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Última atualização: 2023-06-23
Criar e publicar modelos de documentos

Criar e publicar modelos de documentos

Segurança: estes domínios na área funcional System:
  • Drive
  • Docs
  • Biblioteca de documentos
Tenha em mente estas considerações quando criar e publicar modelos:
  • O Docs não oferece suporte à conversão automatizada de modelos com base em blocos de texto no formato de modelo Docs.
  • O Docs não oferece suporte à opção de conteúdo reutilizável entre modelos. Exemplo: se o mesmo conteúdo estiver em dois modelos, você precisará atualizá-lo em ambos.
  • Se você quer compartilhar automaticamente um modelo de documentos com um conjunto de usuários, pode compartilhar uma pasta no Drive com usuários individuais ou com um grupo de segurança e colocar o novo modelo nessa pasta.
  • O Docs não tem suporte para a publicação automática em uma data futura. Se você quer reter suas alterações até uma data especificada, precisa publicar manualmente nessa data.
  • O Docs não oferece suporte à edição ou publicação simultânea de modelos por mais de um usuário.
  • O Docs não tem suporte para formatação de idioma da direita para a esquerda (RTL).
  • Quando você cria um novo modelo, ele fica disponível para configuração de acordo com o processo de negócios, mesmo que você ainda não o tenha publicado. Até que você o publique, o documento gerado a partir dele ficará em branco. Recomendamos não configurar um modelo para um processo de negócios até que você o publique.
  • Se você carregar um arquivo de modelo baixado anteriormente, certifique-se de publicá-lo antes de configurá-lo para o processo de negócios.
  1. No Drive, selecione
    Novo
     >
    Modelo de documento
     e nomeie o modelo.
    Para DocuSign, você deve usar um nome com menos de 100 caracteres. No Adobe Sign, os nomes não podem conter caracteres especiais, como o e comercial.
    Quando aplicável, o Workday Docs define automaticamente os rresultante ddocumento eexpiração odeslocado para 10 anos; atualmente esse valor não pode ser editado.
  2. Selecione uma fonte.
    O sorigem é o tipo de processo de negócios que usa a etapa
    Gerar documento
    para o documento . Exemplo: o tipo de processo de negócios
    Oferta
    pode ser um ssource.
  3. Selecione uma categoria.
    As categorias permitem que você organize e gerencie diferentes tipos de documentos associados aos trabalhadores ou a outros objetos no Workday. Você pode usar grupos de segurança com base em segmentos para restringir as categorias de documento. que exibir na lista de opções.
  4. (Opcional) Selecionar
    Idioma
    Adicionar idioma
    , para adicionar idioma base.
    Quando vocêcria o modelo, o Workday Docs define o idioma base como o inglês. Anulas instâncias em novos idiomas uso o conteúdo em inglês como ponto de partida para seu modelo traduzido.
    Quandovocê salva a alteração no idioma base, todas as novas instâncias de idioma que você cria a partir do modelo de idioma base copiam o novo conteúdo do idioma base.
    As instâncias existentes nos idiomas do modelo mantêm o mesmo conteúdo.
    Recomendamos que você faça qualquer alteração no idioma base como uma ação separada na caixa de diálogo Idiomas da adição de novas instâncias de idioma. Se você abre a caixa de diálogo Idiomas, altera o idioma base, adiciona idiomas e salva, os novos idiomas herdam o conteúdo do idioma base anterior e não do que você acabou de selecionar.
  5. Adicione conteúdo ao modelo.
    Inicialmente, o modelo está em um estado não publicado.
    A
    Publicado
    ou
    Alterações não publicadas
     O indicador é exibido na parte superior do modelo para indicar o status do conteúdo.
  6. (Opcional) Adicionar novo instâncias de idiomas para o modelo clicando em
    Idioma
    Adicionar idioma
    .
    Quando você cria uma instância de idioma, o Docs copia o conteúdo existente do idioma base para a nova instância. Em seguida, você usa esse conteúdo como um guia e o substitui manualmente pelo conteúdo no idioma desejado.
    O conteúdo traduzido em cabeçalhos e rodapés é criado e gerenciado da mesma forma que o conteúdo do modelo é criado. Cada idioma tem cabeçalhos e rodapés separados.
    As instâncias de idiomas não têm nenhum requisito de idioma específico. o nome do idioma é simplesmente um identificador que ajuda você a rastrear as instâncias de diferentes idiomas no modelo.
    Se um documento gerado é enviado a um usuário cujo idioma preferencial não corresponde a nenhuma das instâncias de idioma definidas, o Workday envia a esse usuário o documento no idioma base.
  7. Clique em
    Publicar
     para ativar o conteúdo atual no modelo.
    Quando você publica o modelo, os processos de negócios passam a usar o modelo atualizado quando geram documentos.
    Quando você clica em
    Publicar
    , se há algum erro no modelo:
    • Um ponto vermelho é exibido ao lado de um idioma na lista suspensa do editor de texto e na lista suspensa de cabeçalhos/rodapés se a instância do idioma contém um ou mais erros em campos de dados, regras de condição ou imagens.
    • Uma borda vermelha é exibida ao redor da lista suspensa do editor de texto e da lista suspensa de cabeçalhos/rodapés se algum idioma tiver erro. A borda vermelha é exibida até que você corrija todos os erros em todas as instâncias de idioma.
    • Uma faixa vermelha e uma caixa de seleção são exibidas no painel de regra de condição ou de campo de dados, permitindo que você exiba somente as regras ou campos com erros.
  8. Faça alterações adicionais no modelo, conforme necessário. Assim que você faz uma alteração, o estado dela muda para Não publicado e o indicador laranja
    Alterações não publicadas
     é exibido na parte superior do modelo. As alterações do seu modelo não são usadas no processo de negócios até que você clique em
    Publicar
     para ativá-las.