Considerações para a definição: fornecedores
Você pode usar este tópico para ajudar a tomar decisões ao planejar sua configuração e uso de fornecedores. O tópico explica:
- Por que essa definição é útil
- Como essa definição é integrada ao Workday
- Impactos consequentes e interações entre produtos
- Requisitos de segurança e configurações de processos de negócios
- Perguntas e limitações a considerar antes da implementação
Consulte as instruções detalhadas da tarefa para obter todos os detalhes de configuração.
Apresentação
Você pode definir e gerenciar fornecedores para adquirir bens, serviços e mão de obra temporária para sua organização.
Vantagens para a empresa
A funcionalidade do fornecedor oferece:
- Um ambiente colaborativo para sua empresa e seus fornecedores.
- Ferramentas personalizáveis para ajudá-lo a gerenciar com eficiência o fluxo de informações, as políticas da organização e os processos de negócios.
- Dados analíticos e geração de relatórios para alta visibilidade dos gastos de sua empresa para ajudá-lo a tomar decisões informadas.
- Aos seus fornecedores a capacidade de conduzir transações no seu locatário do Workday.
Casos de uso
- Conecte-se a fornecedores potenciais e obtenha informações essenciais sobre eles em seu locatário do Workday.
- Registre fornecedores e crie contas de fornecedor.
- Permita que seus fornecedores:
- Carreguem seus próprios catálogos e comprem itens no Workday para gerar um diretório pesquisável de bens, serviços e catálogos de mão de obra temporária no Workday.
- Visualizem e aprovem pedidos de compra e solicitações de cotação (RFQs).
- Registrem horas e tarefas.
- Registrem atividades nos pedidos de compra de serviços com base em projetos.
- Emitam faturas para você aprovar e pagar.
- Mantenham suas próprias informações de contato.
- Gerem relatórios para visões gerais de despesas ou consultem seus fundos de saída por categoria de despesa ou em fornecedores individuais.
- Definam contas do Workday para seus fornecedores para que você possa executar todo o ciclo de requisição para pagamento no portal do fornecedor.
Perguntas a considerar
Perguntas | Considerações |
|---|---|
Que tipo de acesso de segurança você deseja que os usuários tenham para transações e geração de relatórios do fornecedor? | Você pode configurar e personalizar a segurança segmentada para restringir o acesso do trabalhador aos fornecedores em relatórios e transações. Usuários com acesso ao segmento apropriado para fornecedores podem:
Exemplo: crie um grupo de segurança com base em segmentos de gestor de TI. Em seguida, você pode editar o acesso ao domínio para que somente os gestores de TI possam criar fornecedores de TI e iniciar transações com fornecedores de hardware de TI. |
Como você quer organizar seus fornecedores no Workday? | Para gerar relatórios e facilitar a localização de seus fornecedores, você pode organizá-los de acordo com:
Para restringir o acesso a determinados subconjuntos de fornecedores, use grupos ou categorias de fornecedores junto com a segurança segmentada de fornecedor. Você pode então configurar perfis de grupos de fornecedores, exibir guias de grupos de perfis e adicionar relatórios personalizados em documentos de fornecedor. |
Como você planeja obter informações do fornecedor? | Os questionários de contato de fornecedor permitem que você reúna informações específicas sobre seus fornecedores e seus contatos.
Inclua questionários fornecidos pelo Workday ou crie questionários personalizados para fornecedores ou agrupamentos de fornecedores específicos quando você configura seu portal. Use o processo Solicitação de fornecedor para enviar solicitações de informações diretamente aos fornecedores por meio do portal do fornecedor. |
Que condições de pagamento você quer definir para seus fornecedores? | Você pode criar condições de pagamento personalizadas para um fornecedor ou grupos de fornecedores que podem ser aplicadas a todos os documentos de aquisição.
Você pode configurar:
|
Como você quer visualizar as informações do fornecedor no Workday? | Você pode configurar uma visualização composta de seus fornecedores, facilitando o acesso dos usuários a informações de uma única fonte que inclui:
Classificar fornecedores por prioridade facilita aos compradores o uso de fornecedores principais ao criarem requisições de itens para estoque e reposição de estoque por nível. |
Como você planeja gerenciar fornecedores com vários sites e locais? | Você pode fazer pedidos de diferentes sites de fornecedor em requisições e pedidos de compra, permitindo vincular locais de pedidos de fornecedor e informações de conexão de remessa sem criar vários registros de fornecedor. |
Recomendações
Para um desempenho máximo, selecione até 10 relatórios ao configurar relatórios personalizados para exibição no perfil de visualização composta do fornecedor.
Requisitos
Quando você tem trabalhadores terceirizados trabalhando por meio de uma agência ou empresa terceirizada que paga o trabalhador, crie a agência como um fornecedor. Você deve contratar o trabalhador como trabalhador terceirizado.
Para cumprir os requisitos do governo federal, estadual ou local, adicione classificações apropriadas ao seu fornecedor.
Limitações
Sem impacto.
Definição de locatário
Para registrar a pronúncia correta dos nomes e detalhes dos fornecedores em suas contas bancárias de liquidação, habilite os nomes fonéticos na tarefa
Editar definição de locatário - Global
.Você pode especificar os tipos de arquivo de anexo para documentos comerciais de fornecedor na tarefa
Editar definição de locatário - Sistema
.Segurança
Use o relatório
Políticas de segurança de domínio para área funcional
e filtre por Fornecedores
para localizar os domínios de segurança.Esta tabela descreve alguns dos domínios de segurança de que você precisará:
Domínio | Considerações |
|---|---|
Set Up: Supplier
| Permite que você crie novos fornecedores. |
Set Up: Supplier Maintenance
| Permite que você crie novos fornecedores e gerencie os existentes. |
Set Up: Supplier Security Segments
| Permite que você restrinja o acesso às transações e relatórios do fornecedor por meio de:
|
Set Up: Supplier Contacts
| Permite definir e manter informações de contato do fornecedor e visualizar relatórios relacionados. |
Set Up: Supplier Sites
| Permite definir sites externos de fornecedor no Workday. |
Set Up: Supplier Categories
| Permite criar categorias de fornecedor para organizar fornecedores para fins de pesquisa e geração de relatórios. |
Set Up: Supplier Administration
| Permite restringir o acesso a tarefas e relatórios apenas a administradores de fornecedor. |
Set Up: Spend External Party Checks
| Permite definir e manter integrações com APIs externas. |
Process: Supplier Request
| Permite processar solicitações de fornecedor e visualizar relatórios relacionados. |
Process: Supplier Request - Cancel
| Permite cancelar solicitações de fornecedor que você criou. Você deve ter acesso de visualização e modificação ao domínio Set Up: Supplier Administration para cancelar solicitações de fornecedor criadas por outros usuários. |
Processos de negócios
Processos de negócios | Considerações |
|---|---|
Carregamento de catálogos
Evento de fatura de fornecedor | Para permitir que os contatos de fornecedor carreguem itens do catálogo em seu site externo de fornecedor, adicione:
|
Evento de conexão de fornecedor de origem do pedido
| Configure para definir locais alternativos para um fornecedor principal para permitir que você faça pedidos de locais específicos.
Você pode usar o processo de negócios para encaminhar pedidos a partir de detalhes da conexão do fornecedor para aprovação. |
Evento de solicitação de fornecedor potencial
| Controla o autocadastramento de fornecedores potenciais. |
Evento de pedido de compra
| Habilite os contatos do fornecedor para aprovar seus pedidos de compra usando a etapa Colaboração para pedido do fornecedor . |
Evento de alteração de fornecedor
| Altere os detalhes do fornecedor para manter ou definir informações do fornecedor.
Compare o nome do fornecedor com a lista de triagem consolidada da International Trade Administration (ITA) usando a etapa de serviço Triagem da lista de sanções . |
Evento de alteração de informações de contato do fornecedor
| Permita que os usuários atualizem as informações de contato do fornecedor usando a tarefa Alterar informações de contato do fornecedor .
Somente estes usuários podem ser adicionados a este processo de negócios:
|
Evento de fornecedor
| Controla o processo de aprovação de fornecedores.
Você pode definir fluxos de trabalho condicionais com base em funções organizacionais, centros de custo e empresas. Para revisar e atualizar linhas de ativos rastreáveis, inclua a etapa de ação Revisar linhas rastreáveis para ativos .Para configurar grupos de segurança com base em funções para iniciadores que não sejam trabalhadores, você pode alterar a etapa de aprovação do grupo de segurança de "com base em funções" para "com base em usuário" na definição de processo de negócios. Compare o nome do fornecedor com a lista de triagem consolidada da International Trade Administration (ITA) usando a etapa de serviço Triagem da lista de sanções . |
Evento de conexão de remessa de fornecedor
| Configure para definir condições para criar conexões de fornecedor para remeter faturas e pagamentos para diferentes detalhes de contato do fornecedor. |
Geração de relatórios
Use estes relatórios para obter informações sobre:
- Quanto você está gastando em bens e serviços.
- O que você está comprando.
- De quem você está comprando.
Relatório | Considerações |
|---|---|
Análise de despesas para faturas
| Controle quanto sua empresa gasta em faturas de fornecedor. Visualize gráficos e analise os detalhes de seus gastos em faturas para ver as tendências de gastos de sua empresa. |
Análise de despesas para cartão de compras
| Aplique o mesmo nível de supervisão aos seus gastos totais que você aplicou aos seus gastos faturados com aquisições. |
Melhores fornecedores por despesa
| Visualize uma lista de fornecedores que sua empresa usa com mais frequência para suprir suas necessidades de aquisição. |
Use estes relatórios para entender como sua empresa gerencia os gastos atualmente e para obter informações sobre as oportunidades potenciais de economizar dinheiro ao:
- Negociar contratos e descontos por meio da identificação de fornecedores acessados por meio de despesas não gerenciadas.
- Consolidar despesas.
Relatório | Considerações |
|---|---|
Despesas gerenciadas X não gerenciadas da fatura
| Compare as despesas gerenciadas do cartão faturado com as despesas não gerenciadas da fatura. |
Despesas gerenciadas X não gerenciadas do cartão de compras
| Compare as despesas gerenciadas do cartão de compras com as despesas não gerenciadas do catálogo externo. |
Use estes relatórios como ajuda para você entender:
- Quanto você deve atualmente a cada fornecedor.
- A proporção não faturada de seus gastos
- Suas obrigações de pagamento atuais e futuras.
Relatório | Considerações |
|---|---|
Aging de contas a pagar
| Visualize os valores a pagar para as diferentes categorias de aging no grupo de aging, quaisquer pagamentos pendentes e o valor total de cada fornecedor. |
Detalhes do aging de contas a pagar
| Visualize os valores a pagar pendentes de cada fornecedor por intervalo de aging. Os detalhes incluem pagamentos parcialmente pagos ou não pagos e totais em todos os intervalos de aging. |
Use esses relatórios para:
- Visualizar alterações nos fornecedores existentes.
- Controlar aprovações de novos fornecedores.
- Visualizar e detectar duplicatas potenciais de fornecedores.
Relatório | Considerações |
|---|---|
Localizar eventos de fornecedor
| Visualize todas as solicitações de fornecedor e eventos de fornecedor abertos e em andamento. |
Histórico de alterações de fornecedores
| Visualize alterações no histórico destas categorias de informações do fornecedor:
|
Localizar duplicatas de fornecedor
| Detecte e visualize possíveis registros de fornecedor duplicados.
Você também pode usar a fonte de dados de relatório Supplier Duplication para criar relatórios personalizados para duplicatas de fornecedor. |
Integrações
Você pode criar modelos de integração para oferecer suporte a diferentes formatos de arquivo EDI:
Modelo de integração | Descrição |
|---|---|
Saída de pedido de compra EDI 850
| Exporta pedidos de compra no formato American Standards Committee (ASC) X12 850 EDI. |
Entrada de fatura de fornecedor EDI 810
| Importa faturas de fornecedor no formato American Standards Committee (ASC) X12 810 EDI. |
Entrada de aviso antecipado de embarque (EDI 856)
| Importa todos os avisos antecipados de embarque no formato EDI do American Standards Committee (ASC) X12 856. |
Entrada de confirmação de pedido de compra EDI 855
| Importa confirmações de pedidos de compra no formato EDI do American Standards Committee (ASC) X12 855. |
Relações e interações
A funcionalidade do fornecedor interage com estas áreas no Workday:
Funcionalidades | Considerações |
|---|---|
Inventory | Você pode executar o ciclo de solicitação de pagamento e:
|
Supplier Accounts | Você pode criar e programar pedidos de compra, registrar horas de trabalhadores terceirizados e gerar faturas de fornecedor. |
Supplier Contracts | Você pode habilitar a atribuição de solicitações de cotação a fornecedores bem-sucedidos, definir e processar pedidos de compra programados. |
Financial Accounting | Você pode criar provisões de recebimentos a partir de recebimentos aprovados e não faturados, faturas de fornecedor e pedidos de compra somente de faturamento para bens e serviços. |
Banking and Settlement | Você pode verificar as transações do cartão de compras. |
Business Assets | Você pode rastrear os ativos que sua empresa adquire por meio do processo de aquisição. Você pode:
|
A Workday oferece um Touchpoints Kit com recursos para ajudar você a entender as relações entre as configurações em seu locatário. Saiba mais sobre o Workday Touchpoints Kit no Workday Community.