Considerações para a definição: Payroll e Benefits
Você pode usar este tópico como ajuda para tomar decisões ao planejar sua configuração e o uso do Workday Payroll e do Workday Benefits. O tópico explica:
- Por que essa definição é útil
- Como essa definição é integrada ao Workday
- Impactos consequentes e interações entre produtos
- Requisitos de segurança e configurações de processos de negócios
- Perguntas e limitações a considerar antes da implementação
Consulte as instruções detalhadas da tarefa para obter todos os detalhes de configuração.
Apresentação
Quando usados juntos, o Workday Payroll e o Workday Benefits permitem que você integre os benefícios do trabalhador aos custos associados, incluindo:
- Definir planos de benefícios.
- Configurar rendimentos e deduções da folha de pagamento para benefícios.
- Integrar com provedores de benefícios terceirizados para lidar com valores de contribuição.
Este tópico discute apenas como o Workday Payroll interage com o Workday Benefits. Ele não aborda como o Cloud Connect for Third-Party Payroll (CCTPP) interage com o Workday Benefits.
Vantagens para a empresa
Reduzir o risco de erros de entradas manuais usando o Workday para obter automaticamente do Benefits os valores mais recentes para o Payroll.
Configurar políticas de segurança para evitar que usuários não autorizados visualizem dados confidenciais de benefícios e folha de pagamento.
Casos de uso
- Processar as contribuições do 401(k), das contas poupança de saúde (HSA) e de despesas por meio da folha de pagamento.
- Processar todos os créditos e sobretaxas do plano de benefícios por meio da folha de pagamento.
- Deduzir os custos do plano de benefícios para assistência médica e seguro por meio da folha de pagamento.
- Configurar uma programação de pagamento a cada duas semanas para 26 cheques de pagamento em um ano, com deduções na conta poupança de saúde (HSA) e na conta de despesas duas vezes por mês.
- Coordenar as alterações de benefícios para transições de licença de deficiência de curto prazo para deficiência de longo prazo.
- Processar alterações de benefícios resultantes de alterações salariais.
- Inscrever automaticamente os trabalhadores em um plano de benefícios com base nas regras de elegibilidade.
Perguntas a considerar
Perguntas | Considerações |
|---|---|
Você precisa aplicar limites de dedução aos valores dos benefícios? | Se você precisa aplicar um limite de dedução aos valores dos benefícios, configure esse limite no Payroll. Exemplo: limites federais para planos de previdência ou contas poupança de saúde (HSA).
Se você não usa o Workday Payroll, trabalhe com o provedor da folha de pagamento para definir limites. |
Você precisa criar um novo rendimento ou dedução? Ou pode reutilizar um já existente? | Quando seus planos de benefícios são alterados, você pode reutilizar rendimentos e deduções.
Não remova o mapeamento entre um plano de benefícios antigo e o rendimento ou dedução associado. Quando você remove o mapeamento para um trabalhador com um evento retroativo que tem suporte, o Workday tenta anular todas as deduções já calculadas para o trabalhador no cálculo retroativo. A Workday recomenda que você deixe o plano antigo mapeado para as deduções. Você pode remover o plano de benefícios do ano do plano de benefícios. Se você cria um novo plano, mapeie-o para as deduções como o plano ativo. |
Sua folha de pagamento semanal ou a cada duas semanas se sobrepõe às folhas de pagamento no final do ano? | O Workday processa automaticamente uma dedução se a data de término do período de pagamento é igual ou posterior à data de início da dedução.
Para evitar que o Workday use taxas de dedução de benefícios do ano errado, você pode precisar modificar como o Workday aplica a data de início da dedução. Quando você cria ou edita deduções na folha de pagamento, pode selecionar a cobertura ou o custo na data de pagamento. O Workday processa a dedução se a data de pagamento é igual ou posterior à data de início da dedução. O Workday não considera em qual período de pagamento a dedução começa. |
Você deseja que o Workday ajuste o cheque de pagamento final para atender à meta de dedução anual do trabalhador para contas poupança de saúde (HSA) e de despesas? | Você pode configurar um grupo de benefícios para que o Workday Payroll ajuste as deduções no período de pagamento final para atingir metas anuais.
Para ajustar o cheque de pagamento final, você deve configurar a dedução para ocorrer no período de pagamento final desse ano. Para habilitar essa opção de ajuste de dedução:
|
Você precisa gerenciar a geração de relatórios Déclaration Sociale Nominative (DSN) para a França? | Você pode usar o Workday Payroll for France para declarar informações de benefícios na geração de relatórios DSN. Para fazer isso, você deve:
Para garantir a geração correta de relatórios de DSN, quando você definir os planos de assistência médica, não mapeie a mesma dedução para mais de um plano de benefícios de assistência médica reportado como previdência em um DSN. Use o plano que você relata como cobertura obrigatória de saúde e deficiência em um DSN. |
Você tem trabalhadores irlandeses ou baseados no Reino Unido? | A legislação irlandesa e do Reino Unido exige que você forneça um plano de previdência para trabalhadores que atendem a critérios específicos.
Você pode combinar avaliações de elegibilidade no Payroll com um plano de previdência no Benefits. Com base nos resultados da avaliação, você pode fazer a inscrição dos trabalhadores elegíveis no plano. |
Você faz contribuições correspondentes às dos trabalhadores americanos para o 401(k)? | Você pode configurar contribuições definidas no plano de benefícios. Se você calcular as contribuições correspondentes do empregador com base nas contribuições do trabalhador, defina o cálculo na dedução em folha de pagamento. |
Você permite que seus trabalhadores cedam parte do pagamento regularmente para um plano de benefícios externo ou de caridade? | Ocasionalmente, é impraticável fornecer um plano de benefícios, como quando ele se aplica a apenas alguns trabalhadores. Nesse caso, o Workday tem uma funcionalidade alternativa que permite aos trabalhadores solicitar que você faça deduções voluntárias ou pagamentos flexíveis de seu pagamento.
Exemplo: o trabalhador deseja doar para uma instituição de caridade específica ou pagar um empréstimo para despesas de realocação fornecido pela empresa. |
Quando você quer iniciar e encerrar as deduções em folha de pagamento para um plano de benefícios? | Você pode definir regras do evento de inscrição para especificar quando iniciar ou encerrar deduções em folha de pagamento. Para especificar quando deduzir do pagamento de um trabalhador, configure:
O Workday só retém deduções para trabalhadores cobertos por um plano. Ele usa a combinação das datas de início da cobertura e de início da dedução para determinar quando ocorre a primeira dedução. Da mesma forma, você pode configurar quando interromper as deduções na folha de pagamento com base na:
|
Recomendações
- Desempenho
- A Workday recomenda criar o número mínimo de rendimentos e deduções para otimizar o desempenho.Para maximizar o desempenho, defina rendimentos e deduções usando critérios precisos para agilizar o processamento da folha de pagamento. Use critérios de elegibilidade específicos para que o Workday execute cálculos apenas para trabalhadores e grupos de pagamento e de benefícios aplicáveis.
- Critérios de seleção
- Para evitar possíveis disparidades no cálculo, a Workday recomenda que você use os mesmos critérios de seleção quando criar regras que:
- Inscrevem os trabalhadores em um plano no Workday Benefits.
- Calculem as contribuições do trabalhador no Workday Payroll.
- Global Payroll e Benefits
- A Workday recomenda que você use o Workday Benefits para integração com o Workday Payroll.Os clientes do Workday Payroll para o Reino Unido que não tenham uma licença para usar o Workday Benefits podem usar recursos limitados de benefícios para ajudar na definição da inscrição automática de previdência no Reino Unido.Se você está calculando a folha de pagamento com o Workday Payroll for France, a Workday recomenda o uso de tabelas de consulta avançada para armazenar taxas de benefícios que atendem aos requisitos do plano.
- Contas poupança de saúde (HSA) e de despesas
- Para simplificar a experiência de inscrição e as configurações de dedução para planos de recuperação de conta poupança de saúde (HSA), a Workday recomenda que os empregadores criem um plano separado para cada uma destas faixas etárias:
- Trabalhadores com menos de 55 anos
- Trabalhadores com 55 anos ou mais
- Se você usa uma programação de deduções diferente da frequência de pagamento, use ambas as programações, substituta e personalizada, no Payroll para garantir deduções corretas. Exemplo: você usa uma programação de pagamento a cada duas semanas para 26 cheques de pagamento em um ano, mas recolhe deduções da conta poupança de saúde (HSA) e de despesas duas vezes por mês.
- Rendimentos e deduções de benefícios
- A Workday recomenda que você evite remover um plano de benefícios dos rendimentos e deduções. Essas alterações podem resultar no pagamento a mais ou a menos de deduções anteriores ou em uma dedução de quantia total. Em vez disso, remova o plano de benefícios do ano do plano.Exemplo: você remove um plano de benefícios antigo da dedução e adiciona o novo plano. Quando você executa cálculos retroativos, o Workday recalcula e tenta anular todas as deduções anteriores do trabalhador, resultando em valores de cálculo incorretos.
- Considere omitir os planos de conta poupança de saúde (HSA) e de despesas dos cálculos retroativos. Cálculos retroativos indesejados podem ocorrer após alterações de plano ou quando um trabalhador atinge sua meta anual.
- Evite usar planos de benefícios marcados comNão usar. Os administradores de benefícios podem marcar planos com este rótulo para ocultar planos de benefícios obsoletos com base em uma data de vigência. A lista de opçõesPlano de benefíciosé exibida na guiaSem data de vigênciapara estas tarefas:
- Criar dedução
- Criar crédito
- O Workday anexa a data de vigência dos planos de benefícios com data futura ao rótuloNão usar.
Requisitos
Defina seus planos de benefícios antes de criar os rendimentos e deduções associados.
Se estiver gerenciando geração de relatórios DSN, forneça o número da apólice coletiva no plano de benefícios e a ID do provedor.
Limitações
- O Workday Payroll não tem suporte para a definição de datas de vigência para deduções e rendimentos. Em vez disso, o Workday Benefits permite que você registre uma data de vigência entre os planos de benefícios e as deduções e rendimentos.
- Para evitar o processamento de um cálculo retroativo da folha de pagamento, você pode tornar os planos indisponíveis para os trabalhadores após uma determinada data usando:
- Regras de elegibilidade para benefícios
- Definições de ano do plano
- O Workday Payroll para o Reino Unido não oferece inscrição automática de previdência em períodos de pagamento anteriores. Se precisar executar a folha de pagamento em atraso, você poderá desativar o recurso de inscrição automática de previdência ou monitorar o processo e fazer os ajustes necessários.
- O Workday Payroll for Australia não oferece suporte ao plano de previdência complementar configurado com o Workday Benefits.
Definição do locatário
Para determinar o limite permitido para contribuições em folha de pagamento acumuladas no ano, você pode selecionar uma opção de alvo de cobertura de conta poupança de saúde (HSA) adicional na tarefa
Editar definição de locatário - HCM
. Essa opção também permite que você configure no Workday Payroll os limites de cobertura individual ou familiar do imposto de renda (IRS) para o alvo de cobertura adicional.Segurança
Domínios | Considerações |
|---|---|
Manage: Benefits for Organizations na área funcional Benefits. | Permite criar grupos de benefícios. |
Set Up: Benefits na área funcional Benefits. | Permite criar planos de benefícios e definir a inscrição. |
Set Up: Payroll (Calculations - Payroll Specific) na área funcional Core Payroll. | Permite criar e modificar rendimentos e deduções. |
Set Up: Tenant Setup - HCM na área funcional Systems. | Permite habilitar o aplicativo Benefits para dispositivos móveis e configurar as opções de locatário. |
Você pode permitir que o administrador e o parceiro de benefícios visualizem deduções do plano de benefícios para trabalhadores. Você pode aplicar segurança segmentada a relatórios personalizados com base nestas fontes de dados segmentadas:
- Earning/Deduction Payroll Balances for Organization
- Earning/Deduction Payroll Balances for Worker
- Earning/Deduction Payroll Results for Organization (As of Sub Period End Date)
- Earning/Deduction Payroll Results for Organization, Worker, Period and Date Range (As of Sub Period End Date)
- Earning/Deduction Payroll Results for Worker (As of Sub Period End Date)
Processos de negócios
Processos de negócios | Considerações |
|---|---|
Alterar benefícios
| Adicione como etapa a outros processos de negócios, como Alterar cargo ou Desligamento . Inicia o processo de negócios Alterar benefícios para evento de qualificação , que usa a regras de condição Se houver um impacto nos benefícios do colaborador para determinar se um evento de benefício deve ser criado. |
Alterar benefícios para evento de qualificação
| Permite que os usuários alterem os benefícios para eventos de qualificação, incluindo nascimentos, divórcio e promoção. |
Alterar benefícios da inscrição aberta
| Permite abrir inscrições para benefícios. Você pode adicionar worklets relacionados à etapa com a ação relacionada Processo de negócios> Manter worklets relacionados à etapa na tarefa Alterar benefícios da inscrição aberta . |
Alterar cargo
| Permite que você altere para a posição de um trabalhador, como uma promoção ou transferência, o que pode afetar seus benefícios. Você pode adicionar uma etapa para iniciar o processo de negócios Alterar benefícios para evento de qualificação para iniciar um evento de benefícios. |
Geração de relatórios
Relatórios | Considerações |
|---|---|
Todas as deduções
Todos os rendimentos | Use esses relatórios para verificar configurações de componente de pagamento, como a que plano de benefícios o componente de pagamento faz referência. |
Elegibilidade para benefícios por grupo de benefícios
| Use esse relatório para visualizar grupos de benefícios com datas futuras. |
Contribuições de benefícios do DSN por estabelecimento | Use esse relatório para comparar os valores de benefícios agregados por plano de benefícios e população com os valores agregados da folha de pagamento (somente para relatórios de Déclaration Sociale Nominative (DSN) da folha de pagamento francesa). |
Visualizar resultados da regra de elegibilidade para benefícios
| Use esse relatório para determinar por que alguém atende ou não a uma regra de elegibilidade. Pode ser útil ao solucionar problemas com deduções e créditos. |
Visualizar auditoria de trabalhadores em vários grupos de benefícios
| Use essa tarefa com uma data de vigência para garantir que os colaboradores sejam elegíveis para apenas um grupo de benefícios. Pode ser útil ao solucionar problemas com deduções e créditos. |
Integrações
Integração | Considerações |
|---|---|
Cloud Connect for Benefits
| O Workday oferece modelos de integração para provedores de benefícios por meio do Cloud Connect for Benefits (CCB). |
Change Benefits
| Esse serviço Web carrega as seleções de benefícios e planos de previdência dos trabalhadores. |
Fazer inscrição em planos de previdência
| Esse serviço Web carrega as seleções de plano de previdência dos trabalhadores. Ele inscreve trabalhadores, atualiza as seleções existentes e transporta seleções anteriores, a menos que elas sejam explicitamente alteradas. |
Relações e interações
Interação | Consideração |
|---|---|
Ausências | Quando você configura planos de ausências para rastrear saldos em Gestão de ausências, pode obter as unidades para ausências aprovadas como parte dos cálculos de rendimentos e deduções. Use cálculos relacionados ao componente de ausências (ACRCs) para associar planos de ausências a rendimentos e deduções. Certifique-se de mapear todos os planos de ausências que possam afetar a folha de pagamento, os rendimentos ou as deduções de benefícios. |
Alocação de pessoal e remuneração no HCM | Forneça dados relacionados ao trabalhador e ao cargo para processamento de folha de pagamento e benefícios, como:
|
A Workday oferece um Touchpoints Kit com recursos para ajudar você a entender as relações entre as configurações em seu locatário. Saiba mais sobre o Workday Touchpoints Kit no Workday Community.