Conceito: alocações
No Workday Financial Accounting, você pode usar alocações para distribuir valores do livro-razão, geralmente custos, de uma organização para outra com base em uma definição pré-configurada. Você pode alocar os custos dentro da mesma empresa ou entre empresas para gerar alocações intercompanhias. Quando você processa alocações, o Workday calcula e distribui os valores para cada destino. Em seguida, criamos os lançamentos operacionais para registrar as alocações no livro-razão.
Você também pode usar os dados do plano em suas alocações, ajudando a automatizar os lançamentos de fim de mês. ou você pode alocar para um plano de destino, criando modificações de orçamento para ajudar a garantir que os dados do plano sejam replicados em seus valores reais.
Exemplos:
- Uma empresa distribui despesas dasInstalações(como manutenção de edifício e salários de equipes) por todos os centros de custo que usam o espaço e os serviços oferecidos. Usando uma metodologia de base da alocação de metragem quadrada (criada como uma estatística), cada centro de custo compartilha as despesas operacionais das instalações.
- Uma empresa distribui custos de TI por todos os centros de custo com base no headcount nesses centros. Isso inclui os custos registrados por meio de uma alocação, como despesas de instalações.
- Uma empresa aloca despesas de marketing para regiões com base na receita por região. A empresa aloca valores reais e planeja relatórios consistentes.
Fluxo de trabalho de alocações
O diagrama ilustra como as alocações funcionam:
Como contador, quando definir e processar alocações, você trabalha com:
- Definições de alocação:represente cada etapa de uma alocação e defina:
- Quais valores alocar.
- Como alocar esses valores.
- Onde lançar os resultados da alocação.
- Conjuntos de grupos de alocações:um agrupamento de definições de alocação e suas interdependências para ajudar você a organizar definições de alocação para processamento.
- Testes:depois de determinar as definições de alocação e os conjuntos de grupos, você pode testá-los para garantir que produzirão os resultados esperados.
- Execuções de alocação:gera lançamentos pro forma ou rascunhos de modificações de orçamento das alocações. Você pode executar manualmente o processo de alocação ou programar o Workday para executá-lo em um dia e hora específicos.
- Resultados da alocação:os resultados do processamento de alocação oferecem suporte para os valores alocados.
- Finalização:o processo de finalização de sua alocação pro forma e seu lançamento operacional ou de disponibilização de sua modificação de orçamento.
- Aprovação final: uma etapa opcional do processo de negócios para verificar os resultados finais da alocação antes de fazer o lançamento de alocação ou de disponibilizar a modificação de orçamento.
Quando você deixa alocações com status
Pro forma
, as transações serão exibidas em tarefas de fechamento de período quando você fechar os períodos. As alocações permanecem no status Pro forma
até que você execute outras ações.Área de trabalho de alocação
Use a
Área de trabalho de alocação
para:
- Monitorar suas alocações de um período fiscal.
- Controlar o progresso até a conclusão.
- Identificar facilmente as alocações disponíveis para finalização.
A área de trabalho, que organiza as informações por empresa e conjunto de grupos de alocações, inclui:
- UmResumodo processamento de alocação, incluindo:
- Alocações a serem executadas: o número total de alocações no conjunto de grupos.
- Rascunho: o número de alocações que você salvou, mas ainda não executou.
- Requer nova execução: o número de alocações dependentes que você precisa executar novamente devido a uma alteração na alocação da qual estas dependem.
- Pro forma: o número de alocações executadas que estão no status pro forma (ainda não finalizadas).
- Erro: o número de alocações que você não pode publicar porque há um erro nos resultados da alocação.
- Exceções de processamentopara ajudar a solucionar problemas.
- Uma lista deAlocações não finalizadascom um botão para finalizar cada alocação.
- Detalhes de alocaçãopara cada alocação em um conjunto de grupos, incluindo se a alocação é para valores reais ou um plano.