Conceito: fluxo do processo de transações de cartão de despesas

Sua empresa carrega no Workday o arquivo que contém as transações de cartão de crédito fornecido pelo emissor do cartão de crédito. O administrador revisa as transações de cartão de crédito do arquivo e corrige os erros. Se você usar formatos de arquivo American Express GL1205, os administradores também revisam e corrigem os dados do favorecido da despesa das transações do arquivo de lista de titulares do cartão.

Quando criam relatórios de despesas, os trabalhadores revisam as transações carregadas dos cartões de crédito da empresa e selecionam as transações a serem incluídas no relatório. Os trabalhadores também podem associar worktags às linhas do relatório de despesas, incluindo linhas de cartão de crédito. Quando cria a conta do cartão corporativo, você pode permitir que os trabalhadores adicionem despesas realizadas com cartão de crédito manualmente a relatórios de despesas. Para que a contabilidade seja precisa, quando os trabalhadores adicionam manualmente as despesas do cartão de crédito, a moeda de faturamento usada no Workday obrigatoriamente tem que corresponder a:

Moeda da transação
Moeda de reembolso do relatório de despesas

Depois que são concluídos, os relatórios de despesas são enviados pelos trabalhadores para aprovação. Se um avaliador enviar um relatório de despesas de volta ao autor para revisão, ele precisará editar o relatório de despesas e reenviá-lo para aprovação.

Quando aprovado, o especialista em liquidações liquida o relatório de despesas, mesmo se o valor do reembolso for zero. Em seguida, o departamento de despesas a pagar paga os valores das transações reembolsáveis ao favorecido da despesa, com base na responsabilidade de pagamento que está definida na conta de faturamento do cartão de crédito corporativo.

O Workday fornece controle granular sobre os dados relacionados ao seu cartão de crédito, garantindo que apenas usuários autorizados possam acessar os dados relacionados a:

Contas de faturamento de cartão de crédito corporativo.
Cartões de crédito
Transações de cartão de crédito
Arquivos.

Você pode acessar as transações do cartão de crédito por meio de:

Segurança irrestrita
Uma função em uma empresa associada à conta de faturamento do cartão de crédito.
Uma função em uma empresa associada ao relatório de despesas que contém a transação.
Uma função em uma empresa associada ao favorecido da despesa que é proprietário da transação.
Uma função em uma organização associada às transações de cartões de viagem centralizados.

No entanto, você não poderá visualizar os detalhes das transações de cartão de crédito na tarefa

Criar relatório de despesas para o trabalhador

se não tiver as permissões apropriadas. Você ainda pode adicionar as transações de cartão de crédito e visualizar detalhes em um relatório de despesas.