Considerações para a definição: Serviços CPQ

Apresentação

O Services Configure, Price, Quote (CPQ) automatiza o processo de cotação para caixa. Ele oferece uma maneira precisa e fácil de repetir para definir o escopo e o preço dos negócios. O Services CPQ aproveita as configurações de tabela de preços de Professional Services Automation (PSA) e de Receita para preencher os dados da grade automaticamente na cotação. Ele permite que você:

Criar cotações com serviços que incluem funções, itens e itens recorrentes, despesas, custos de terceiros e descontos.

Copie e cole valores de ferramentas externas ou insira valores manualmente na grade de cotação.

Faça a estimativa do esforço de serviço em um nível superior ou defina uma estrutura de decomposição do trabalho (WBS) mais granular usando fases ou fases e tarefas.

Adicione taxas por dia ou por hora para funções de cotação.

Cotação para serviços com taxa fixa ou modelos de faturamento de horas e despesas.

Ajustar automaticamente os preços da linha de cotação definindo um valor-alvo específico de Preço, Margem ou Desconto para um serviço ou uma cotação.

Defina catálogos de serviços com serviços, funções e despesas pré-configurados.

Proibir descontos em linhas de função, excluindo-os dos ajustes de serviço.

Defina modelos de documento e gere documentos para cotações dinamicamente.

Visualize ou edite Cotações em diferentes visualizações com base na linha do tempo por semanas, meses, anos de contrato ou visualização resumida.

Visualize uma cotação por período, como semanas, meses, fases, anos de contrato ou resumo. Você também pode visualizá-los por valores, como quantidade, preço, custo ou FTE (equivalente a tempo integral).

Vantagens para a empresa

O Services CPQ simplifica o processo de criação de cotações no Workday a partir de oportunidades e de sua conversão em projetos e contratos com base nas alterações nos detalhes da oportunidade. Ele fornece:

Acesso aos dados de vendas mais recentes e a uma fonte confiável para dados de precificação, recursos e faturamento.

Melhor visibilidade entre SFDC e Workday

Flexibilidade na configuração de várias ofertas de serviços para uma determinada cotação.

Informações oportunas sobre previsão e gestão de recursos.

Criação de cotação mais rápida e precisa com granularidade de preço para atender às suas necessidades de negócios

Maior flexibilidade, permitindo que você faça cotações no Workday sem substituir totalmente suas planilhas existentes.

A capacidade de configurar o Catálogo de serviços, permitindo que você crie cotações mais precisas rapidamente para os serviços repetíveis e reduz o esforço manual envolvido na definição dos mesmos serviços de base, proporcionando padronização.

Processo de geração de documentos automatizado, proporcionando maior eficiência.

Casos de uso

Como especialista em CPQ, você pode:

Crie cotações para serviços que incluem fases, tarefas, funções, itens, despesas, descontos e custos de terceiros com base nas necessidades do cliente.

Copie cotações existentes para criar várias iterações para vários cenários hipotéticos.

Geram e imprimem documentos de cotação e os enviam aos clientes para revisão e negociação.

Crie projetos de oportunidades, projetos, planos de recursos e previsões de recursos a partir da cotação aprovada principal.

Crie contratos de cliente, programações de faturamento e programações de reconhecimento de receita a partir de cotações aprovadas principais com base nas alterações nos detalhes da oportunidade.

Perguntas a considerar

Perguntas	Considerações
Você precisa iterar e criar várias opções de uma cotação?	Você pode copiar cotações dentro de uma oportunidade. O Workday copia todos os detalhes no rascunho de cotação.
Você precisa que as taxas sejam definidas por padrão para as funções do projeto em uma cotação?	Você pode editar e criar planilhas de taxas de faturamento do projeto para preencher os preços unitários de tabela para funções específicas em sua cotação.
Você precisa de custos para preencher a mão de obra e os itens em uma cotação?	Você pode definir a planilha de taxa de custo padrão por empresa para preencher o preço unitário para funções e definir o item de venda como cotável para adicionar custo unitário para itens.
Você precisa registrar e faturar relatórios de despesas do trabalhador em relação ao projeto?	Você pode adicionar linhas de despesas à cotação para horas de projeto faturável e linhas de despesas com uma origem de transação de horas no contrato de cliente.
Você precisa registrar e faturar faturas de fornecedor no projeto?	Você pode adicionar linhas de custos de terceiros à cotação para uma linha de horas e despesas de projetos faturáveis com uma origem de transação de fatura de fornecedor no contrato de cliente.
Você precisa ter aprovações dinâmicas com base nos dados da cotação?	O Workday fornece uma estrutura de processo de negócios configurável para Cotações que você pode definir para incluir aprovações e regras de condição de acordo com as suas necessidades de negócios.
Você precisa criar documentos automaticamente com base nos detalhes da cotação?	Você pode criar modelos de documento a partir de uma configuração de cotação com base nos dados da cotação.

Requisitos

Certifique-se de que:

Você tem os SKUs Workday Projects, Project Billing e Services CPQ.

A integração com a origem de Gestão de relacionamento com o cliente (CRM) existente está definida para sincronizar registros de cliente e de oportunidades.

As worktags obrigatórias se alinham entre cotações, projetos e contratos de cliente.

As validações são alinhadas entre Cotação, Projeto e Contrato de cliente.

Você configurou os processos de negócios necessários. Consulte a seção

Processo de negócios

para obter informações adicionais.

Você configurou a cotação para mapeamento de contrato nas configurações do Services CPQ.

Você definiu Oportunidades, Hierarquias de projetos, Funções do projeto, Planilhas de taxas de faturamento do projeto, Planilhas de taxas de custo padrão do projeto, e Itens de venda, Tabela de preços de itens de venda, Categorias de taxa e Categorias de receita.

Você definiu os Itens de venda como

Cotável

para aplicar por padrão o Custo unitário na linha de item.

Você definiu Fases de projeto e Tarefas de projeto quando cria uma cotação com fases e tarefas.

O modelo de documento está configurado e publicado.

O catálogo de serviços é ativado quando você tem um.

O indicador Permitir colagem de planilhas em cotação é habilitado para copiar dados de cotação de planilha.

Você adicionou a categoria de trecho ao modelo de documento para proteger o conteúdo corretamente no documento de cotação.

Recomendações

Para combinar todos os serviços em um projeto, habilite a opção

Gerenciar vários serviços como um único projeto

nas configurações do Services CPQ.

Para exibir a ID do projeto no nome do projeto, habilite a opção

Incluir ID do projeto no nome do projeto

.

Especifique o tratamento de receitas e o modelo de programação de receita para cada modelo de faturamento e itens de linha de cotação associados para criação de contrato.

Para imprimir o documento de cotação, certifique-se de adicionar as etapas de serviço

Imprimir documentos de cotação em PDF

e

Imprimir documentos de cotação em DocX

no processo de negócios Evento de cotação
.

Recomendamos adicionar o nome do serviço ao início de cada trecho para facilitar a identificação quando ele for recuperado no documento de cotação.

Para adicionar um serviço com base em fase ou tarefa, selecione a opção

Adicionar serviço personalizado

ao criar uma cotação e selecione a opção

Com fases

ou

Com fases e tarefas

.

Para que mais taxas direcionadas sejam usadas como valor por padrão em uma função, configure categorias de taxa e membros da categoria de taxa. Você pode defini-las na Planilha de taxas de faturamento do projeto e, em seguida, selecionar a taxa desejada na função durante a criação de uma cotação para um preço mais específico.

Para incluir subtotais para serviços ou funções em um documento de cotação, crie tabelas com dados repetidos na primeira coluna e um campo numérico ou de moeda na última coluna.

Quando copiar alocações de tarefa e de fase de uma única tabela em uma planilha, certifique-se primeiro de copiar e colar as tarefas e fases para criar a estrutura WBS e, em seguida, copiar e colar as alocações.

Para criar um plano de projeto automaticamente após a aprovação da cotação principal, certifique-se de configurar

Processar plano de projeto a partir do Services CPQ

como uma etapa de serviço no processo de negócios Evento de cotação
.

Para criar um plano de projeto automaticamente após a conversão do projeto de oportunidades em um projeto normal, certifique-se de configurar

Processar plano de projeto do Services CPQ

como uma etapa de serviço no processo de negócios Converter projeto de oportunidades em projeto
.

Limitações

Inicialmente, o Workday cria apenas um recurso não designado (UNR) para um projeto de oportunidades gerado no Services CPQ, mas posteriormente o gestor de projeto pode adicionar vários recursos.

Somente cotações principais aprovadas criam um projeto de oportunidades.

O Workday não cria um Plano de projeto a menos que todos os projetos de oportunidades sejam aprovados, cancelados ou recusados para todos os serviços da cotação.

A duração máxima dos serviços sob cotação é limitada a cinco anos.

A duração da cotação pode ser de no máximo 10 anos.

Você pode adicionar no máximo cinco categorias de taxa para funções.

Você pode copiar e colar no máximo 500 células na grade de cotação.

Copiar uma cotação não copia os atributos posteriores.

Você não pode adicionar valores de despesas e custos de terceiros ao catálogo de serviços. O especialista em vendas precisará inseri-lo quando adicionar o serviço a uma cotação.

Os serviços definidos no catálogo são criados como um serviço

de alto nível

ou

com fases

na cotação. O recurso para criar serviços com tarefas ainda não está disponível no catálogo de serviços.

Depois de configurar uma estimativa de dedicação para o serviço e alocar as horas no serviço, você não pode alterar o tipo

de estimativa de dedicação

.

Nesta visualização de estrutura analítica do trabalho (WBS), você não pode:

Editar ou excluir funções.

Visualize um serviço com base na duração.

Visualize ou aloque itens não relacionados à mão de obra.

Copie os dados de uma planilha e cole-os na cotação. Você só pode fazer isso na visualização

de linha do tempo

e

resumo

.

Na visualização de linha do tempo, você não pode:

Adicione fases ou tarefas. Você deve navegar até a visualização WBS para executar essas ações.

Adicione horas para a mão de obra, a menos que elas já tenham sido alocadas por meio da página WBS para o período determinado.

Definição do locatário

Acesse a lista de opções

Gerador de IDs para cotações

na seção

ID de sequência do documento comercial

, na tarefa

Editar definição de locatário - Finanças

para configurar o gerador de sequências de cotações.

Security

Configure estes domínios de segurança na área funcional Services CPQ:

Domínio	Considerações
Process: Quotes	Acesse esse domínio de segurança para criar, editar e excluir cotações e para visualizar os relatórios relacionados. Tipos de grupo de segurança permitidos: Funções - Empresa Funções - Hierarquia de empresas Funções - Cliente Funções - Projeto Funções - Hierarquia de projetos Grupos sem restrições
Set Up: Quotes	Acesse esse domínio de segurança para definir a funcionalidade de cotação. Tipos de grupo de segurança permitidos: Implementadores Grupos sem restrições
Visualizar: hierarquias de projetos de cotação	Acesse esse domínio de segurança para selecionar hierarquias de projetos quando criar cotações. Tipos de grupo de segurança permitidos: Grupos públicos Funções - Hierarquia de projetos Grupos sem restrições

Processos de negócios

Processo de negócios	Considerações
Evento de oportunidade	Configure para adicionar subprocessos, notificações e aprovações para gerenciar o fluxo de trabalho do projeto e a criação de contratos de cliente com base nas alterações nos detalhes da Oportunidade.
Evento de cotação	Configure para encaminhar cotações para ações de aprovação e recusa. Serviços permitidos: Entrega de documentos Recuperação de documentos Imprimir documentos de cotação em PDF Imprimir documentos de cotação - DocX
Criar projeto do Services CPQ Editar projeto do Services CPQ Linha de plano de recursos do Services CPQ	Configure esses processos de negócios como subprocessos no processo de negócios Evento de cotação para criar projetos de oportunidades e linhas do plano de recursos a partir de uma cotação. Quando os subprocessos são iniciados, o Workday inicia estes processos de negócios: Criar projeto Editar projeto Linha de plano de recursos de projeto Se você tiver regras de condição na etapa de início desses processos de negócios, o Workday as ignorará quando o projeto for criado no Services CPQ. Recomendamos mover as validações para Projeto ou Plano de recursos de projeto na tarefa Manter validações personalizadas ou como regras de condição no processo de negócios Evento de cotação para manter a mesma funcionalidade.
Converter projeto de oportunidades com cotação em projeto Criar contrato de cliente com cotação	Configure esses processos de negócios como subprocessos no processo de negócios Evento de oportunidade para criar contratos de cliente a partir de uma cotação e converter projetos de oportunidades em projetos padrão. Quando os subprocessos são iniciados, o Workday inicia estes processos de negócios: Converter projeto de oportunidades em projeto Evento de contrato de cliente

Geração de relatórios

Relatório ou painel	Considerações
Localizar oportunidades	Visualize as oportunidades com status Em aberto para criar uma cotação.
Relatório de catálogos de serviços com consulta por facetas	Visualize os catálogos de serviços disponíveis por hierarquia de projeto, unidade de negócios, trechos, região e status do catálogo.
Visualizar configuração de cotação	Visualizar, editar e remover modelos de documento.

Sugerimos o uso dessas fontes de dados de relatório para criar relatórios personalizados para relatórios sobre cotações e linhas de cotação:

Cotação

no objeto de negócios: use-a para gerar relatórios contendo cotações e informações de resumo.

Linhas de cotação

: use para gerar relatórios sobre linhas de função e de item incluídas em uma cotação.

Serviços de cotação

: use para relatar serviços em uma cotação.

Configurações de cotação

: use para gerar relatórios sobre várias configurações de cotação, instantâneos, uso, status e modelos de documentos associados.

Integrações

Serviço Web	Considerações
Obter alocações de cotação	Recupera as alocações para todas as funções em vários serviços para a cotação especificada.
Enviar alocações de cotação	Adiciona ou atualiza as alocações de função em serviços para a cotação especificada.
Obter categorias de trecho de documento de cotação	Recupera todas as categorias de trecho.
Inserir categoria de trecho de documento de cotação	Cria, edita ou exclui categorias de trecho.
Solicitar motivos de alteração de cotação	Recupera todos os motivos de alteração de cotação.
Atualizar motivo de alteração de cotação	Cria, edita e exclui motivos de alteração de cotação.
Obter configurações de cotação	Recupera configurações de cotação.
Atualizar configurações de cotação	Cria e atualiza configurações de cotação. Você só pode editar uma configuração se ela não estiver em uso.
Obter serviços e linhas de cotação	Recupera serviços e linhas para a cotação especificada.
Enviar cotação - Serviços e linhas	Cria ou atualiza a cotação, os serviços e as linhas.
Solicitar estruturas de decomposição de trabalho de cotação	Recupera fases e tarefas para os serviços na Estrutura de decomposição do trabalho de cotação.
Enviar estrutura de decomposição do trabalho de cotação	Cria ou atualiza fases e tarefas para os serviços na Estrutura de decomposição de trabalho de cotação.
Obter itens de catálogo de serviços	Recupera todos os itens de catálogo de serviços.
Atualizar item de catálogo de serviços	Cria, edita ou exclui itens do catálogo de serviços.
Obter configurações do Services CPQ	Recupera todos os campos para as configurações por padrão do Services CPQ.
Atualizar configurações do Services CPQ	Cria, atualiza ou exclui todas as configurações por padrão do Services CPQ.
Enviar oportunidade	Cria ou atualiza a oportunidade do cliente.

Relações e interações

Recursos	Considerações
Oportunidade do Salesforce	Quando uma oportunidade tem o status Em aberto , você pode trazê-la para o Workday para criar uma cotação.
Projetos	Depois de aprovar uma cotação principal, o Workday cria um projeto de oportunidades com recursos, plano de recursos e previsão de recursos. O Workday cria uma previsão semanal no nível do projeto. A função de uma cotação é mapeada para um recurso não designado no projeto de oportunidades. Você pode incluir recursos adicionais após a criação inicial de 1 UNR Você não pode editar uma função de projeto, tipo de alocação, data de início e de término e horas estimadas nas linhas do plano de recursos até que a oportunidade tenha um status Fechado. Quando você altera uma cotação de Principal para Não principal , o Workday desativa o projeto de oportunidade associado. O Workday converte o projeto de oportunidades em um projeto padrão quando um subprocesso é configurado no processo de negócios Evento de oportunidade .
Receita	Depois que você altera os detalhes de uma oportunidade, como probabilidade ou status, e cria um projeto a partir da cotação, o Workday cria automaticamente um contrato de cliente e preenche: Categoria de receita da tarefa Manter configurações do Services CPQ . Se você não configurou o mapeamento, a criação do contrato falhará. Modelo de programação de faturamento com base no modelo de preço. Modelo de programação de receita com base no modelo de preço. Worktags no cabeçalho da cotação Data de vigência a partir da data de início da cotação. Quando algum campo obrigatório está ausente na cotação, o Workday cria o contrato no status de rascunho.
Itens de venda	Quando você define um item de venda como Cotável , o Workday disponibiliza esse item para uso durante a criação da cotação.

A Workday oferece um Touchpoints Kit com recursos para ajudar você a entender as relações entre as configurações em seu locatário. Saiba mais sobre o Workday Touchpoints Kit no Workday Community.

Outros impactos

Sem impacto.