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Última atualização: 2025-09-19
Etapas: automatizar alterações a partir de confirmações de pedidos de compra

Etapas: automatizar alterações a partir de confirmações de pedidos de compra

  • Habilite Confirmações de pedidos de compra na tarefa Editar definição de locatário - Finanças.
  • Defina itens de substituição válidos para seus itens de compra na guia Itens
    de substituição
    da tarefa
    Criar/Editar item de compra
     .
  • Segurança: domínio
    Process: Purchase Order - Mass Action
     na área funcional Procurement.
Você pode automatizar as atualizações nos pedidos de compra para levar em conta as alterações aprovadas na confirmação de pedido de compra (POA). Esse processo inclui o processamento de substituições de itens propostas pelo fornecedor para fornecedores habilitados. Você também pode automatizar o fechamento de linhas de pedido de compra rejeitado quando os fornecedores rejeitam os pedidos de compra no processo de confirmação de pedido de compra. Quando você atualiza pedidos de compra com pedidos de alteração, também pode visualizar as alterações que seus fornecedores fazem nos pedidos de compra.
  1. Acesse a ação relacionada da alteração Criar fornecedor de um fornecedor e marque a caixa de seleção
    Habilitar substituição de item
    de confirmação de pedido de compra na seção
    Definição de aquisições
    para cada fornecedor que você quer habilitar para essa funcionalidade.
  2. Configure a etapa de serviço
    Habilitar atualizações automáticas a partir de confirmação de pedido de compra
     no processo de negócios
    Evento de confirmação de pedido de compra
     .
    Você só pode adicionar essa etapa de serviço após a etapa de conclusão do processo de negócios. O Workday identifica a linha de confirmação de pedido de compra com alterações aprovadas de preço, quantidade ou unidade de medida.
    Você pode selecionar a ação
    Fechar linha de pedido de compra na rejeição
     quando configurar a etapa de serviço para permitir que o Workday feche automaticamente as linhas de pedido de compra rejeitadas.
  3. Para oferecer suporte à substituição de item por meio de uma integração EDI 855, acesse a tarefa
    Manter tipos de ID de item
     e verifique se o
    Número de catálogo do fornecedor
     está configurado para Mapeamento de integração (normalmente VC, VN ou VP).
  4. Para oferecer suporte à substituição de itens por meio de uma integração EDI 855, acesse a
    Integração do sistema da confirmação de pedido de compra
     e verifique se o
    Número do catálogo do fornecedor
     está configurado para Mapeamento de integração (geralmente VC, VN ou VP).
  5. (Opcional) Acesse a tarefa
    Manter regras de condição de aquisições
     . Configure uma regra
    POA - Impedir pedido de alteração
     para adicionar validações personalizadas para substituições.
  6. (Opcional) Acesse o relatório
    Linhas de pedido de compra confirmadas com alterações
    .
    Você pode visualizar as alterações de seus fornecedores nas linhas do pedido de compra. Pode também verificar a elegibilidade das linhas para atualizações automáticas.
    Pode copiar e criar um relatório personalizado com base nesse relatório para filtrar determinados tipos de alterações e usá-lo como entrada para a tarefa
    Programar atualizações automáticas a partir de confirmações de pedido de compra
    . Exemplo: Você quer criar pedidos de alteração automaticamente quando a linha tem quantidade ou unidade de medida, mas não tem preço. Crie um relatório personalizado para filtrar as alterações de custo unitário e selecione o relatório como entrada para a programação da tarefa e automatize as alterações de quantidade e unidade de medida.
  7. (Opcional) Acesse o relatório
    Manter validações personalizadas
    .
    Você pode adicionar condições em suas validações personalizadas de pedido de compra para excluir pedidos de alteração criados automaticamente pela tarefa
    Programar atualizações automáticas a partir de confirmações de pedido de compra
    . Por padrão, qualquer validação personalizada para seus pedidos de compra também se aplica ao pedido de alteração quando você ativa o Workday para criar pedidos de alteração automaticamente a partir de suas atualizações de pedido de compra.
    Exemplo: você quer exigir que todos os pedidos de alteração tenham um comentário sobre
    Alterar motivo do pedido
     , mas não quer exigir esses comentários nos pedidos de alteração que o Workday cria automaticamente. Você cria uma validação personalizada para pedidos de compra para exigir
    Comentários sobre o motivo do pedido de alteração
    e especifica uma condição na validação personalizada para excluir pedidos de alteração criados automaticamente.
    Segurança: domínio
    Set Up: Custom Validations
     na área funcional Common Financial Management.
  8. Acesse a tarefa
    Schedule Automatic Updates from Purchase Order Acknowledgments
     .
    Você pode programar uma tarefa para automatizar uma ou ambas as ações ao mesmo tempo:
    • Criar e emitir pedidos de alteração.
      Os pedidos de alteração incorporam qualquer atualização para as linhas do pedido de compra pelos fornecedores.
    • Feche as linhas do pedido de compra após o pedido de compra ser rejeitado no processo de confirmação de pedido de compra.
    Você também pode:
    • Processar as atualizações nas linhas do pedido de compra automaticamente.
    • Usar filtros para excluir pedidos de alteração que você não quer atualizar automaticamente.
O Workday cria os pedidos de alteração a partir da confirmação de pedido de compra para aprovação. O Workday também fecha automaticamente as linhas de pedido de compra de pedidos de compra rejeitados durante o processo de confirmação de pedido de compra.
Você pode configurar confirmações de pedidos de compra para visualizar faltas de itens de cada fornecedor em que haja insuficiência de quantidades. Se você aprova as alterações com novas quantidades, pode criar os pedidos de alteração automaticamente. Também é possível definir regras de condição para aprovar alterações automáticas de quantidade, preço ou unidade de medida.
Crie um relatório personalizado com estes campos de relatório para visualizar as informações da confirmação de pedido de compra com alterações e revisar quaisquer erros nos pedidos de alteração:
  • A atualização automática contém erros
  • Change Order from POA
  • Mensagem de erro
  • Linha de pedido de compra