Ir para o conteúdo principal
Documentação
Documentação
Administrator Guide
Última atualização: 2024-12-27
Aprovar lançamentos em lote do Accounting Center

Aprovar lançamentos em lote do Accounting Center

Se necessário, você pode configurar uma ou várias etapas de Revisão no processo de negócios Evento de resumo do Accounting Center. A configuração de etapas de Revisão permite que você aprove ou recuse lançamentos resumidos do Accounting Center antes que o Workday os contabilize no livro-razão para tipos de lote de Origem principal.
Você configura as etapas de Revisão depois do Lote/Tarefa do processo principal de resumo do Accounting Center e antes do Batch/Tarefa de conclusão da sincronização e do resumo do Accounting Center.
Você não precisa configurar o resumo do Accounting Center e a sincronização do lote/tarefa de conclusão se não adicionar nenhuma etapa de revisão.
  1. (Opcional) Adicione o grupo de segurança Funções - Sistema de origem à política de segurança
    Evento de resumo do Accounting Center
    .
    Quando você concede a um usuário acesso a um processo de negócios por meio de um grupo de segurança com restrição e com base em funções, o Workday limita o acesso a cada origem de dados contábeis com base na função do usuário.
  2. Acesse o processo de negócios
    Evento de resumo do Accounting Center (definição por padrão)
     .
  3. Nas ações relacionadas da definição de processo de negócios, selecione
    Processo de negócios
    Editar definição
    .
  4. Em
    Data de vigência
    , selecione a data de hoje.
  5. Clique em
    OK
    .
  6. Clique em
    Adicionar linha
    .
  7. Durante a execução das Etapas do processo de negócios, considere:
    Opção Descrição
    Campo
    Valor
    Ordem
    Certifique-se de que a ordem da nova linha vem após a etapa de lote/tarefa do processo principal de resumo do Accounting Center. Exemplo: c.
    Tipo
    Ação
    Especificar
    Revisar execução de resumo do Accounting Center
    Grupo
    Selecione um grupo de segurança com base em usuários que tenha permissão para Revisar execuções de resumos do Accounting Center de acordo com a política de segurança do processo de negócios Evento de resumo do Accounting Center.
    O Workday adiciona automaticamente uma condição de entrada predefinida (Propriedade da Workday) a essa etapa. Essa condição de entrada executará a etapa de revisão somente nas seguintes condições:
    • O tipo de lote do Accounting Center é a origem principal.
    • O lote tem lançamentos resumidos do Accounting Center associados em status
      Criado
       .
    • A opção de processo não está definida como Reverter.
  8. Adicione etapas adicionais de Revisão conforme necessário. Exemplo: você pode precisar de diferentes etapas de Revisão para diferentes origens de dados contábeis, se grupos de segurança diferentes precisarem aprovar ou recusar origens de dados contábeis específicas.
  9. Depois de adicionar todas as etapas de Revisão, clique em
    Adicionar linha
    .
  10. Durante a execução das Etapas do processo de negócios, considere:
    Opção Descrição
    Campo
    Valor
    Ordem
    Certifique-se de que a ordem da nova linha vem após:
    • Etapa de lote/tarefa do processo principal de resumo do Accounting Center.
    • Todas as etapas de Revisão
    Tipo
    Lote/Tarefa
    Especificar
    Conclusão da sincronização e do resumo do Accounting Center
    Esta tarefa publica os lançamentos resumidos criados pela execução de resumo.
    Executar como usuário
    Nome do usuário ou do usuário de sistema de integração que executa os lotes do Accounting Center.
    A Workday recomenda que você selecione o mesmo usuário que executa a etapa inicial da tarefa Processo principal de resumo.
    O Workday adiciona automaticamente uma condição de entrada predefinida (Propriedade da Workday) a essa etapa. Essa condição de entrada executará a etapa de revisão somente nas seguintes condições:
    • O tipo de lote do Accounting Center é a origem principal.
    • A opção de processo não está definida como Reverter.
  11. Adicione regras de condição às etapas de revisão e a todas as etapas de pós-processamento, conforme necessário.
  12. Clique em
    OK
    .
Quando você cria lançamentos resumidos, o Workday inicia o processo de negócios
Evento de resumo do Accounting Center
 e envia uma notificação de Minhas tarefas aos aprovadores para a ação necessária.
A notificação em Minhas tarefas contém uma grade
Lançamento resumido
 que exibe no máximo 100 lançamentos resumidos criados na execução do lote.
Os lançamentos de estorno e de moeda alternativa do livro-razão não são incluídos nas linhas da grade de resumo exclusivas, mas são referenciados nas respectivas linhas de lançamento pai.
O status da execução do resumo na guia
Visualizar por todas as execuções
 do relatório
Visualizar lote do Accounting Center
 exibe o status
Processo principal: Aguardando aprovação
.
Os aprovadores podem:
  • Clique em
    Aprovar
     para aprovar a execução do lote.
    A tarefa Accounting Center Resumo e conclusão da sincronização publica os lançamentos resumidos no livro-razão.
    Você aprova lançamentos no nível de execução em lote para todos os lançamentos resumidos em uma execução em lote, não por lançamento resumido individual.
  • Clique em
    Recusar
     para recusar a execução do lote.
    Quando você recusa a execução do lote:
    • A fase de resumo permanece em andamento até que você cancele ou reverta o lote.
    • O status da execução da fase de resumo na guia
      Visualizar por todas as execuções
       do relatório
      Visualizar lote do Accounting Center
       exibe o status
      Negado
      .
    Para execuções em lote recusadas, você pode executar uma destas ações:
    • Cancele o lote nas ações relacionadas do lote.
    • Clique no botão
      Executar
       na guia
      Visualização atual por fase
       do relatório
      Visualizar lote do Accounting Center
       para reverter o lote para uma fase anterior.
      O Workday executa estas ações:
      • Cancela os lançamentos resumidos do Accounting Center criados na execução de lote Negada.
      • Inicia um novo evento de execução de resumo que criará novos lançamentos resumidos.
      • Cria novos lançamentos resumidos quando execuções de resumo subsequentes são executadas.
Os aprovadores também podem:
  • Adicione anexos para dar suporte às suas ações.
  • Clique em cada lançamento resumido para visualizar os detalhes de cada lançamento.
    • Clique na guia
      Histórico de status
       para revisar o histórico de status do lançamento.
    • Clique na guia
      Histórico do processo
       para revisar todas as etapas do processo de negócios executadas em todas as execuções de resumo em um lote, e não apenas na execução de resumo que criou o lançamento.
      Todos os lançamentos do Accounting Center em um lote terão o mesmo histórico de processo e todas as etapas mostradas no histórico do processo de resumo de lançamentos do Accounting Center podem exibir etapas do processo não associadas ao lançamento.