Criar e publicar modelos de documentos
Segurança: estes domínios na área funcional System:
- Drive
- Docs
- Biblioteca de documentos
Tenha em mente estas considerações quando criar e publicar modelos:
- Se você quer compartilhar automaticamente um modelo de documentos com um conjunto de usuários, pode compartilhar uma pasta no Drive com usuários individuais ou com um grupo de segurança e colocar o novo modelo nessa pasta.
- O Docs não tem suporte para publicação automática em uma data futura. Se você quer reter suas alterações até uma data especificada, precisa publicar manualmente nessa data.
- O Docs não oferece suporte à edição ou publicação simultânea de modelos por mais de um usuário.
- O Docs não tem suporte para formatação de idioma da direita para a esquerda (RTL) .
- Quando você cria um novo modelo, ele fica disponível para configuração do processo de negócios, mesmo que você ainda não o tenha publicado. Até você o publicar, o documento gerado a partir dele ficará em branco. Recomendamos não configurar um modelo para um processo de negócios até sua publicação.
- Se você upload um arquivo de modelo baixado anteriormente, certifique-se de publicá-lo antes de configurá-lo no processo de negócios.
- Em Drive, selecioneNovo>Modelo de documentoe nomeie o modelo.Para DocuSign, você deve usar um nome com menos de 100 caracteres. No Adobe Sign, os nomes não podem conter caracteres especiais, como o e comercial.
- Selecione uma origem.A origem é o tipo de processo de negócios que usa a etapaGerar documentopara o documento. Exemplo: o tipo de processo de negóciosOfertapode ser uma origem.
- Selecione uma categoria.As categorias permitem que você organize e gerencie diferentes tipos de documentos associados a trabalhadores ou outros objetos no Workday. Você pode usar grupos de segurança com base em segmentos para restringir as categorias de documento que são exibidas na lista de opções.
- (Opcional) Selecione para alterar o idioma base.Quando você cria o modelo, o Workday Docs define o idioma base como o inglês. Todas as novas instâncias de idioma usam o conteúdo em inglês como ponto inicial para seu modelo traduzido.
- Adicione conteúdo ao modelo.O modelo está inicialmente em um estado não publicado. Um indicadorAlteraçõespublicadasou não publicadas é exibido na parte superior do modelo para indicar o status do conteúdo.
- (Opcional) Adicione novas instâncias de idioma para o modelo clicando em .Quando você cria uma instância de idioma , o Docs copia o conteúdo existente no idioma base para a nova instância. Em seguida, você usa esse conteúdo como um guia e o substitui manualmente pelo conteúdo no idioma desejado.Você cria e gerencia o conteúdo traduzido em cabeçalhos e rodapés da mesma maneira que o conteúdo do modelo. Cada idioma tem cabeçalhos e rodapés separados.Se um documento gerado é enviado a um usuário cujo idioma preferencial não corresponde a nenhuma das instâncias de idioma definidas, o Workday envia a esse usuário o documento no idioma base .
- Clique emPublicarpara ativar o conteúdo atual no modelo.Quando você publica o modelo, os processos de negócios passam a usar o modelo atualizado ao gerar documentos.Quando você clica emPublicar, se há algum erro no modelo:
- Um ponto vermelho será exibido ao lado de um idioma na lista suspensa do editor de texto e na lista suspensa Cabeçalhos/Rodapés se a instância de idioma contiver um ou mais erros em campos de dados, regras de condição ou imagens.
- Uma borda vermelho é exibida ao redor da lista suspensa do editor de texto e da lista suspensa de cabeçalhos/rodapés se algum idioma tiver um erro. A borda vermelho é exibida até que você corrija todos os erros em todas as instâncias de idioma.
- Um banner vermelho e uma caixa de seleção são exibidos no painel de regras de condição ou de campos de dados, permitindo que você exiba apenas as regras ou campos com erros.
- Faça alterações adicionais no modelo conforme necessário. Assim que você faz uma alterar em, seu estado muda para Não publicado e o indicador laranjaAlterações não publicadasé exibido na parte superior do modelo. As alterações do seu modelo não são usadas no processo de negócios até que você clique emPublicarpara ativar essas alterações.