Considerações para a definição: alocações
Você pode usar este tópico como ajuda para tomar decisões ao planejar sua configuração e uso das alocações. O tópico explica:
- Por que essa definição é útil
- Como essa definição é integrada ao Workday
- Impactos posteriores e interações entre produtos.
- Requisitos de segurança e configurações de processos de negócios
- Perguntas e limitações a considerar antes da implementação
Consulte as instruções detalhadas da tarefa para obter todos os detalhes de configuração.
O que é
Alocações é um processo financeiro que permite:
- Distribuir atividades do livro-razão de uma organização para outra.
- Atribuir custos dentro da mesma empresa ou entre empresas.
Quando você processa alocações, o Workday cria lançamentos operacionais para registrar as alocações nos livros-razão.
Benefícios para a empresa
Você pode:
- Manter mais flexibilidade e maior controle sobre os resultados contábeis.
- Executar alocações complexas automaticamente definindo cálculos aritméticos, reduzindo o tempo e o esforço manual.
- Aplicar condições de filtro reutilizáveis às transações de origem ou do livro-razão para melhorar o desempenho da configuração e da alocação.
Casos de uso
Um gestor de contas ou analista financeiro pode:
- Distribuir os custos de TI por todos os centros de custo com base no headcount.
- Agrupar alocações por worktag, reduzindo o número de definições de alocação que você precisa configurar. Isso economiza tempo quando você gerenciar grandes quantidades de dados durante o fechamento.
- Alocar despesas de marketing para regiões com base na receita por região.
Perguntas a serem consideradas
Perguntas | Considerações |
|---|---|
O que você pode fazer no Workday se sua base, como o headcount, for uma estatística? | Crie uma definição de estatística para que você não precise criar uma retrospectivamente quando criar sua definição de alocação. |
Que tipo de origens você tem? Há alguma que você quer excluir das alocações? | Você pode filtrar suas definições de alocação para incluir somente as fontes e a base de que precisa. Você pode especificar:
|
Que tipo de base você tem? | Você pode calcular o rateio para:
|
Como você gerencia lançamentos operacionais cancelados? | O Workday não cria estornos para alocações canceladas mesmo quando seu locatário está configurado para criar estornos para lançamentos operacionais cancelados. Quando você contabiliza novamente uma alocação cancelada, o Workday gera novas IDs de linha de lançamento para o lançamento.
Se o seu caso de uso depende de lançamentos operacionais recontabilizados com as mesmas IDs de lançamento do lançamento original, pode ser necessário ajustar manualmente sua contabilidade ou a conta das alocações que foram finalizadas e executadas novamente. Exemplo: se você tem um processo do Accounting Center que ingere linhas de lançamento e usa as IDs de linha de lançamento para excluir duplicatas, o processo não identificará lançamentos de alocação recontabilizados como duplicatas porque as IDs de linha de lançamento foram alteradas. |
Como as moedas alternativas do livro-razão afetam as alocações? | Quando você executa uma alocação para uma empresa que tem uma moeda alternativa do livro-razão configurada, o Workday cria uma alocação de origem única ou uma alocação de várias origens.
O Workday gera uma contabilidade diferente para cada tipo de alocação. A configuração da definição de alocação determina qual tipo é criado. |
Recomendações
Para processar alocações mais rapidamente:
- Crie uma definição de estatística com um valor de 100% e use-a como base para que o Workday possa ignorar a pesquisa de todas as combinações de conta do livro-razão.
- Exiba no máximo 50.000 linhas de resultados para reduzir o número de cálculos de alocação.
- Mapeie somente as worktags de que você precisa para o alvo e a compensação para economizar esforço manual, além de reduzir o tempo de processamento.
Requisitos
Se você quer selecionar um:
- Tipo de base de headcount, crie uma definição de headcount.
- Tipo de base percentual fixo pro rata, crie uma definição de estatística com um tipoPercentual.
Limitações
Você só pode:
- Alocar de estruturas de plano de orçamento quando os orçamentos forem aprovados e não estiverem mais com status de rascunho.
- Visualize até 10.000 linhas em uma estatística sem precisar exportá-la.
- Configure até 53 dependências posteriores de alocação quando programar ou finalizar alocações em massa, a menos que você configure conjuntos de grupos para serem dependentes um do outro.
Definição de locatário
Você pode agrupar alocações por períodos fiscais em datas de orçamento.
Segurança
Na área funcional Financial Accounting:
Domínios | Considerações |
|---|---|
Process: Allocations
| Os usuários podem processar alocações. |
Set Up: Alocações
| Os usuários podem criar definições de alocação que especifiquem:
|
Processos de negócios
Processo de negócios | Considerações |
|---|---|
Evento de execução de alocação na área funcional Financial Accounting. | Permite que você execute alocações em uma empresa. O Workday define o status da alocação como Pro forma .
Para alocações que resultam em um lançamento, o evento também cria um lançamento pro forma. |
Evento intercompanhias de execução de alocação na área funcional Financial Accounting. | Permite executar alocações em várias empresas. O evento cria um lançamento intercompanhias pro forma para cada empresa. |
Evento de modificação de orçamento e sua política de segurança na área funcional Budgets. | Permite criar rascunho de modificações de orçamento para alocações. |
Subordinação
- O relatórioLocalizar alocaçõesexibe os resultados da alocação.
- O relatórioÁrea de trabalho de alocaçãoexibe informações detalhadas para o processamento de fim de mês.
Integrações
Serviços Web | Considerações |
|---|---|
Solicitar definições de alocação
Solicitar conjuntos de grupos de alocações | Permite que você busque definições de alocação ou conjuntos de grupos de alocação. |
Obter regras de condição financeira
| Recupera regras de condição financeira existentes. |
Atualizar definições de alocação
Atualizar conjunto de grupos de alocação | Você pode:
|
Colocar regra de condição financeira
| Você pode:
|
Relações e interações
O Workday corrige seus orçamentos para refletir suas alocações.
A Workday oferece um Touchpoints Kit com recursos para ajudar você a entender as relações entre as configurações em seu locatário. Saiba mais sobre o Workday Touchpoints Kit no Workday Community.