Conceito: etapa de participação compartilhada

As etapas de participação compartilhada permitem que participantes específicos executem ações em uma etapa do processo de negócios sem mover o processo de negócios para a próxima etapa. Somente funções com acesso à ação do controlador na política de segurança do processo de negócios podem mover o processo de negócios para a próxima etapa. As etapas de participação compartilhada também permitem uma melhor colaboração entre os participantes para tipos de processo de negócios que têm essa funcionalidade habilitada.

A função atribuída à etapa de participação compartilhada (o controlador) na definição de processo de negócios executa o evento de controle do participante. Cada participante executa um evento de detalhes do participante.

Quando uma etapa de participação compartilhada é iniciada, os participantes são notificados sobre seu envolvimento no processo de negócios. Dependendo da função de cada participante, pode ser solicitado que eles executem ações específicas. Cada uma dessas ações é um evento de detalhes do participante. No entanto, a conclusão de um ou todos os eventos de detalhes do participante não avança o processo de negócios para a próxima etapa. O controlador deve enviar o evento de controle de participante para mover o processo de negócios para a próxima etapa.

Você pode adicionar uma etapa de participação compartilhada a uma definição de processo de negócios somente se o Workday tiver configurado pelo menos uma ação permitida para esse tipo de processo de negócios, a fim de habilitar o fluxo de trabalho com base em participantes. Quando você adiciona uma etapa de participação compartilhada a uma definição de processo de negócios:

Depois de salvar uma definição de processo de negócios que contém uma etapa de participação compartilhada, clique em

Configurar participação

para selecionar:

A
data de vigência
. A data de vigência por padrão é a data atual.
O
fuso horário
. O fuso horário por padrão é o fuso horário atual do usuário.
Você só pode inserir um fuso horário se selecionar a opção
Fuso horário para Configuração de processo de negócios
na tarefa
Editar definição de locatário - Sistema
.
Se você inserir a data atual no fuso horário especificado, as alterações entram em vigor imediatamente. Usuários em outros fusos horários veem as alterações imediatamente.
Se você inserir uma data futura no fuso horário especificado, as alterações entrarão em vigor à meia-noite da data especificada no fuso horário especificado. Os usuários em outros fusos horários veem as alterações na data e hora correspondentes de seus fusos horários.
Se você inserir uma data no passado no fuso horário especificado, as alterações entrarão em vigor às 23:59:59 da data especificada no fuso horário especificado. Os usuários em outros fusos horários veem as alterações na data e hora correspondentes de seus fusos horários.
O
tipo de organização a ser usado
.
Essa opção não estará disponível se:
O Workday não especificou um tipo de Organização para as etapas de participação compartilhada.
Não são permitidas organizações personalizadas.
O
Grupo
de segurança de participantes que executam os eventos de detalhes do participante. A lista de opções exibe apenas grupos com permissões Modificar na política de segurança do Domínio do
participante
, configurado pelo Workday para esse tipo de processo de negócios.
Essa opção não estará disponível se:
O Workday não especificou um tipo de Organização para as etapas de participação compartilhada.
Não são permitidas organizações personalizadas.

Você também pode:

Especifique que todos os participantes que atendem a esses critérios devem concluir o evento de detalhes do participante.
Adicionar um rótulo substituto de etapa que é exibido nos itens de Minhas tarefas dos participantes.

Em

Atraso na etapa de detalhes do participante

, você pode selecionar para eventos de detalhes do participante:

Um campo de relatório no qual o
atraso é baseado em
.
Um
atraso calculado adicional
.

Se você copia uma definição de processo de negócios que contém uma etapa de participação compartilhada, o Workday também copia a configuração do participante dessa etapa.

Se você altera uma etapa de participação compartilhada para outro tipo de etapa (como uma etapa

de Ação

ou

de Aprovação

), o Workday exclui a configuração do participante dessa etapa.

Você pode usar a tarefa

Manter notificações do sistema

na guia

Notificações

da definição de processo de negócios para desabilitar as notificações do sistema nas etapas de participação compartilhada. Isso evita que o Workday envie notificações do sistema para o controlador ou os participantes. O Workday exibe notificações associadas a um evento de detalhes do participante no Registro de processo completo desse evento de detalhes do participante, não no evento de controle do participante.

Você pode configurar etapas de participação compartilhada para ter datas de vigência futuras e aplicar regras de condição a etapas de participação compartilhada.

Você pode configurar o texto de ajuda em uma etapa de participação compartilhada. Você pode:

Selecione
Processo de negócios
Manter texto de ajuda
como uma ação relacionada na definição de processo de negócios.
Selecione
Processo de negócios
Manter texto de ajuda da etapa
como uma ação relacionada na etapa de participação compartilhada.

Você pode especificar se quer que um texto de ajuda seja exibido no evento de controle ou de detalhes do participante e definir um texto de ajuda diferente para o controlador e os participantes.

O controlador pode usar a delegação de Minhas tarefas para delegar o evento de controle de participante a outro usuário de acordo com as configurações de delegação de locatário dele. Acesse a tarefa

Gerenciar delegações

para selecionar um delegado e configurar a delegação. O Workday envia uma notificação do sistema ao delegado para que ele saiba que está atuando em nome do delegante.

O controlador também pode:

Envie
a etapa e avance o processo de negócios, mesmo que todos os eventos de detalhes do participante não tenham sido enviados.
O estado das tarefas que não foram enviadas é mostrado como Avançado manualmente na guia
Detalhes
dos eventos, e cada tarefa é removida das Minhas tarefas do participante.
Cancele
a etapa. Todos os eventos de detalhes do participante são cancelados, incluindo as tarefas que são enviadas.
O estado de cada tarefa é mostrado como Cancelado na guia
Detalhes
do evento, e cada tarefa é removida de Minhas tarefas do participante.
Avançar
um evento de detalhes do participante que não foi enviado.
O estado da tarefa é mostrado como Avançado manualmente na guia
Detalhes
do evento. E a tarefa é removida de Minhas tarefas do participante.

Membros de grupos de segurança com permissão para

Reatribuir tarefas

na política de segurança de processo de negócios podem reatribuir eventos de detalhes do participante para usuários a quem eles têm suporte. Os administradores de processos de negócios também podem usar

a opção Reatribuir tarefas

para reatribuir eventos de detalhes do participante em nome de outros usuários.

Os participantes de uma etapa de participação compartilhada podem usar o ícone de engrenagem no item Minhas tarefas para:

Delegue um evento de detalhes do participante a outro usuário de acordo com as configurações de delegação de locatário dele. O Workday envia uma notificação do sistema ao delegado para que ele saiba que está atuando em nome do delegante.
Atribua novamente a tarefa a outros usuários no grupo de segurança configurado para a etapa de participação compartilhada. Os destinatários de uma tarefa reatribuída recebem a tarefa em Minhas tarefas. No entanto, eles só podem ver outros participantes que estão contextualmente protegidos para visualizar.

Depois que um participante de uma etapa de participação compartilhada envia um evento de detalhes do participante, o evento é exibido na guia

Arquivo

de Minhas tarefas do participante. Quando selecionada, o Workday exibe uma visualização detalhada do evento de detalhes do participante.

Se o controlador ou outro usuário avança um evento de detalhes do participante ou envia o evento de controle do participante:

Todos os participantes podem visualizar o evento de detalhes do participante na guia
Arquivo
em Minhas tarefas.
O controlador não pode visualizar o evento de detalhes do participante avançado da guia
Arquivo
em Minhas tarefas.

Se uma definição de processo de negócios contém uma etapa de participação compartilhada e você habilita a opção

Desabilitar comentários

na política de segurança do processo de negócios:

O Workday suprime os comentários na barra de ferramentas de processo de negócios quando você envia a etapa de participação compartilhada ou quaisquer eventos de detalhes do participante.
O Workday não suprime os comentários do fluxo de atividades para eventos de detalhes do participante.

Quando a configuração

Desabilitar comentários

é diferente na tarefa

Editar definição de locatário - Processos de negócios

e na política de segurança do processo de negócios, o Workday respeita a alteração de configuração mais recente feita na tarefa

Editar definição de locatário - Processos de negócios

ou na política de segurança do processo de negócios. .

Exemplo: em 2020-05-16, você acessa a tarefa

Editar definição de locatário - Processos de negócios

e desmarca a caixa de seleção

Desabilitar comentários

. Em 2020-06-15, você acessa a política de segurança do processo de negócios e marca a caixa de seleção

Desabilitar comentários

. Em seguida, em 2020-06-20, você edita um campo na tarefa

Editar definição de locatário - Processos de negócios

. O Workday respeitará a configuração

Desabilitar comentários

na tarefa

Editar definição de locatário - Processos de negócios

porque essa tarefa foi atualizada mais recentemente. Isso significa que a desabilitação de comentários não estará habilitada.

Quando você faz alterações na tarefa

Editar definição de locatário - Processos de negócios

, a trilha de auditoria da política de segurança do processo de negócios não exibe as alterações feitas na tarefa

Editar definição de locatário - Processos de negócios

. Da mesma forma, quando você faz alterações na política de segurança do processo de negócios, a trilha de auditoria

Editar definição de locatário - Processos de negócios

não exibe as alterações feitas na política de segurança do processo de negócios.

A Workday recomenda que você revise a tarefa

Editar definição de locatário - Processos de negócios

e as trilhas de auditoria da política de segurança do processo de negócios para que possa ver todas as alterações feitas nessas configurações.