Considerações para a definição: nomeações de estudante

Apresentação

A funcionalidade Nomeações de estudantes permite que seus estudantes agendem nomeações com seus orientadores usando o Workday. Os membros da equipe, como orientadores e consultores, podem criar e manter sua programação e disponibilidade no Workday. Os supervisores de equipe ou a equipe de frente de escritório podem visualizar os dados atuais e históricos relacionados às nomeações em relatórios fornecidos pelo Workday, bem como em relatórios personalizados.

Vantagens para a empresa

O sucesso do estudante depende de interações frequentes com os orientadores e de saber qual é o orientador apropriado a ser contatado. As instituições que usam o Workday Student podem estar usando outros aplicativos de nomeação. Como resultado:

Os estudantes precisam trabalhar com diferentes processos de nomeação adotados por diferentes instituições. Não há padronização para programação e para o trabalho com nomeações. Eles nem sempre têm certeza de com quem se reunir para atender a suas necessidades específicas.

Os membros da equipe (corpo docente e orientadores) extraem dados de várias fontes, resultando em um trabalho administrativo manual.

As instituições têm poucos ou nenhum recurso de geração de relatórios.

A funcionalidade Nomeações de estudantes do Workday:

Oferece uma tarefa conveniente para os estudantes solicitarem nomeações com orientadores. Eles podem selecionar o melhor orientador com base em suas necessidades e preferências de programação.

Oferece uma tarefa para os orientadores solicitarem reuniões com os estudantes, se necessário.

Permite o uso de questionário para coletar mais informações dos estudantes sobre a finalidade da nomeação. Os questionários também podem fornecer contexto aos consultores para que eles possam se preparar.

Integra e armazena dados de nomeações com o perfil do estudante e outras informações do estudante no Workday.

Inclui os feriados institucionais, ausências e programações de ensino dos consultores.

Permite que consultores e equipe visualizem relatórios gerados pelo Workday ou criem seus próprios relatórios personalizados usando dados de nomeações. Estes dados históricos podem fornecer informações valiosas sobre as tendências de nomeação. Algumas tendências podem incluir a frequência com que os estudantes se reúnem com os orientadores, as categorias de nomeação para as quais os estudantes mais precisam de ajuda, a disponibilidade dos orientadores e assim por diante.

Casos de uso

Os estudantes podem usar a tarefa e os relatórios de nomeação para:

Programar ou cancelar nomeações.

Localizar consultores apropriados com base em sua necessidade.

Visualizar a disponibilidade do consultor.

Visualizem suas nomeações passadas, futuras e canceladas.

Os consultores podem usar as tarefas e relatórios do Workday para:

Solicitar nomeações em nome de um estudante.

Definir programações para as diferentes instituições às quais pertencem e manter sua disponibilidade.

Gerenciem e visualizem suas nomeações atuais e futuras.

Bloquear horas indisponíveis, incluindo feriados, ausências e programações de aulas.

Selecionar um estudante como um caso de não comparecimento.

Resolver suspensões de estudantes se a resolução da suspensão for uma reunião com o orientador.

Os gestores de atendimento podem:

Crie e visualize relatórios para rastrear tempos de espera, motivos de nomeação, nomeações não realizadas e outras análises.

Visualizar e gerenciar as programações de sua equipe, individualmente ou visualizar todas elas em um relatório personalizado.

Perguntas a considerar

Perguntas	Considerações
Quem pode solicitar nomeações?	Os estudantes podem solicitar nomeações para si mesmos. Para que os estudantes solicitem nomeações para si mesmos, certifique-se de que o grupo Estudante como si mesmo possa iniciar o processo de negócios. Outros grupos de segurança podem solicitar um agendamento em nome dos estudantes. Certifique-se de que todos os grupos de segurança que atuam como consultores, orientadores e instrutores possam iniciar o processo de negócios.
Quais grupos poderão gerenciar nomeações?	Grupos que estão nas funções de orientador, orientador e instrutor podem criar suas programações de nomeações e gerenciá-las da maneira apropriada.
Quais categorias e motivos de nomeação a instituição oferece? Quais grupos podem criar e manter categorias e motivos de nomeação?	Você configura a tarefa de categorias de nomeação para os diferentes serviços que sua instituição oferece. Exemplo: Aconselhamento sobre auxílio financeiro Aconselhamento de carreira Aconselhamento acadêmico Serviços de orientação para estudante internacional As categorias são específicas para a sua instituição. Você pode criar quantas categorias desejar. Você também pode criar categorias específicas para o nível acadêmico da sua instituição.
Para quais categorias de nomeação os diferentes consultores estarão disponíveis? Que motivos cada categoria inclui?	Para garantir que os estudantes marquem consultas com os orientadores apropriados, os orientadores podem configurar horários de agendamento de consultas por categorias e motivos específicos. Quando o estudante solicita uma nomeação específica, apenas os orientadores que oferecem essa categoria de nomeação são exibidos. Você pode criar motivos em cada categoria. Você pode criar motivos para uma instituição abaixo da instituição acadêmica superior. Você também pode criar motivos específicos para um nível acadêmico.
Qual será a duração de cada categoria de nomeação?	Quando você cria a categoria de nomeação, pode inserir uma duração. Os consultores têm a opção de atualizar a duração.
Você quer usar questionários? Você quer permitir que a equipe visualize as respostas do questionário?	Você pode incluir questionários como uma etapa de ação para obter mais informações antes que os estudantes se reúnam com os orientadores. Você também pode usar questionários como uma pesquisa de feedback pós-nomeação. Você pode configurar questionários no processo de negócios como uma condição para uma categoria ou motivo. Exemplo: uma categoria de Aconselhamento internacional pode ter um motivo que exija que o estudante preencha um questionário antes da nomeação.
Quais nomeações exigirão aprovação?	Você pode configurar uma etapa de aprovação opcional para todo o processo de negócios a fim de encaminhar ao membro da equipe ou estudante. Você também tem a opção de criar regras de condição no processo de negócios de nomeações. Exemplo: uma nomeação para aconselhamento de carreira exigirá uma aprovação. Se você deseja que o orientador possa cancelar, recusar ou devolver solicitações de nomeação, certifique-se de que ele tenha permissão para fazer isso. Caso contrário, essas opções não serão exibidas na solicitação de nomeação.
Você quer que estudantes e orientadores possam cancelar nomeações?	Certifique-se de que os estudantes e todos os grupos de segurança que atuam como orientadores, orientadores e instrutores possam iniciar o processo de negócios Cancelar nomeação de estudante .
Você quer um intervalo de tempo entre as nomeações? Você quer lead time para uma solicitação de nomeação?	Os consultores podem gerenciar suas próprias programações. Eles podem criar quantas programações precisarem. Eles podem criar programações granulares e genéricas. Exemplo: eles podem criar uma programação de segunda a quinta-feira para se reunir com os estudantes por categorias e motivos específicos. Eles podem criar outra programação para sextas-feiras, das 8h às 10h, para fins gerais. Os consultores podem usar substituições de programação para criar um lead time para solicitações de nomeação. Eles também podem bloquear horas, o que não será exibido para o estudante que está marcando a consulta.
Você quer bloquear horas?	Os orientadores podem definir suas programações de ensino e ausências. Além disso, eles podem bloquear horas para as quais não estão disponíveis.
Você quer suas nomeações em um local e formato específicos?	Os orientadores podem especificar o local de cada nomeação disponível, como um campus específico, e o formato da nomeação, como presencial, por telefone ou virtual. Exemplo: disponibilidade presencial no Local A no período integral, presencial no Local B na sexta-feira e nomeações virtuais no T Th.
Você usará nomeações para resolver certos tipos de suspensões de estudantes?	Você pode aplicar suspensões de estudante aos estudantes caso eles não estejam atendendo aos requisitos ou tenham saldos pendentes. Você pode aplicar a suspensão a um estudante porque ele precisa se reunir com um orientador. Você pode configurar o processo de negócios para remover a suspensão do estudante após a nomeação. O Workday oferece a opção de adicionar uma etapa de ação Remover suspensão de estudante ao processo de negócios de nomeações.
Como estudantes, orientadores e colaboradores visualizam as nomeações?	O Workday tem relatórios e campos de relatório integrados para nomeações. Fornecemos relatórios para estudantes, orientadores e supervisores de equipe. Você também pode criar painéis de nomeações personalizados: Para estudantes e orientadores, para que eles possam visualizar suas nomeações passadas, canceladas e futuras. Para que os gestores de equipe visualizem todas as nomeações de sua instituição. Você pode definir diferentes análises, como nomeações por equipe ou por categoria. Exemplo: o diretor de admissões pode querer visualizar o número de nomeações relacionadas à admissão, as nomeações por orientadores específicos e outros pontos de dados.

Recomendações

Crie algumas categorias de nomeação que sejam gerais e disponíveis para todos os estudantes. Isso não impede que os estudantes se reúnam com orientadores de outros departamentos. Exemplo: um estudante que deseja mudar de área de atuação e solicita uma reunião com um orientador de outro departamento para aconselhamento acadêmico.

Configure estes grupos de segurança para conceder aos membros da equipe e estudantes permissões para aprovar, cancelar e anular nomeações:

Colaborador como si mesmo

Trabalhador terceirizado como si mesmo

Estudante como si mesmo

Configurar os calendários de feriados da equipe e da instituição.

Configure as programações de ensino do Workday.

Use regras de condição para gerenciar o roteamento.

Considere criar grupos de segurança para algumas categorias de nomeação. Exemplo: um estudante que deseja discutir um problema de imigração.

Requisitos

Sem impacto.

Limitações

Sem impacto.

Definição do locatário

Sem impacto.

Segurança

Domínio	Considerações
Gerenciar: nomeações de estudante	Permite aos consultores gerenciar e visualizar suas programações de nomeação e disponibilidade. Também permite selecionar se um estudante compareceu à nomeação. Os consultores também podem visualizar categorias e motivos de nomeação.
Manage: Student Nomeação de pessoal	Permite que os gestores de escritório e supervisores de equipe gerenciem e visualizem as nomeações programadas por sua equipe.
Reports: Student Nomeações	Permite que os consultores visualizem suas nomeações passadas e futuras.
Reports: Student Nomeação de pessoal	Permite que os gestores de escritório e supervisores de equipe visualizem seus dados de nomeação de pessoal. Eles também podem criar relatórios personalizados para visualizar as atividades da equipe relacionadas às nomeações de estudantes.
Autoatendimento: nomeações de estudante	Permite que os estudantes solicitem e visualizem suas próprias nomeações.
Set Up: Student Nomeações	Permite configurar as categorias e motivos de nomeações para a sua instituição. Também permite que você use os serviços Web para recuperar e criar categorias e motivos de nomeação.
(Opcional) Questionnaire Creation and Distribution e Questionnaire Results	Permite criar e manter questionários. O domínio Questionnaire Results permite visualizar respostas e resultados da pesquisa. Você pode usar a segurança segmentada para restringir o acesso a questionários e respostas.

Processos de negócios

Esses processos de negócios permitem que você configure a funcionalidade:

Solicitar nomeação de estudante

Cancelar nomeação de estudante

Você configura quais grupos de segurança podem iniciá-lo, gerenciar aprovações, gerenciar cancelamentos e assim por diante. Você pode adicionar condições para gerenciar nomeações de roteamento. Você pode configurar questionários no processo de negócios como uma condição ou para pesquisas.

Geração de relatórios

Relatório	Considerações
Visualizar minhas nomeações de estudante	Permite que os estudantes visualizem suas nomeações passadas, canceladas e futuras.
Visualizar nomeações de estudante	Permite que consultores e orientadores visualizem suas nomeações passadas, canceladas e futuras.
Visualizar disponibilidade para nomeações de estudantes	Permite que administradores de estudantes e gestores de equipe visualizem as nomeações de estudantes por equipe.

Disponibilizamos a fonte de dados

Student Appointments

(protegida pelo domínio Reports: Student Appointments
) e incluímos estes filtros:

Todas as nomeações futuras

Todas as nomeações anteriores

Todas as nomeações canceladas

Incluímos vários campos de relatório no objeto de negócios

Nomeação de estudante

(protegido para o domínio Public Reporting Items
). Alguns desses campos incluem:

Nível acadêmico para o motivo da nomeação de estudante principal

Unidade acadêmica para motivo de nomeação de estudante principal

Marcado como Não comparecimento

Motivo da nomeação de estudante principal

Categoria de nomeação de estudante

Equipe de nomeação de estudante

Também fornecemos estes campos de relatório no objeto de negócios

Estudante

(protegido para o domínio Reports: Student Appointments
):

Número de nomeações de estudantes

Nomeações de estudante

Para gestores de equipe, fornecemos estas fontes de dados (protegidas pelo domínio Reports: Student Appointment Staff
):

Definição de equipe para nomeações de estudantes

Toda a equipe de nomeação de estudantes

Os gestores de equipe podem criar relatórios personalizados para visualizar as atividades da equipe relacionadas às nomeações de estudantes.

Integrações

Serviço Web	Considerações
Solicitar nomeações de estudante	Recupera todas as nomeações de estudantes (passadas, futuras e canceladas).
Obter horas ocupadas para nomeação de estudante	Recupera todos os horários movimentados de nomeações de estudantes.
Solicitar categorias e motivos de nomeação de estudante	Recupera todas as categorias de nomeação de estudantes e motivos relacionados.
Importar horas ocupadas para nomeação de estudante	Importa os horários de pico para nomeações de estudantes.
Colocar horas ocupadas para nomeação de estudante	Atualiza ou adiciona os períodos de maior atividade nas nomeações de estudantes.
Atualizar categoria e motivos de nomeação de estudante	Atualiza ou adiciona uma categoria de nomeação de estudante e os motivos relacionados.
Enviar cancelamento de nomeação de estudante	Cancela um único evento de nomeação de estudante para uma nomeação futura existente.
Enviar solicitação de nomeação de estudante	Cria um novo evento de solicitação de nomeação de estudante.

Relações e interações

A Workday oferece um Touchpoints Kit com recursos para ajudar você a entender as relações entre as configurações em seu locatário. Saiba mais sobre o Workday Touchpoints Kit no Workday Community.