Considerações para a definição: Services CPQ

Apresentação

Os serviços de Configurar, preço, cotação (CPQ) automatiza o processo de cotação para caixa. Ele oferece uma maneira precisa e facilmente repetível de acordos de escopo e preço. O Services CPQ usa as configurações de Professional Services Automation (PSA) e de tabela de preços de receita para preencher os dados da grade automaticamente na cotação. que permite:

Criar cotações com serviços que incluem funções, itens e itens recorrentes, despesas, custos de terceiros e descontos.

Copie e cole valores de ferramentas externas ou insira valores manualmente na grade de cotação .

Estimar o esforço de serviço em um nível alto ou definir uma estrutura de detalhamento do trabalho (EAP) mais granular usando fases ou fases e tarefas.

Adicione taxas por dia ou por hora para funções de cotação e defina os requisitos para funções.

Cotação para serviços com taxa fixa ou modelos de faturamento de horas e despesas.

Ajustar automaticamente os preços das linhas de cotação definindo um valor alvo específico de Preço, Margem ou Desconto para um serviço ou uma cotação.

Defina catálogos de serviço com serviços, funções e despesas pré-configurados.

Proibir descontos em linhas de função, excluindo-os dos ajustes de serviço .

Definir modelos de documento e gerar documentos para cotações de forma dinâmica.

Visualize ou editar cotações em diferentes visualizações com base em linha do tempo por semanas, meses, anos de contrato ou visualização resumida.

Visualize uma cotação por período de tempo, como semanas, meses, fases, anos de contrato ou resumo. Você também pode visualizá-las por valores como quantidade, preço, custo ou FTE .

Vantagens para a empresa

O Services CPQ simplifica o processo de criação de cotações no Workday a partir de oportunidades e sua conversão em projetos e contratos com base nas alterações nos detalhes das oportunidades. Ele apresenta:

Acesso aos dados de vendas mais recentes e a uma fonte confiável de dados para precificação, recursos e faturamento.

Melhor visibilidade entre o CRM de terceiros e o Workday.

Flexibilidade na configuração de várias ofertas de serviço para uma determinada cotação.

Insight atual sobre previsão e gestão de recursos.

Criação de cotação mais rápida e precisa com granularidade de preços para atender às suas necessidades de negócios.

Flexibilidade aprimorada, permitindo que você faça cotações no Workday sem substituir totalmente as planilhas existentes.

A conhecimento de configurar o catálogo de serviços, permitindo que você crie cotações mais precisas rapidamente para os serviços repetíveis e reduz o esforço manual envolvido na definição dos mesmos serviços de referência, proporcionando padronização.

Processo de geração automatizada de documentos, proporcionando maior eficiência.

Casos de uso

Como especialista em CPQ, você pode:

Crie cotações para serviços que incluem fases, tarefas, funções, itens, despesas, descontos e custos de terceiros com base nas necessidades do cliente .

Copie cotações existentes para criar várias iterações para vários cenários hipotéticos.

Gerar e imprimir documentos de cotação e enviá-los aos clientes para revisão e negociação.

Crie projetos de oportunidades, projetos, planos de recursos e previsões de recursos a partir de cotações aprovadas principais.

Crie contratos de cliente , programações de faturamento e programações de reconhecimento de receita a partir de cotações aprovadas principais com base nas alterações nos detalhes da oportunidade.

Perguntas a considerar

Perguntas	Considerações
Você precisa iterar e criar várias opções de uma cotação?	Você pode copiar cotações em uma oportunidade. O Workday copia todos os detalhes na cotação de rascunho.
Você precisa que as taxas sejam usadas por padrão para funções de projeto em uma cotação?	Você pode editar e criar planilhas de taxas de faturamento do projeto para preencher os preços unidade de tabela para funções específicas em sua cotação.
Você precisa de custos para preencher a mão de obra e os itens em uma cotação?	Você pode definir a planilha de taxa de custo padrão por empresa para preencher o preço unidade para funções e definir o item de venda como cotável para adicionar custo unitário para itens.
Você precisa registrar e faturar relatórios de despesas do trabalhador em relação ao projeto?	Você pode adicionar linhas de despesa à cotação para uma linha de horas e linha de despesa de projeto faturável com uma origem de horas de transação no contrato de cliente.
Você precisa registrar e faturar faturas de fornecedor no projeto?	Você pode adicionar linhas de custo de terceiros à cotação para uma linha de despesa de projeto faturável com a origem da transação de fatura de fornecedor no contrato de cliente.
Você precisa ter aprovações dinâmicas com base nos dados da cotação?	O Workday fornece uma estrutura de processo de negócios configurável para Cotações que você pode definir para incluir aprovações e regras de condição de acordo com suas necessidades de negócios.
Você precisa criar documentos automaticamente a partir dos detalhes da cotação?	Você pode criar modelos de documento a partir de uma configuração de cotação com base nos dados da cotação.

Requisitos

Certifique-se de que:

Você tem os SKUs Workday Projects, Project Billing e Services CPQ .

A integração com a sua origem de Gestão de relacionamento com o cliente (CRM) existente está definida para sincronizar registros de cliente e de oportunidades.

As worktags necessário se alinham entre cotações, projetos e contratos de cliente .

As validações se alinham entre Cotação, Projeto e Contrato de cliente.

Você configurou os processos de negócios necessários. Consulte a seção

Processo de negócios

para obter informações adicionais.

Você configurou o mapeamento de cotação para contrato nas configurações do Services CPQ .

Você definiu Oportunidades, Hierarquias de projetos, Funções no projeto, Planilhas de taxas de faturamento do projeto, Planilhas de taxas de custo padrão do projeto e Itens de venda, Tabela de preços de itens de venda, categorias de Taxas e Categorias de receita.

Você definiu os itens de venda como

cotáveis

para usar o custo unitário por padrão na linha do item.

Você definiu fases e tarefas de projeto ao criar uma cotação com fases e tarefas.

O modelo de documento foi configurado e publicado.

O catálogo de serviço é ativado quando você tem um.

O indicador Permitir colagem de planilhas em indicador está habilitado para copiar dados de cotação da planilha.

Você adicionou a categoria de trecho ao modelo de documento para ativar o conteúdo adequadamente no documento de cotação.

Recomendações

Para combinar todos os serviços em um projeto, habilite a opção

Gerenciar vários serviços como um único projeto

nas configurações do Services CPQ .

Para exibir a ID de projeto no nome do projeto , habilite a opção

Incluir ID do projeto no nome do projeto

.

Especifique o tratamento de receitas e o modelo de programação de receita para cada modelo de faturamento e itens de linha de cotação associados para a criação de contrato .

Para imprimir o documento de cotação, certifique-se de adicionar as etapas de serviço

Imprimir documentos de cotação em PDF

e

Imprimir documentos de cotação em formato DocX

ao processo de negócios
Evento de cotação
.

Recomendamos adicionar o nome do serviço ao início de cada trecho para facilitar a identificação quando ele é recuperado no documento de cotação.

Para adicionar um serviço com base em fase ou tarefa , selecione a opção

Adicionar serviço personalizado

ao criar uma cotação e selecione a opção

Com fases

ou

Com fases e tarefas

.

Para ter mais taxas direcionadas por padrão em uma função, configure categorias de taxa e membros de categoria de taxa. Você pode defini-los na Planilha de taxas de faturamento do projeto e, em seguida, selecionar a taxa desejada na função durante a criação de cotação por um preço mais específico.

Para incluir subtotais para serviços ou funções em um documento de cotação, crie tabelas com dados repetidos na primeira coluna e um campo numérico ou de moeda na última coluna.

Quando copiar alocações de tarefa e fase de uma única tabela na planilha, certifique-se de primeiro copiar e colar as tarefas e fases para criar a estrutura de estrutura analítica de projetos (EAP) e, em seguida, copiar e colar as alocações.

Para criar um plano de projeto automaticamente após a aprovação da cotação principal, certifique-se de configurar o

processo de plano de projeto do Services CPQ

como uma etapa de serviço no processo de negócios
Evento de cotação
.

Para criar um plano de projeto automaticamente após a conversão do projeto de oportunidades em um projeto normal , certifique-se de configurar

Processar plano de projeto do Services CPQ

como uma etapa de serviço no processo de negócios
Converter projeto de oportunidades em projeto
.

Limitações

Inicialmente, o Workday cria apenas um recurso não designado (UNR) para um projeto de oportunidades gerado pelo Services CPQ , mas posteriormente o gestor do projeto pode adicionar vários recursos.

Somente cotações principais aprovadas criam um projeto de oportunidades.

O Workday não cria um plano de projeto a menos que todos os projetos de oportunidades sejam aprovados, cancelados ou recusados para todos os serviços da cotação.

Limitamos a duração dos serviços em uma cotação a um máximo de 5 anos.

A duração da cotação pode ser no máximo 10 anos.

Você pode adicionar no máximo cinco categorias de taxa para as funções.

Você pode copiar e colar no máximo 500 células na grade de cotação .

Copiar uma cotação não copia atributos posteriores.

Você não pode adicionar valores de despesas e custos de terceiros ao catálogo de serviços. O especialista em vendas precisará inseri-lo quando adicionar o serviço a uma cotação.

Depois que você configura uma estimativa de dedicação para o serviço e aloca as horas no serviço, é possível alterar o tipo

Estimativa de dedicação

.

Nessa visualização de Estrutura de detalhamento do trabalho (EAP), você não pode:

Editam ou excluir funções.

Visualize um serviço com base na duração.

Visualizar ou alocar itens não relacionados à mão de obra.

Copie os dados de uma planilha e cole na cotação. Você só pode fazer isso na visualização

Resumida

e

Linha do tempo

.

Na visualização de linha do tempo, você não pode Adicionar horas à mão de obra, a menos que ela já tenha sido alocada por meio da página de estrutura analítica de projetos para o período temporal determinado.

Definição do locatário

Acesse a lista de lista de opções

Gerador de IDs para cotações

na seção

ID de sequência de documento comercial

, na tarefa

Editar definição de locatário - Finanças

para configurar o gerador de sequências de cotação.

Security

Configure estes domínios de segurança na área funcional Services CPQ :

Domínio	Considerações
Process: Quotes	Acesse esse domínio de segurança para criar, editar e excluir cotações, bem como para visualizar os relatórios relacionados. Tipos de grupo de segurança permitidos: Funções - Empresa Funções - Hierarquia de empresas Funções - Cliente Funções - Projeto Funções - Hierarquia de projetos Grupos sem restrições
Set Up: Quotes	Acesse esse domínio de segurança para definir a funcionalidade de cotação. Tipos de grupo de segurança permitidos: Implementadores Grupos sem restrições
View: Quote Project Hierarchies	Acesse esse domínio de segurança para selecionar hierarquias de projeto ao criar cotações. Tipos de grupo de segurança permitidos: Grupos públicos Funções - Hierarquia de projetos Grupos sem restrições
Set Up: Opportunity	Acesse esse domínio para criar, manter status de oportunidade e visualizar relatórios relacionados.

Processos de negócios

Processo de negócios	Considerações
Evento de oportunidade	Configure para adicionar subprocessos, notificações e aprovações para gerenciar o fluxo de trabalho de criação de contratos de projeto e de cliente com base em alterações nos detalhes da Oportunidade.
Evento de cotação	Configure para encaminhar cotações para ações de aprovação e recusa. Serviços permitidos: Entrega de documentos Recuperação de documentos Imprimir documentos de cotação em PDF Imprimir documentos de cotação em formato DocX
Criar projeto no Services CPQ Editar projeto no Services CPQ Linha de plano de recursos do Services CPQ	Configure esses processos de negócios como subprocessos no processo de negócios Evento de cotação para criar projetos de oportunidades e linhas de plano de recursos a partir de uma cotação. Quando os subprocessos são iniciados, o Workday inicia estes processos de negócios: Criar projeto Editar projeto Linha de plano de recursos de projeto Se você tem regras de condição na etapa de início desses processos de negócios, o Workday as ignora quando o projeto é criado no Services CPQ. Recomendamos mover as validações para Projeto ou Plano de recursos do projeto na tarefa Manter validações personalizadas ou como regras de condição no processo de negócios Evento de cotação para manter a mesma funcionalidade.
Converter projeto de oportunidades com cotação em projeto Criar contrato de cliente com cotação	Configure esses processos de negócios como subprocessos no processo de negócios Evento de oportunidade para criar contratos de cliente a partir de uma cotação e converter projetos de oportunidades em projetos padrão. Quando os subprocessos são iniciados, o Workday inicia estes processos de negócios: Converter projeto de oportunidades em projeto Evento de contrato de cliente

Geração de relatórios

Relatório ou painel	Considerações
Localizar oportunidades	Visualize oportunidades com status Em aberto para criar uma cotação.
Relatório de catálogos de serviços com consulta por facetas	Visualize catálogos de serviço disponíveis por hierarquia de projetos, unidade de negócios, trechos, região e status do catálogo.
Visualizar configuração de cotação	Visualizar, editar e remover modelos de documento.

Sugerimos o uso destas fontes de dados de relatório para build relatórios personalizados para geração de relatórios sobre cotações e linhas de cotação:

Cotação

no objeto de negócios: use-a para gerar relatórios sobre cotações e informações resumidas.

Linhas de cotação

: use-a para relatar linhas de função e linhas de item incluídas em uma cotação.

Serviços de cotação

: use-o para gerar relatórios sobre serviços em uma cotação.

Configurações de cotação

: use-a para gerar relatórios sobre várias configurações de cotação, instantâneos, uso, status e modelos de documento associado.

Integrações

Serviço Web	Considerações
Get Quote Allocations	Recupera as alocações para todas as funções em vários serviços para a cotação especificada.
Enviar alocações de cotação	Adiciona ou atualiza as alocações de função em serviços para a cotação especificada.
Get Quote Document Snipper Categories	Recupera todas as categorias de trecho.
Categoria de trecho de documento de cotação	Cria, edita ou exclui categorias de trecho.
Get Quote Change Reasons	Recupera todos os motivos de alterar de cotação.
Put Quote Change Reason	Cria, edita e exclui motivos de alterar de cotação.
Get Quote Configurations	Recupera configurações de cotação.
Put Quote Configurations	Cria e atualiza configurações de cotação. Você só pode editar uma configuração se ela não estiver em uso.
Get Quote Services and Lines	Recupera serviços e linhas para a cotação especificada.
Enviar linhas e serviços de cotação	Cria ou atualiza a cotação, os serviços e as linhas.
Get Quote Work detalhamento de estruturas	Recupera fases e tarefas para os serviços na estrutura de detalhamento do trabalho de cotação.
Enviar estrutura de detalhamento do trabalho de cotação	Cria ou atualiza fases e tarefas para os serviços na estrutura de detalhamento do trabalho de cotação.
Get Services Catalog Items	Recupera todos os itens do catálogo de serviço .
Put Services Catalog Item	Cria, edita ou exclui itens do catálogo de serviço .
Get Services CPQ Settings	Recupera todos os campos para as configurações por padrão do Services CPQ.
Put Services CPQ Settings	Cria, atualiza ou exclui todas as configurações por padrão do Services CPQ.
Enviar oportunidade	Cria ou atualiza a oportunidade do cliente .
Get Opportunity Custom Status Settings	Recupera todos os status personalizados criados pelo usuário para a oportunidade.
Put Opportunity Custom Status Settings	Cria ou atualiza os status da oportunidade personalizada.

Relações e interações

Recursos	Considerações
Salesforce Opportunity	Quando uma oportunidade tem o status Em aberto , você pode trazê-la para o Workday para build uma cotação.
Projetos	Depois de aprovar uma cotação principal, o Workday cria um projeto de oportunidades com recursos, plano de recursos e previsão de recursos. O Workday cria uma previsão semanal no nível do projeto . A função de uma cotação é mapeada para um recurso não designado no projeto de oportunidades. Você pode adicionar recursos adicionais após a criação inicial de 1 UNR Você não pode editar uma função no projeto, tipo de alocação , data de início e data de término e horas estimadas nas linhas de plano de recursos até que a oportunidade tenha o status Fechado. Quando você alterar uma cotação de Principal para Não principal , o Workday desativa o projeto de oportunidades associado . O Workday converte o projeto de oportunidades em um projeto padrão quando um subprocesso é configurado no processo de negócios Evento de oportunidade .
Receita	Depois que você alterar os detalhes de uma oportunidade, como probabilidade ou status, e cria um projeto a partir de uma cotação, o Workday cria automaticamente um contrato de cliente e preenche: Categoria de receita da tarefa Manter configurações do Services CPQ . Se você não configurou o mapeamento, a criação do contrato falhará. Modelo de programação de faturamento com base no modelo de preço. Modelo de programação de receita com base no modelo de preço. Worktags do cabeçalho da cotação. Data de vigência a partir da data de início da cotação. Quando algum campo necessário está ausente na cotação, o Workday cria o contrato no status de rascunho.
Itens de venda	Quando você define um item de venda como Cotável , o Workday disponibiliza esse item para uso durante a criação de cotação.

A Workday oferece um Touchpoints Kit com recursos para ajudar você a entender as relações entre as configurações em seu locatário. Saiba mais sobre o Workday Touchpoints Kit no Workday Community.

Outros impactos

Sem impacto.