Considerações para a definição: signatários da conta bancária
Você pode usar este tópico como ajuda para tomar decisões ao planejar sua configuração e uso de signatários de conta bancária. O tópico explica:
- Por que essa definição é útil
- Como essa definição é integrada ao Workday
- Impactos consequentes e interações entre produtos
- Requisitos de segurança e configurações de processos de negócios
- Perguntas e limitações a considerar antes da implementação
Consulte as instruções detalhadas da tarefa para obter todos os detalhes de configuração.
Apresentação
No Workday, você pode designar trabalhadores e membros de comitês externos como signatários de contas bancárias individuais. Você pode manter um registro dos signatários que podem acessar e operar uma conta em nome do proprietário da conta.
Vantagens para a empresa
Os signatários de contas bancárias permitem:
- Criar signatários a partir de sua lista existente de colaboradores e membros de comitês externos.
- Identificar signatários inativos nas contas bancárias da empresa para diminuir fraudes e aprimorar os controles.
- Simplifique o processo de geração de relatórios sobre contas bancárias estrangeiras identificando os principais pontos de dados de signatários em relatórios personalizados.
- Gerar relatórios sobre as alterações de signatários para atender aos requisitos para relatórios de auditorias externas e internas.
Casos de uso
Você pode:
- Identificar os signatários de forma fácil e precisa para cada conta bancária da empresa.
- Configurar processos de negócios para que notifiquem você quando seus signatários mudarem de posição ou não estiverem mais ativos.
- Modificar as informações de signatário com base nas alterações de cargo de um signatário que alterou as autoridades.
- Usar relatórios para rastrear e identificar signatários inativos ou desligados de suas contas bancárias durante um período de tempo definido.
Perguntas a considerar
Pergunta | Considerações |
|---|---|
Como selecionar os signatários da conta bancária no Workday? | Os signatários e suas informações associadas estão disponíveis no Workday como trabalhadores e membros de comitês externos. Quando criar signatários, você seleciona dentre seus trabalhadores ou membros de comitês externos já definidos para sua organização. |
Que níveis de aprovação você precisa para seus signatários? | Quando definir os signatários, você pode atribuir as autoridades de aprovação e limites apropriados para cada conta bancária.
Exemplo: é possível atribuir um único tipo de autoridade de aprovador a um CFO que nunca requer aprovação secundária para emitir um pagamento de uma conta bancária. Da mesma forma, você pode autorizar um analista de caixa a sempre exigir um signatário conjunto para aprovação secundária. Você também pode combinar tipos de autoridade com limites de aprovação mínimo e máximo. Exemplo: um signatário tem autoridade única ao fazer um pagamento abaixo de 100.000 dólares, mas requer aprovação conjunta para valores de pagamento acima de 100.000 dólares. |
Você precisa controlar os limites de aprovação de signatários em uma moeda da conta bancária ou em uma moeda definida pelo usuário? | O Workday oferece suporte aos dois tipos de moeda. Quando criar um signatário de conta bancária, você pode definir limites de signatário usando a moeda da conta bancária. Você também pode substituir a moeda da conta bancária por uma diferente. Exemplo: você criou um signatário usando a moeda da conta bancária em euros, mas sua organização agora padroniza todos os limites de signatários em dólares americanos. |
É possível usar signatários de contas bancárias para processamento de transações e de liquidação no Workday? | A funcionalidade de signatário da conta bancária é independente dos fluxos de trabalho de liquidação e de outras transações. Para definir quais usuários podem iniciar, revisar e aprovar transações do Workday, configure os processos de negócios com o respectivo usuário para cada tipo de transação. |
Recomendações
- Para signatários que exigem documentos de comprovação, adicione-os como anexos quando criar ou editar signatários de contas bancárias. Os exemplos incluem passaportes ou outras formas de identificação exigidas pelas instituições financeiras.
- Se precisar modificar um signatário, use a tarefaAlterar signatários da conta bancáriapara alterar qualquer um dos detalhes. O Workday aplica as alterações assim que forem aprovadas.Exemplo: você substitui um signatário inativo ou desligado por um signatário ativo para uma conta bancária específica. Você também pode remover todas as linhas com signatários desligados.
Requisitos
- Defina todas as contas bancárias da empresa que exigem signatários no Workday.
- Defina as formas de pagamento para signatários, como cheque, cartão de crédito ou TEF.
- Defina trabalhadores ou membros de comitês externos que serão designados como signatários.
- Proteja o acesso ao Workday Human Capital Management (HCM) para configurar notificações de processo de negócios para posição de trabalho ou alterações de membros de comitês externos aos signatários.
Limitações
Para atribuir signatários em massa a várias contas de uma vez, você deve usar os serviços Web dos signatários da conta bancária. Só é possível criar signatários manualmente para contas bancárias individuais.
Definição de locatário
- Crie signatários usando colaboradores ou membros de comitês externos.
- Crie métodos de aprovação de assinatura para signatários, como digital, física ou digitalização.Exemplo: você autoriza alguns signatários a verificar as transações usando uma assinatura digital. Você exige que outros signatários usem assinaturas físicas para aprovar pagamentos de certas contas bancárias.
- Defina tipos de autoridade para signatários, como aprovadores únicos ou conjuntos.
Segurança
Configure estes domínios de segurança na área funcional Cash Maganement:
Domínio | Considerações |
|---|---|
Set Up: Signer
| Os usuários podem configurar trabalhadores e membros de comitês externos como signatários de contas bancárias. |
Set Up: Secured Attachment for Signer
| Os usuários podem visualizar os anexos protegidos dos signatários. |
Set Up: Bank Account Signatory Information
| Os usuários podem:
|
Set Up: Bank Account Signatory
| Dá acesso a estes subdomínios:
|
Process: Bank Account Signatory
| Os usuários podem:
|
Processos de negócios
Processo de negócios | Considerações |
|---|---|
Evento de signatários da conta bancária
| Configure para criar ou editar signatários de contas bancárias encaminhados para revisões e aprovações. |
Alteração de cargo
Enviar pedido de demissão Desligamento | Configure esses processos de negócios do Workday HCM para receber notificações quando os trabalhadores alterarem o status do cargo, como transferência, promoção, demissão ou desligamento. Com base nas alterações, você pode fazer as atualizações necessárias no signatário correspondente.
Edite as definições de processo de negócios para adicionar a etapa Serviço de espaço reservado para configuração de etapas após a conclusão do processo de negócios. Em seguida, adicione notificações a esta etapa com os respectivos destinatários.A etapa Serviço de espaço reservado para configuração de etapas permite configurar notificações antes ou depois de outra etapa que não inclui as configurações. |
Manage Committee Membership
| Configure este processo de negócios do Workday HCM para receber notificações quando membros externos do comitê se tornarem inativos ou encerrarem a participação no comitê. Com base nas alterações, você pode fazer as atualizações necessárias no signatário correspondente.
Edite a definição de processo de negócios para adicionar a etapa Serviço de espaço reservado para configuração de etapas após a conclusão do processo de negócios. Em seguida, adicione notificações a esta etapa com os respectivos destinatários.A etapa Serviço de espaço reservado para configuração de etapas permite configurar notificações antes ou depois de outra etapa que não inclui as configurações. |
Relatórios
Relatório ou painel | Considerações |
|---|---|
Exceções de signatários da conta bancária
| Visualize os signatários inativos ainda atribuídos a contas bancárias. |
Localizar signatários da conta bancária
| Visualize seus signatários da conta bancária filtrados por detalhes do signatário.
O relatório exibe todos os signatários de contas bancárias com status Aprovado . |
Localizar alterações históricas em signatários da conta bancária
| Visualize todas as alterações de signatários de contas bancárias entre as datas que você especificar. Você também pode filtrar as alterações pelos atributos de signatário relevantes.
Exemplo: você usa o relatório para fins de auditoria para verificar se todas as alterações aos signatários foram autorizadas. |
Visualizar signatários
| Visualize todos os signatários que você criou para adicionar.
O relatório exibe detalhes do signatário e se um este tem documentos anexados. |
Sugerimos o uso destas fontes de dados de relatório para criar relatórios personalizados:
- Instantâneos do signatário da conta bancária: exibe o histórico de alterações feitas aos signatários de contas bancárias.Exemplo: para determinar quando os signatários da conta bancária foram adicionados ou atualizados, você pode criar um relatório personalizado que incorpora os detalhes do signatário em uma data específica.
- Signatários da conta bancária: exibe todos os signatários de contas bancárias.Exemplo: se você usar contas bancárias no exterior, poderá criar um relatório personalizado para complementar os relatórios de contas bancárias e financeiras no exterior (FBAR). Você pode usar o relatório personalizado para identificar todos os signatários com saldos bancários cumulativos de US$ 10.000 ou mais em um intervalo de datas especificado.
- Signatários: exibe todos os signatários que você pode acompanhar e administrar para requisitos de relatório de auditoria.
Integrações
Serviço Web | Considerações |
|---|---|
Solicitar signatários da conta bancária
| Recupera signatários de contas bancárias do Workday usando seus critérios especificados. Você pode então exportar as informações para sistemas de terceiros. |
Solicitar signatários
| Recupera signatários do Workday usando seus critérios especificados. Você pode então exportar os signatários para sistemas de terceiros. |
Atualizar signatário da conta bancária
| Importa e cria signatários para contas bancárias. |
Atualizar signatário
| Importa e cria signatários para contas bancárias. |
Enviar signatário da conta bancária
| Cria um evento para adicionar, atualizar ou remover signatários. Em seguida, o envia por meio do processo de negócios Evento de signatários da conta bancária para revisão e aprovação. |
Relações e interações
Use os processos de negócios do Workday HCM para configurar notificações de alterações para signatários.
A Workday oferece um Touchpoints Kit com recursos para ajudar você a entender as relações entre as configurações em seu locatário. Saiba mais sobre o Workday Touchpoints Kit no Workday Community.