Considerações para a definição: requisições
Você pode usar este tópico para ajudar a tomar decisões ao planejar sua configuração e uso de requisições. O tópico explica:
- Por que essa definição é útil
- Como essa definição é integrada ao Workday
- Impactos consequentes e interações entre produtos
- Requisitos de segurança e configurações de processos de negócios
- Perguntas e limitações a considerar antes da implementação
Consulte as instruções detalhadas da tarefa para obter todos os detalhes de configuração.
Apresentação
As requisições permitem que os trabalhadores solicitem bens, serviços ou mão de obra temporária para si mesmos ou em nome de outros trabalhadores.
Vantagens para a empresa
As requisições do Workday permitem que você:
- Gerencie com eficiência o fluxo de informações, as políticas da organização e os processos de negócios para controlar e monitorar os gastos da empresa.
- Configure, personalize e implemente uma experiência de compra online simples e familiar para os usuários.
- Configure tipos e modelos de requisição para tornar o processo de requisição mais simples, rápido e gerenciável.
- Defina processos da cadeia de suprimentos específicos de saúde para que você possa pagar pelos bens consignados consumidos enquanto reabastece o estoque consignado.
- Restrinja as compras de bens e serviços por grupo de segurança.
Casos de uso
- Personalize a segurança segmentada para restringir o acesso a bens e serviços para grupos de trabalhadores autorizados.
- Defina diferentes tipos de requisições para diferentes usos. Exemplo: requisições somente de faturamento, estoque e reposição de estoque por nível.
- Use modelos de requisição para itens solicitados com mais frequência. Exemplo: itens essenciais de que os novos colaboradores precisam para iniciar suas tarefas.
Perguntas a considerar
Perguntas | Considerações |
|---|---|
Como você controla quem tem acesso a bens, serviços e mão de obra temporária? | Usando a segurança segmentada, você pode:
Você pode definir funções individuais como compradores dedicados. Exemplo: crie uma função de comprador para gestores de centros de custo, que podem requisitar bens, serviços e mão de obra temporária para seus departamentos. Você também pode limitar a capacidade dos usuários de visualizar e relatar informações sobre transações operacionais usando funções com base na organização. |
Como você quer determinar o que os usuários podem ou não visualizar ao enviar requisições? | Você pode determinar o que os usuários visualizam nas requisições com base em suas configurações de segurança e atribuições de função. Exemplo: habilite catálogos externos em requisições para gestores de TI, mas não para gestores de centros de custo. |
Como você deseja organizar e agilizar o processo de requisição? | Você pode categorizar requisições de acordo com tipos distintos. Exemplo: corresponda um tipo de requisição a um tipo de pedido de compra ou identifique um tipo de requisição como sendo somente para reposição de estoque.
Você também pode agrupar coleções de bens e serviços para criar modelos de requisição. Você pode permitir que os usuários carreguem seus carrinhos de compras a partir de uma variedade de fontes, como:
|
Como você quer lidar com as requisições somente de faturamento? | Você pode usar requisições somente de faturamento para pagar por produtos de saúde após o uso para evitar níveis de estoque imprevisíveis e rastrear dados de produto para recalls ou vencimento de produto.
Você pode configurar os tipos de requisição para:
|
Quer personalizar suas tarefas de requisição? | O Workday oferece um alto nível de personalização para o processo de requisição, permitindo ocultar ou tornar obrigatórios campos opcionais em tarefas de requisição e relatórios.
Você pode definir um ou mais objetos personalizados em requisições e linhas de requisição para capturar informações adicionais de acordo com suas necessidades de negócios. |
Como você quer ajudar os usuários a navegar pelo processo de requisição? | Você pode:
Se você não tomar providências, o texto de ajuda existente não será preenchido nas requisições. Os solicitantes também podem usar o Workday Assistant, o Workday for Slack e o Workday for Microsoft Teams para verificar o status das requisições de compra, bem como o status e os detalhes importantes nas faturas de fornecedor relacionadas. |
Como você consolida requisições em pedidos de compra? | Para reduzir o número de documentos que os compradores e fornecedores precisam gerenciar, você pode consolidar requisições com vários contratos de fornecedor em um pedido de compra.
Você também pode suprir requisições para pedidos de compra existentes. |
Quais encargos adicionais você quer que os usuários capturem nas requisições? | Você pode usar as opções de aquisição da empresa para permitir que os usuários especifiquem o frete total estimado e encargos diversos nos documentos de requisição. |
Recomendações
- Adicione o workletRequisiçõesà sua página inicial.
- Para catálogos externos, trabalhe com seus fornecedores para mapear Códigos de produtos e serviços padrão das Nações Unidas (UNSPSC) para categorias de despesa.
- Lembre os usuários de verificar e atualizar os preços antes de usar requisições criadas a partir de modelos ou copiadas de requisições mais antigas.
- Defina padrões cXML para pedidos de compra e faturas de fornecedor para que o Workday possa se comunicar com sites externos de fornecedor.
Requisitos
Sem impacto.
Limitações
- Você não pode incluir itens de catálogo externo em modelos ou cópias de requisição.
- Você deve atualizar manualmente as alterações de preço do fornecedor ao criar modelos e cópias de requisições existentes.
- Você não pode executar rateios de linhas em requisições supridas para uma solicitação de estoque.
Definição do locatário
Você pode configurar seu locatário para:
- Adicionar informações de procedimento em requisições somente de faturamento.
- Consolidar requisições que contêm contratos de fornecedor diferentes em um pedido de compra.
- Criar regras de determinação da fonte de suprimento para requisições.
- Oferecer suporte a anexos e categorias de anexo em requisições.
- Substituir itens da Web por itens de compra vinculados durante a determinação da fonte de suprimento automática ou manual de requisições para pedidos de compra.
Security
Configure estes domínios de segurança na área funcional Procurement:
Domínio | Considerações |
|---|---|
Process: Requisition – Close
| Permite fechar requisições e modelos de requisição. |
Process: Requisition - Create/Edit
| Permite criar e editar requisições. Você também pode acessar o worklet de requisição para criar requisições. |
Process: Requisition – View
| Permite visualizar requisições. |
Process: Shared Requisition Template
| Permite processar modelos de requisição compartilhada e visualizar relatórios relacionados. |
Self-Service: Requisition
| Habilita o acesso de autoatendimento para processar requisições e visualizar relatórios relacionados. Você também pode acessar o worklet de requisição para criar e visualizar requisições. |
Self-Service: Requisition Template
| Acesso de autoatendimento para processar modelos de requisição e visualizar relatórios relacionados. |
Process: Shared Requisition Template - View
| Habilita permissões de segurança de domínio para visualizar modelos de requisição de autoatendimento e compartilhados e relatórios relacionados.
Para gerenciar a segurança de modelos compartilhados, você deve aceitar a funcionalidade Habilitar atualizações de segurança do modelo de requisição. |
Use o domínio
Integration Build
na área funcional Integration para permitir que os usuários enviem pedidos de compra a um fornecedor com base em requisições.Processos de negócios
Processos de negócios | Considerações |
|---|---|
Evento de requisição
| Use para aprovações de requisição. Você pode:
Para criar e enviar requisições, você também deve habilitar a etapa de início Finalizar compra (REST) no processo de negócios. |
Evento de determinação da fonte de suprimento de requisição
| Configure o processo de negócios Evento de determinação da fonte de suprimento de requisição para controlar a determinação da fonte de suprimento de bens, serviços e mão de obra temporária. |
Alteração em massa do trabalhador no documento de aquisição
| Use para encaminhar alterações do solicitante da requisição e alterações do comprador do pedido de compra para aprovação. |
Geração de relatórios
Relatório | Considerações |
|---|---|
Localizar requisições
Minhas requisições | Use esses relatórios para:
Se você aceita a funcionalidade Requisições Experience Unification do relatório Manter aceitação de funcionalidades , nós o direcionamos do relatório Minhas requisições para o worklet Requisições para simplificar o processo de requisição. Consulte Conceito: worklet Requisições. |
Modelos de worktag da requisição
| Use esse relatório para visualizar e editar modelos de worktag. |
Modelos de requisição
| Use esse relatório para:
|
Você pode usar estas fontes de dados de relatório indexadas para criar relatórios personalizados:
- Requisition Lines and Line Splits for Company
- Requisition Lines and Line Splits for Worker
Integrações
O Workday fornece estes tipos de modelo de integração:
- Modelo genérico para fornecedores personalizados
- Modelos pré-configurados para fornecedores no Workday Catalog
Além da definição de integração, configure estas tarefas para cada fornecedor:
- Manter links de fornecedor
- Maintain External Cart Details
Relações e interações
A funcionalidade de requisição interage com estas áreas no Workday:
Funcionalidades | Considerações |
|---|---|
Inventory | Você pode executar o ciclo de solicitação de pagamento e:
|
Supplier Accounts | Você pode criar e programar pedidos de compra e registrar horas de trabalhadores terceirizados e gerar faturas de fornecedor. |
Supplier Contracts | Você pode habilitar a atribuição de solicitações de cotação (RFQs) a fornecedores bem-sucedidos e definir e processar pedidos de compra programados. |
External Suppliers | Você pode definir e gerenciar fornecedores para adquirir bens, serviços e mão de obra temporária de seus processos de requisição. |
Financial Accounting | Você pode criar provisões de recebimentos a partir de recebimentos aprovados e não faturados, faturas de fornecedor e pedidos de compra somente de faturamento para bens e serviços. |
Banking and Settlement | Você pode verificar as transações do cartão de compras. |
Business Assets | Você pode rastrear os ativos que sua empresa adquire por meio do processo de aquisição. Você pode:
|
A Workday oferece um Touchpoints Kit com recursos para ajudar você a entender as relações entre as configurações em seu locatário. Saiba mais sobre o Workday Touchpoints Kit no Workday Community.