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Documentação
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Administrator Guide
Última atualização: 2023-06-23
Definir compartilhamento com grupos para o Drive

Definir compartilhamento com grupos para o Drive

  • Segurança: domínio
    Drive Administrator
     na área funcional System.
  • Para cada grupo de segurança com o qual você quer compartilhar itens, certifique-se de que o grupo esteja em:
    • O domínio Drive.
    • O domínio do tipo de item que você quer compartilhar. Por exemplo, se você quer compartilhar pastas de trabalho do Worksheets com um grupo de segurança, o grupo de segurança deve ter permissões de acesso para o domínio Worksheets.
Você pode permitir que os usuários de autoatendimento compartilhem itens de tipos específicos com um ou mais grupos de segurança. Um usuário pode compartilhar itens desse tipo com o grupo, mesmo que o usuário que compartilha o item não seja membro do grupo.
Se você decidir não configurar o compartilhamento com grupos, a opção não será exibida na caixa de diálogo Compartilhar. O Drive continuará permitindo o compartilhamento somente com pessoas físicas e usando um link/URL.
A tabela a seguir identifica os tipos de item e os grupos de segurança com os quais você pode compartilhar. Tenha em mente que, embora o Drive em si não permita o compartilhamento com grupos de segurança com restrição, algumas integrações de aplicativos do Drive permitem o compartilhamento com grupos com restrição. Nesse caso, o grupo é exibido na lista selecionável de grupos de segurança. Exemplo: o Worksheets não permite o compartilhamento com grupos de segurança com restrição, mas alguns aplicativos que integram o Worksheets ao fluxo de trabalho permitem isso.
Você pode configurar:
  • Grupos com base em funções, se atenderem às restrições definidas na tabela.
  • Grupos públicos para todos os tipos de item, exceto modelos de documento e modelos de notificação, se atenderem às restrições definidas na tabela.
O Drive não tem suporte para compartilhamento com grupos de segurança de interseção.
Tipo de item
Grupo de segurança
Discovery Board
Qualquer grupo de segurança no sistema.
Para compartilhar com a permissão Visualizar, o grupo deve ter acesso a pelo menos uma fonte de dados usada no painel.
Para compartilhar com a permissão Editar, o grupo deve ter acesso Modificar ao
domínio Discovery Board: Create
 .
Modelo de documento
Qualquer grupo irrestrito adicionado à política de segurança para o domínio Docs.
Arquivo
Qualquer grupo irrestrito adicionado à política de segurança para o domínio Drive.
Pasta
Qualquer grupo irrestrito adicionado à política de segurança para o domínio Drive.
Mídia
Qualquer grupo irrestrito adicionado à política de segurança para o domínio Drive.
Modelo de notificação
Qualquer grupo irrestrito adicionado à política de segurança para o domínio Notification Designer.
Apresentação
Qualquer grupo irrestrito adicionado à política de segurança do domínio Slides.
Pasta de trabalho
Qualquer grupo irrestrito adicionado à política de segurança para o domínio Worksheets.
Considerações para a configuração:
  • Instrua seus usuários de autoatendimento sobre quando o compartilhamento em grupos é apropriado.
  • Quando configurar grupos para compartilhamento, certifique-se de que todos os membros do grupo tenham conhecimento de sua própria associação ao grupo e de que estão familiarizados com quem está no grupo.
  • Se você está criando grupos de segurança para configurar o compartilhamento de grupos, forneça a eles nomes significativos que sejam compreensíveis pelos usuários de autoatendimento.
  • Se você usou um grupo grande como Todos os trabalhadores para conceder acesso a uma candidatura, considere adicionar grupos menores para atender às suas necessidades de casos de uso de compartilhamento de grupos. Exemplo: em vez de selecionar a habilitação do compartilhamento para o grupo de segurança Todos os trabalhadores, você pode querer limitá-lo ao grupo Recrutadores.
  1. Acesse a tarefa
    Configurar compartilhamento com grupos no Drive
     .
  2. (Opcional) Marque a caixa de seleção
    Somente administradores podem compartilhar dados em grupo
     .
    Quando selecionada, a configuração que você define no restante dessas etapas se aplica apenas aos administradores do Drive. A pesquisa de compartilhamento com grupos não estará visível para os usuários de autoatendimento.
    Se você limita o compartilhamento com grupos a administradores:
    • Somente administradores do Drive com acesso de edição ou superior a um item do Drive podem compartilhá-lo com um grupo de segurança.
    • Os usuários de autoatendimento não verão a opção
      Compartilhar com grupo
       na caixa de diálogo Compartilhar.
    • Os usuários de autoatendimento podem ser os destinatários de itens compartilhados de grupo e podem ver quais itens foram compartilhados com eles como parte de um grupo, mas não podem modificar ou remover suas permissões de compartilhamento.
  3. Adicione cada tipo de item que você quer que possa ser compartilhado com um grupo de segurança e selecione com quais grupos os itens podem ser compartilhados.
    Por padrão, depois que você seleciona o tipo de item, todos os grupos de segurança com permissão de acesso para esse tipo de item são exibidos automaticamente. Exclua todos os grupos de segurança com os quais você não quer que os usuários compartilhem.
    O tipo de item Arquivo está associado a qualquer tipo de arquivo que não se enquadre em uma categoria mais especializada no Drive. em outras palavras, esses são os tipos de arquivo que você habilita no Workday usando a tarefa
    Editar definição de locatário - Sistema
     , na seção
    Instruções de definição de tipo de arquivo
     . Quando você habilita o compartilhamento com grupos para o tipo de item Arquivo, também habilita o compartilhamento com grupos para todos esses tipos de arquivo.
    Para o tipo de item Pasta, se você habilita o compartilhamento com grupos e um usuário compartilha uma pasta com um grupo, as permissões são propagadas para os arquivos na pasta, quer o tipo de arquivo individual tenha sido habilitado ou não para compartilhamento com grupos. Exemplo: os arquivos de mídia em uma pasta compartilhada herdam permissões com base na configuração da pasta compartilhada, mesmo que o tipo de arquivo de mídia não esteja habilitado especificamente para compartilhamento com grupos.
Os usuários de autoatendimento veem estas alterações na interface de usuário depois que você habilita o compartilhamento com grupos, caso você não o tenha limitado a administradores:
  • Qualquer usuário do Drive verá a seção
    Compartilhar com grupos
     da caixa de diálogo
    Compartilhar
     quando optar por compartilhar um item do Drive.
  • Os usuários do Drive podem começar a digitar um nome de grupo no campo
    Compartilhar com grupos
     para ver com quais grupos eles podem compartilhar.
  • Os usuários do Drive podem visualizar e gerenciar quais grupos têm acesso (e o nível de acesso) a um item compartilhado com o grupo na guia
    Quem tem acesso
     da caixa de diálogo
    Compartilhar
     .
  • Quando um usuário ganha ou perde a associação a um grupo, ele automaticamente ganha ou perde o acesso aos itens que alguém compartilhou com esse grupo.
  • Ao contrário do compartilhamento com usuários individuais, quando você compartilha um item com um grupo, o Workday não envia notificações. Você pode notificar as pessoas de que compartilhou um item com elas. Exemplo: se você compartilhou uma pasta de trabalho do Worksheets com um grupo, pode enviar um e-mail contendo um link.