Conceito: enviar recibos de despesas por e-mail
Os remetentes de despesas e seus delegados podem enviar recibos de despesas por e-mail para o Workday, agilizando o processo de criação e envio de relatórios de despesas. Em vez de baixar os recibos e carregá-los manualmente, os remetentes de despesas e seus delegados podem enviar os recibos por e-mail e o Workday:
- Criar despesas rápidas com recibos adicionados como anexos.
- Converta os recibos HTML em PDF e anexe-o à despesa rápida.
O Workday oferece suporte a:
- Recibos anexados
- Recibos no corpo do e-mail (HTML)
Se um e-mail contém um recibo no corpo da mensagem e um anexo, o Workday só cria uma despesa rápida para o recibo em anexo.
Se você aceitar o escaneamento de recibo para despesas, o Workday preencherá os valores nestes campos em uma despesa rápida:
- Valor
- Moeda
- Data
- Estabelecimento comercial
Endereço de e-mail do favorecido da despesa
Para enviar recibos por e-mail, os favorecidos do relatório de despesas devem:
- Configure o endereço de e-mail nas Informações de contato do Workday.Um favorecido de despesas pode ter mais de um endereço de e-mail nas informações de contato.
- Usar o endereço de e-mail nas informações de contato do Workday para enviar recibos ao domínio específico.
O Workday usa o endereço de e-mail para corresponder o recibo ao favorecido da despesa e, em seguida, cria a despesa rápida.
Os delegados devem inserir o endereço de e-mail dos favorecidos da despesa no campo CC de um e-mail para criar uma despesa rápida em seu nome. O Workday usa o e-mail do favorecido da despesa e o e-mail do delegado para avaliar o relacionamento do delegado e criar uma despesa rápida para o favorecido da despesa. Se não existir um relacionamento de delegado, o Workday criará uma despesa rápida usando o endereço de e-mail do delegado.
Envio de recibos de despesas por e-mail
A Workday recomenda:
- Evitar vários encaminhamentos no corpo do e-mail (exemplo: FWD: FWD:) para obter melhor precisão do OCR.
- Enviar recibos como anexos ou no corpo do e-mail.
- Envio dos seguintes tipos de arquivo de anexo com suporte para OCR: JPEG, JPG, PNG, WEBP, BMP, PDF, TIFF, TIF, GIF.
Para criar uma despesa rápida, os tipos de arquivo devem atender a estes requisitos de tamanho:
O Workday não é compatível com os seguintes tipos de arquivo: CSS, CSV, ICS, MSG, PGP, PROPERTlies, RPTDESIGN, SVG, TXT, WSDL, WXF, XML, XLS, XLSM, XLSX, XPD, XSL, XSLT, ZIP.
Tipo de arquivo | Tamanho |
|---|---|
PDF | Qualquer tamanho |
PNG ou TIFF | Maior que 40 KB |
Outros arquivos | Maior que 20 KB |
Notificações
Para favorecidos do relatório de despesas, se há erros na criação de uma despesa rápida, o Workday envia uma tarefa para Minha tarefa do favorecido da despesa.
Para delegados, se o Workday não estabelece um relacionamento de delegado, cria uma despesa rápida para o delegado. O delegado receberá uma tarefa em Minhas tarefas.