Considerações para a definição: processamento de folha de pagamento para a Lei de Padrões de Trabalho Justo (FLSA)
Você pode usar este tópico como ajuda para tomar decisões ao planejar sua configuração e uso da FLSA. O tópico explica:
- Por que essa definição é útil
- Como essa definição é integrada ao Workday
- Impactos consequentes e interações entre produtos
- Requisitos de segurança e configurações de processos de negócios
- Perguntas e limitações a considerar antes da implementação
Consulte as instruções detalhadas da tarefa para obter todos os detalhes de configuração.
Apresentação
Quando configurado para isso, o Workday processa a folha de pagamento em conformidade com a Fair Labor Standards Act (FLSA) para pagar os colaboradores pela taxa exigida para horas extras. Exemplo: colaboradores não isentos que trabalham mais de 40 horas por semana devem receber pagamento de horas extras à taxa de 1,5 vezes sua taxa de pagamento normal.
Há momentos em que um colaborador recebe pagamento adicional por um período de trabalho, como uma bonificação. Você insere essa bonificação como entrada de pagamento e fornece as datas de cobertura. A bonificação efetivamente é adicionada à taxa de pagamento por hora usada para calcular o adicional de hora extra. O Workday pode automaticamente:
- Ajustar a taxa regular da FLSA em cada período de trabalho da FLSA afetado pela bonificação.
- Recalcular qualquer adicional de hora extra.
- Pague a diferença.
O processamento de folha de pagamento do Workday FLSA permite:
- Períodos de trabalho da FLSA que cruzam períodos de pagamento.
- Resultados manuais e sob demanda da folha de pagamento a serem acumulados por período de trabalho da FLSA.
- Processamento retroativo de bonificações elegíveis para a FLSA.
Vantagens para a empresa
O Workday FLSA permite que você:
- Passe menos tempo calculando manualmente taxas FLSA.
- Aumentar a precisão do processamento da FLSA.
- Reduzir a necessidade de correções.
Casos de uso
Quando configurado, o Workday calcula a FLSA para estes tipos de período de trabalho:
Durações do período de trabalho | Colaboradores |
|---|---|
7 dias | Trabalhadores em uma semana de trabalho padrão de 40 horas e 7 dias. |
14 dias | Trabalhadores de saúde em uma semana de trabalho padrão de 80 horas e 14 dias. |
7 a 28 dias | Trabalhadores da área de segurança pública, como a segurança e os trabalhadores, cujas semanas de trabalho podem variar de 7 a 28 dias. Cada duração da semana de trabalho tem um número de horas e um limite de horas extras diferente.
Esse tipo de período de trabalho requer que você use o Workday Time Tracking ou um aplicativo de controle de horas de terceiros. Requer a capacidade de calcular horas extras com base em período. |
Perguntas a considerar
Perguntas | Considerações |
|---|---|
Seu setor está sujeito às regras da FLSA para uma semana de trabalho padrão de 7 dias e 40 horas? | Você pode usar o tipo de período de trabalho fornecido pela Workday. Semana útil padrão de 7 dias . Quando o colaborador envia as horas extras, o Workday as calcula com base nos períodos de trabalho de 7 dias. Exemplo: um colaborador registra 40 horas regulares e 7 horas extras. O Workday calcula 7 horas extras de adicional com base nas regras de horas extras da FLSA e processa a folha de pagamento adequadamente. |
O seu setor de saúde está sujeito à regra FLSA 8/80? | Use a semana de trabalho padrão de 14 dias fornecida pelo Workday. Quando o colaborador envia as horas extras, o Workday as calcula com base em um período de trabalho de 14 dias. Exemplo: um profissional de saúde trabalha 56 horas na primeira semana e 27 horas na segunda semana, totalizando 83 horas. O Workday calcula 3 horas de adicional e processa a folha de pagamento adequadamente. |
Você está no setor de segurança pública, como política ou corpo de trabalhadores, onde as semanas de trabalho variam de 7 a 28 dias? | Quando o colaborador envia horas extras, o Workday faz referência às tabelas que contêm os limites obrigatórios de horas extras para as semanas de trabalho de cada duração. O Workday então calcula as horas extras e processa a folha de pagamento adequadamente.
Exemplo: por regulamento, os classe de trabalhadores que trabalham em uma semana de trabalho de 21 dias têm um limite obrigatório de 159 horas. Os agentes de segurança que trabalham uma semana de trabalho de 21 dias têm um limite obrigatório de 128 horas. O Workday faz referência ao limite para a semana de trabalho de 21 dias, calcula as horas extras para horas trabalhadas acima de 128 e processa a folha de pagamento de acordo. |
Recomendações
Defina seu aplicativo de controle de horas para gerar relatórios sobre horas regulares e extras. Exemplo: quando um colaborador trabalha 48 horas em uma semana de trabalho, seu aplicativo de controle de horas relata 40 horas regulares e 8 horas extras.
Em sua checklist anual de fim de ano, certifique-se de criar calendários de período de trabalho da FLSA para o próximo ano.
Quando há uma alteração de grupo de pagamentos no meio do período e você adiciona uma entrada de pagamento com datas de cobertura que incluem os dois grupos de pagamentos; você deve concluir o dentro do ciclo e pagar a bonificação fora do ciclo para a posição atual do trabalhador e o grupo de pagamentos.
Quando determinar a elegibilidade para um cálculo relacionado, é prática recomendada usar a elegibilidade do trabalhador ou um elemento de remuneração específico, em vez de adicionar complexidade ao cálculo relacionado. Isso ocorre independentemente de o seu cálculo incluir campos numéricos ou não numéricos.
Processe a folha de pagamento em uma ordem sequencial de datas com base nas datas de início e término do período de pagamento. Usar a data de início e de término da cobertura para processar uma bonificação (período atual ou anterior). Isso garante que a bonificação seja alocada aos subperíodos apropriados da FLSA e cria quaisquer diferenças de ajuste de prêmio, se aplicável. Exemplo: como administrador de folha de pagamento, você:
- Execute e conclua um cálculo de pagamento de um trabalhador para o período de pagamento de 02/10/2022 a 15/10/2022.
- Pague uma bonificação anual entre as suas próximas horas dentro do ciclo para o período de trabalho de 06/13/2021 a 06/11/2022.
Quando você estorna uma folha de pagamento concluída anteriormente, remova manualmente a diferença no período atual. Exemplo: você pode atualizar as horas por meio do bloco de horas quando há uma correção de horas para o trabalhador.
Quando você precisa atualizar um componente de pagamento da FLSA após concluir os resultados da folha de pagamento; A Workday recomenda que você crie um novo instantâneo com data de vigência e:
- Não edite o instantâneo com data de vigência existente para o rendimento FLSA.
- Não adicione ou remova os grupos de componentes de pagamento FLSA com data sem vigência para o rendimento.
Automatize a atualização de seus calendários de período de trabalho da FLSA usando a tarefa
Programar atualização de calendário de período de trabalho
. Requisitos
Para cálculos de horas extras para segurança pública, você deve ter o Workday Time Tracking ou um aplicativo de controle de horas de terceiros. O aplicativo de controle de horas deve poder calcular horas extras com base em período.
O evento retroativo concluído deve ter um resultado-alvo. Se você não fizer isso, terá um impacto negativo no seu cálculo da FLSA para aquele período. Você pode identificar trabalhadores sem um resultado-alvo usando o
Relatório de processamento de cálculo retroativo
e marcando a caixa de seleção Exibir somente trabalhadores com resultados retroativos não ativados
.Limitações
O Workday só calcula as datas de cobertura a partir da data em que você habilitou os ajustes FLSA.
Quando um período de pagamento se estende por vários períodos da FLSA, os valores brutos contínuos não criam subperíodos da FLSA. O Workday libera o pagamento integral do valor bruto no primeiro período da FLSA.
Quando criar um rendimento de bonificação FLSA:
- Faça referência direta ao valor inserido na entrada de pagamento ou no pagamento único com base no valor, e não na taxa com percentuais.
- Você não pode usar um cálculo relacionado ou um cálculo relacionado de componente de pagamento.
O Workday não oferece suporte à FLSA para trabalhadores que têm uma posição de atribuição internacional nos EUA.
A compra de ausências não deve ser considerada elegível para a FLSA.
A tarefa
Programar atualização do calendário de períodos de trabalho
sinaliza apenas os calendários de períodos de trabalho da FLSA definidos para expirar em 90 dias a partir da data atual. Exemplo: se a data atual é 06-01-2025 e seu calendário FLSA está configurado até 01-01-2026, a tarefa não notifica você proativamente sobre o calendário expirando.Definição do locatário
Sem impacto.
Segurança
Domínios | Considerações |
|---|---|
Domínio Process: Run Batch Calculations (Payroll Calculation) na área funcional Core Payroll. | Permite que os usuários visualizem e processem cálculos em lote para folha de pagamento. |
Domínio Set Up: Payroll (Calculations - Payroll Specific) na área funcional Core Payroll. | Permite que os usuários criem e modifiquem rendimentos e deduções. |
Domínio Set Up: Payroll (FLSA) - USA na área funcional USA Payroll. | Permite que os usuários criem e modifiquem configurações e rendimentos da FLSA. |
Processos de negócios
Sem impacto.
Relatórios
Relatórios | Considerações |
|---|---|
Alterações do calendário da FLSA por trabalhador
| Use esse relatório para ver os trabalhadores que alteraram os calendários da FLSA para os períodos de pagamento concluídos ou em andamento ao:
|
Status de processamento da FLSA para grupo de trabalhadores
| Use esse relatório antes de executar a folha de pagamento para garantir que as configurações estejam corretas. Indica se o período está sincronizado com o período de trabalho da FLSA.
Use-o após o processamento da folha de pagamento para visualizar os resultados e verificar o status de qualquer trabalhador. |
Registro da folha de pagamento
| Use esse relatório para revisar os dados por datas de subperíodo. |
Resultados do cálculo de pagamento para grupo de trabalhadores
| Use esse relatório para revisar os dados por datas de subperíodo. |
Visualizar calendário de períodos de trabalho da FLSA
| Use este relatório para revisar a definição de períodos de trabalho para um calendário FLSA. |
Visualizar regras de calendário de períodos de trabalho da FLSA
| Use este relatório para revisar as regras da FLSA para processamento da folha de pagamento, suas condições e os calendários que as utilizam. |
Integrações
Sem impacto.
Relações e interações
Interações | Considerações |
|---|---|
Remuneração | Os planos de remuneração estão vinculados a elementos de remuneração, que, por sua vez, estão vinculados aos rendimentos da folha de pagamento. Sem a configuração adequada, os valores de remuneração não fluirão para a folha de pagamento.
Os planos de remuneração, com seus respectivos valores, são associados aos colaboradores. Essas informações passam para folha de pagamento para processamento. Certifique-se de configurar corretamente as regras de elegibilidade para os planos. Exemplo: você pode marcar a caixa de seleção Habilitar datas de cobertura em Planos de pagamento único . |
Controle de horas | O tipo de período de trabalho de 7 a 28 dias requer que você use:
|
Alteração de diferenças retroativas da autoridade fiscal atual | Quando o Workday encaminha pagamentos retroativos, incluindo adicionais de horas extras, em um pagamento sob demanda, com as autoridades fiscais a partir do período de origem; você pode pagar ajustes de prêmio de horas extras subsequentes na folha de pagamento dentro do ciclo usando as autoridades fiscais do período atual. |
Posições de processamento da folha de pagamento | Configurar a posição de processamento da folha de pagamento para trabalhadores com vários cargos:
|
A Workday oferece um Touchpoints Kit com recursos para ajudar você a entender as relações entre as configurações em seu locatário. Saiba mais sobre o Workday Touchpoints Kit no Workday Community.