Concept: hulpkosten student
Het kantoor van de econoom boekt doorgaans de meeste studentenkosten op studentenrekeningen en plant deze kosten automatisch. Afdelingen buiten de econoom moeten echter af en toe aanvullende ad-hockosten boeken op studentenrekeningen. Voorbeeld: bibliotheken moeten studenten mogelijk kosten in rekening brengen voor achterstallige bibliotheekboeken.
Afdelingen buiten de studiebeurs hebben verschillende opties voor het boeken van aanvullende kosten naar studentrekeningen. U hebt de volgende mogelijkheden:
- Hiermee verleent u niet-beursmedewerkers toegang tot de taak'Studentkosten toepassen'.
- Niet-Bursar-medewerkers in staat stellen de econoom aan te vragen namens hen kosten te boeken.
- Gebruik een Enterprise Interface Builder (EIB) om studentkosten te laden.
Houd bij het selecteren van een optie rekening met de mate van bekendheid van uw personeel met Workday en het aantal transacties.
Toegang tot de taak 'Studentskosten toepassen'
U kunt niet-beursmedewerkers inschakelen om met de taak '
Studentkosten toepassen'
handmatig kosten voor één student tegelijk in te voeren.Het bedrijfsproces
'Gebeurtenis voor studentenkosten'
beveiligt en start deze taak, waarmee u:
- Verleen beveiligingsgroepsmachtigingen voor specifieke rollen.
- Gebruik voorwaarderegels om kosten die aan bepaalde voorwaarden voldoen ter goedkeuring door te sturen naar de econoom.Voorbeeld: u kunt van de econoom vragen om aanvullende kosten van meer dan 100 USD goed te keuren.
Met contextuele beveiliging kunt u verder bepalen wat niet-Bursar-medewerkers met de taak kunnen doen. U hebt de volgende mogelijkheden:
- Beperk de beschikbaarheid van kostenitems voor niet-beursmedewerkers voor gebruik in de taak.
- Configureer roltoewijzingen voor de academische eenheden die aan de kostenitems zijn gekoppeld.
Deze optie is het meest geschikt voor lage studentenkosten.
Aanvragen
In Workday zijn aanvragen een flexibel hulpmiddel waarmee niet-beursmedewerkers de kosten namens hen kunnen boeken. De externe medewerker kan in de hoofdtekst van de aanvraag de details van de kosten opgeven. U kunt aanvragen zo configureren dat wanneer niet-Bursar-medewerkers een aanvraag starten, een Bursar-medewerker een taak krijgt in '
Mijn taken'
. Vervolgens gebruiken ze de taak 'Studentskosten toepassen
' om de aangevraagde kosten te boeken. Deze optie vereist de meeste actie van meerdere medewerkers in afzonderlijke afdelingen en is het meest geschikt voor relatief lage volumes en frequenties.
Enterprise Interface Builder (EIB)
U kunt een inkomende EIB gebruiken op basis van de webservice '
Importkosten voor studenten'
om studentenkosten bulksgewijs te laden. Doe het volgende om deze optie te gebruiken:
- Geef een EIB-sjabloon op aan de externe afdeling.
- De externe afdeling vult vereiste gegevens in de sjabloon in.
- De gegevens worden in studentrekeningen geladen door een door de econoom aangewezen persoon met toegangsrechten voor en bekendheid met het uitvoeren van EIB's.
Integraties zijn het meest geschikt voor verwerking van grote volumes en kunnen worden gepland, maar ze vereisen gespecialiseerde kennis en meer coördinatie tussen afdelingen.