode usar estas operações de serviço Web para obter mais informações, aplicar suspensões de estudantes e motivos de suspensão:

Solicitar atribuições de suspensão de estudante

Solicitar motivos de suspensão de estudante

Atualizar atribuição de estudante em suspenso

Atualizar motivo de suspensão de estudante

Você pode usar os seguintes serviços Web para atribuir itens de ação relacionados à suspensão aos estudantes em um sistema de terceiros e transferir suas respostas para o Workday:

Obter eventos de item de ação concluídos

Atualizar evento de item de ação concluído

Relações e interações

A Workday oferece um Touchpoints Kit com recursos para ajudar você a entender as relações entre as configurações em seu locatário. Saiba mais sobre o Workday Touchpoints Kit no Workday Community.

Conceito: retenções do estudante