Skip to main content
Documentatie
Documentatie
Administrator Guide
Laatst bijgewerkt: 2025-12-12
Concept: procurement-to-pay-integratie

Concept: procurement-to-pay-integratie

Dit onderwerp bevat een overzicht en gebruikershulp voor het gebruik van de REST-API's voor Procure-to-Pay.

Overzicht

De procure-to-pay integratie biedt externe inkoopsystemen die naast Workday VNDLY bestaan, zichtbaarheid in en rapporten over de uitgaven voor het uitgebreide personeel van uw bedrijf. De uitwisseling van budget-, SOW en werkordergegevens vindt plaats via API's die niet afhankelijk zijn van inkoopsystemen en die gegevens en informatie uitwisselen tussen VNDLY en inkoopsystemen. Deze API's zijn ontworpen voor het delen van gegevens, in plaats van voor een directe systeem-naar-systeem API connectie.
De systeemonafhankelijke API's zijn gebaseerd op een licht middlewareproces dat ervoor zorgt dat de gegevens die worden uitgewisseld tussen VNDLY en het inkoopsysteem nauwkeurig zijn ingedeeld en compatibel zijn. Deze middleware biedt consistente integratie, vergemakkelijkt inkoopprocessen en onderhoudt gegevens in elk inkoopsysteem.
Procure-to-pay-component
Integratiemogelijkheid
Inkoopaanvraagaanvraag (PR)
U kunt een bestelaanvraag aanvraag inkoop in het procurementsysteem indienen zodra een aanbieding door de leverancier is geaccepteerd.
Opzoekfunctie voor inkooporders
U kunt de status van een PR controleren in het procurementsysteem en het inkooporder retourneren zodra het PR is goedgekeurd.
Zodra de onboarding van een medewerker in VNDLY is voltooid, wordt de inkooporder opgehaald uit het procurementsysteem.
De onboarding van VNDLY wordt pas voltooid als het PR is goedgekeurd en een inkooporder is uitgegeven.
Inkooporderwijziging
U kunt een wijzigingsaanvraag voor de inkooporder verzenden wanneer het gebudgetteerde inkooporder wordt gewijzigd als gevolg van een wijziging in het factuurtarief of toewijzingsdatums.
Wijzigingen in werkorders waardoor het budgetbedrag wordt gewijzigd, starten een wijziging van de inkooporder in het procurementsysteem.
De wijziging wordt pas van kracht in VNDLY als de wijziging van de inkooporder is goedgekeurd in het procurementsysteem.
Goederenontvangst (GB)
U kunt tijd- en onkostentransacties naar het procurementsysteem verzenden voor afstemming.
Urenstaten en onkostendeclaraties worden als goederenontvangst naar het procurementsysteem verzonden zodra de facturering in VNDLY is verwerkt.
Kostenobjecten
U kunt nauwkeurige kostenobjecten (kostencodes) in VNDLY importeren, zodat tijd en onkosten aan de juiste rekeningen worden toegewezen.
De totale stroom van de procurement-to-pay- integratie.
U moet de bedrijf configureren voordat u de API kunt gebruiken. Zie:Stappen: bedrijfsinstellingen configureren voor de procurement-to-pay-integratie .

Kostenobjecten importeren of bestaande kostenobjecten gebruiken

Als u het integratie wilt stroomlijnen, kunt u bestaande geïmporteerde kostenobjecten gebruiken of kostencodetabellen importeren. Als u bestaande geïmporteerde objecten of tabellen gebruikt, kunnen kostencodevelden en -configuraties in VNDLY worden geïmporteerd en rechtstreeks worden toegewezen aan de velden en configuraties in het procurementsysteem. Na het uploaden zijn de kostencodevelden beschikbaar in de functie- en werkorderformulieren.
Als u de import van kostencodedefinities wilt openen, opent u:
Meer > Bedrijfsinstellingen > Tijdregistratie en facturering > Kostencodes
 .
Bij deze stap is geen API aanroep nodig. Bestanden met kostencodedefinities moeten worden geüpload in een JSON bestandsindeling.

Functies of werkomschrijvingen maken (SOW)

Bij het maken van een functie of SOW kunnen resourcemanagers een keuze maken uit de geïmporteerde kostencodes in
Kostentoewijzing van kostencodes
 op het
functieformulier
 in VNDLY, zodat alle gekoppelde werkorders de bijbehorende kostencodes kunnen gebruiken wanneer de medewerkers aan de slag zijn.
Wanneer een manager een functie of SOW maakt in VNDLY, kan hij of zij meerdere kostencodes aan de functie of SOW toevoegen. Als er meerdere kostencodes aan één functie of SOW worden toegewezen, kunnen managers voor elke kostencode het verdelingspercentage in het
functieformulier
 of het valutabedrag in de SOW instellen. De manager kan het aantal arbeidsplaatsen en de duur van de functie invoeren en kan het budget herzien als deze optie is ingeschakeld.
Wanneer de functie actief is, kunnen aanbieders solliciteren op kandidaten en kunnen sollicitanten een sollicitatiegesprek voeren. Op dit moment is de SOW of werkorder vergrendeld tegen verdere bewerkingen totdat deze is goedgekeurd of afgewezen. In de melding
voor de herzieningsstatus van de herzieningsstatus
 op de kandidaat en de werkorderpagina in VNDLY wordt
'Inkoopaanvraag aangevraagd, in afwachting van goedkeuring'
 weergegeven.

API's gebruiken om medewerkers te onboarden en bestelaanvragen aan te vragen

Zodra een functie is gepubliceerd, een medewerker is goedgekeurd en een aanbieding is verstrekt, wordt de status van de werkorder ingesteld op
Gereed voor onboarding
 . In deze fase is een API gebeurtenis beschikbaar in de API voor gebeurtenissen/feedwijzigingen. Deze gebeurtenissen kunnen worden gebruikt om in het procurementsysteem aan te geven dat er nu een bestelaanvraag kan worden gemaakt.
De status van de bestelaanvraag van het procurementsysteem kan worden bekeken in het activiteitenlogboek. Hiermee wordt aangegeven dat de bestelaanvraag is aangevraagd, zodat u de status tijdens het procurementproces kunt volgen.
Lijst met aanvragen voor inkoopaanvragen ophalen
Activeringsgebeurtenis/scenario:
API naam
API
Wanneer een medewerker is goedgekeurd en een aanbieding is geaccepteerd.
Retourneert een lijst met werkorders met de status
purchase_order.requested
 goedkeuring in behandeling
Gebeurtenissen/feed wijzigen
GET
~/services/program/events/v2/change_feed/
Categorie:
purchase_order.requested
De Events- API retourneert de
id
 van de werkorder die aan de aanvraag bestelaanvraag inkoop is gekoppeld . De gebruiken
id
 om een query uit te voeren op de API voor medewerkersorderdetails , die de budget- en kostencodedetails retourneert die aan de werkorder zijn gekoppeld.
Details werkorder ophalen
Activeringsgebeurtenis/scenario:
API naam
API
Gebruikt de werkorder
id
 uit de API voor gebeurtenissen/wijzigingen om de details te retourneren die vereist om de werkorder goed te keuren.
Werkorders/werkorderdetails
GET
~/services/program/work_orders/v2/work_orders/{id}/
Details SOW ophalen
Activeringsgebeurtenis/scenario:
API naam
API
Gebruikt de SOW
id
 uit de API voor gebeurtenissen/feedwijzigingen om de vereist details te retourneren om de SOW goed te keuren.
Werkomschrijving/details werkomschrijving
GET
~/services/program/sows/v2/sows/{id}/
Werkorders worden bijgewerkt totdat de aanvraag bestelaanvraag is goedgekeurd of afgewezen door het procurementsysteem.

Urenstaten en facturen verzenden

U kunt urenstaten en facturen verzenden op basis van kostencodes in werkorders. Dit proces zorgt dat arbeid en onkosten nauwkeurig worden bijgehouden, wat efficiënte facturerings- en betalingswerkstromen bevordert. Zie:Voorbeeld: aangepast factuurrapport voor procurementsysteem maken .
Met de API voor aangepaste rapporten van VNDLY kan het procurementsysteem de factuur opvragen die nodig zijn om facturen te bevestigen en goed te keuren. Kostencodegegevens worden automatisch ingevuld in het
urenstaatoverzicht
 voor medewerkers bij het invoeren en verzenden van tijd.

API's gebruiken om factuurgegevens op te halen, te bevestigen en goed te keuren

U kunt API's gebruiken om een lijst op te halen met factuur die in afwachting zijn van goedkeuring. Vervolgens kunt u API's gebruiken om de factuur van het procurementsysteem vast te leggen als bevestigd of goedgekeurd. Met deze acties wordt het logboek met factuur bijgewerkt en worden gebruikers geïnformeerd over de factuur die door het inkoopsysteem wordt verstrekt.
U kunt facturen bijhouden en synchroniseren met het procurementsysteem met behulp van een referentie-ID:
invoice_request_ref_id
Lijst met factuuraanvragen en details factuuraanvraag
Activeringsgebeurtenis/scenario:
API naam
API
Lijst met factuuraanvragen ophalen
Wanneer een factuur in VNDLY is verzonden ter goedkeuring.
Facturen/lijst met factuuraanvragen
GET
~/services/program/invoices/v2/invoice_requests/
Hoofdtekst aanvraag
limit
: aantal resultaten dat per pagina moet worden geretourneerd.
offset
: de initiële index waarvan de resultaten moeten worden geretourneerd.
Hiermee worden ID's geretourneerd die worden gebruikt voor het uitvoeren van query's op werkorders:
invoice_request_ref_number
 Wordt gebruikt om de API voor aangepaste rapporten op te vragen om de budget- en kostencodedetails ontvangen die aan de factuur zijn gekoppeld.
invoice_request_ref_id
 Wordt gebruikt om de factuur te bevestigen en goed te aanvraag.
Details factuuraanvraag ophalen
Wanneer een factuur in VNDLY is verzonden ter goedkeuring.
Facturen/details factuuraanvraag
GET
~/services/program/invoices/v2/invoice_requests/{id}
Hoofdtekst aanvraag:
id
 : referentie-ID aanvraag
Factuurdetails ophalen met de API voor aangepaste rapporten
De huidige implementatie maakt gebruik van de API voor aangepaste rapporten van VNDLY om de factuur op te halen. Zie:Voorbeeld: aangepast factuurrapport voor procurementsysteem maken .
Activeringsgebeurtenis/scenario:
API naam
API
Het aangepast rapport gebruiken
id
 en aangepast rapport kunt u de details voor de facturen ophalen.
Aangepaste rapporten/ aangepast rapport uitvoeren
GET
~/services/program/custom_reports/v2/custom_reports/
Gebruik de juiste parameternaam voor het aangepast rapport ''.
Parameters zijn vooraf gedefinieerd in het opgeslagen rapport en worden doorgegeven via de queryparameter 'Parameters'. De parametertekenreeks moet de parameternaam en de waarde bevatten die is toegepast op de opgeslagen rapportparameter.
Factuur bevestigen en goedkeuren
Activeringsgebeurtenis/scenario:
API naam
API
Bevestigen
 : het procurementsysteem heeft de factuur ontvangen.
Het procurementsysteem kan een bevestiging van ontvangst van de aanvraag naar VNDLY verzenden. Hiermee wordt het activiteitenlogboek bijgewerkt om aan te geven dat de factuur door het procurementsysteem is ontvangen.
Facturen/bevestiging factuuraanvraag
POST:
~/services/program/invoices/v2/invoicerequests/acknowledge/
Goedkeuren
 : de factuur wordt door het procurementsysteem goedgekeurd.
Facturen/goedkeuring factuuraanvraag
POST:
~/services/program/invoices/v2/invoicerequests/approve/

Facturen ongeldig maken of afwijzen

Het standaardproces voor het ongeldig maken van factuur is compatibel met Procure-to-Pay-integraties, maar het blijft een handmatig proces in plaats van een geautomatiseerd proces. Om ervoor te zorgen dat de factuurstatus gesynchroniseerd blijft, moeten facturen eerst ongeldig worden gemaakt in VNDLY voordat ze in het procurementsysteem worden afgewezen.
U kunt een factuur ongeldig maken via de gebruikersinterface van VNDLY. Als een factuur ongeldig is geworden, kan deze worden opgevraagd met behulp van de API voor aangepaste rapporten met behulp van de gegevensset 'Factuur > Factuurdetails' en het veld 'Status'. Hiermee kan het inkoopsysteem met de factuur worden bijgewerkt en beide systemen gesynchroniseerd blijven.

Werkorders bijwerken en goedkeuring aanvragen

Updates in werkorders kunnen van invloed zijn op budgetten voor kostencodes. Alle herzieningen van een werkorder moeten door het procurementsysteem worden goedgekeurd of afgewezen om ervoor te zorgen dat het budget op elkaar wordt afgestemd. De status van de wijzigingsaanvraag voor de werkorder (
Goedkeuring in behandeling, Bevestigd, Goedgekeurd of Afgewezen
 ) wordt weergegeven in het activiteitenlogboek van de werkorder.
De lijst met wijzigingsaanvragen voor inkooporders is beschikbaar via de API voor gebeurtenissen-/wijzigingsfeeds.
Wijzigingsaanvragen voor werkorder ophalen
Activeringsgebeurtenis/scenario:
API naam
API
Retourneert een lijst met gewijzigde werkorders.
Gebeurtenissen/feed wijzigen
GET
~/services/program/events/v2/change_feed/
Categorie:
purchase_order_change.requested
Wanneer een aanvraag voor een werkorder wordt gedaan, wordt de werkorder vergrendeld voor verdere herzieningen totdat het procurementsysteem de aanvraag goedkeurt of afwijst. Dit zorgt voor synchronisatie tussen ons systeem en het inkoopsysteem. API eindpunten zijn beschikbaar voor het bevestigen, goedkeuren en afwijzen van werkorderupdates.
Aanvraag voor bijwerken van werkorder bevestigen, goedkeuren of afwijzen
Activeringsgebeurtenis/scenario:
API naam
API
Bevestigen
 : in procurementsysteem is een wijzigingsorder ontvangen: .
Het procurementsysteem kan een bevestiging van ontvangst van de aanvraag naar VNDLY verzenden.
Hiermee wordt het activiteitenlogboek bijgewerkt waarin wordt aangegeven dat de wijzigingsaanvraag voor de werkorder is ontvangen door het procurementsysteem.
Bevestiging van inkooporderwijziging
POST
~/services/program/purchase_orders/v2/purchase_order_changes/acknowledge/
Goedkeuren
 : hiermee wordt het activiteitenlogboek van de werkorder bijgewerkt om aan te geven dat de wijzigingsaanvraag voor de werkorder is goedgekeurd.
Wijzigingen worden doorgevoerd in de werkorder.
De werkorder is ontgrendeld.
Inkooporderwijziging goedkeuren
POST
~/services/program/purchase_orders/v2/purchase_order_changes/approve/
Afwijzen
 : hiermee wordt het logboek met werkorderactiviteiten bijgewerkt en wordt aangegeven dat de wijzigingsaanvraag voor de werkorder is afgewezen.
Er zijn geen wijzigingen aangebracht in de werkorder.
De werkorder is ontgrendeld.
Inkooporderwijziging afwijzen
POST
~/services/program/purchase_orders/v2/purchase_order_changes/reject/