Skip to main content
Documentatie
Documentatie
Administrator Guide
Laatst bijgewerkt: 2025-10-03
Ontvangsten maken

Ontvangsten maken

  • Als u ontvangsten voor leverancierscontracttypen wilt maken, selecteert u
    Contractregels ontvangen
     in de taak '
    Typen leverancierscontracten onderhouden
     '. Zie Stappen: leverancierscontracten maken.
  • Als u ontvangsten wilt maken voor goedgekeurde verzendberichten, schakelt u geavanceerde verzendberichten in de taak '
    Tenantinstellingen bewerken - financiële gegevens'
     in.
  • Configureer het bedrijfsproces '
    Ontvangst'
     en het beveiligingsbeleid.
  • Beveiliging: configureer deze domeinen in het functionele gebied Procurement:
    • Proces: ontvangst/retour (NIEUW)
    • Selfservice: ontvangst
U kunt ontvangsten maken op basis van inkooporders, leverancierscontractregels en geavanceerde verzendberichten om het volgende te ontvangen:
  • Goederen.
  • Services.
  • Urenstaten van externe medewerkers.
  • Projectservices.
U kunt bijlagen aan ontvangsten toevoegen. Workday ondersteunt de bestandstypen die zijn ingeschakeld in de taak '
Tenantinstellingen bewerken - systeem'
 voor bedrijfsdocumentbijlagen.
  1. Open de taak
    'Ontvangst maken'
     .
  2. Houd rekening met het volgende wanneer u de taak voltooit:
    Optie Omschrijving
    Documentnummer
    Maak een keuze uit inkooporders, leverancierscontracten, geavanceerde verzendberichten en alternatieve leverancierscontracten die:
    • Komen in aanmerking voor ontvangst.
    • U hebt toegang tot.
    In de promptsubcategorie
    'Meest recente documenten'
     worden maximaal 50 recente documenten weergegeven waartoe u toegang hebt, afhankelijk van:
    • Begindatum van contract in leverancierscontracten.
    • Documentdatum op inkooporders.
    • Verzenddatum op verzendberichten.
    De prompt geeft ook de subcategorieën
    'Vandaag vervallen documenten'
     of
    'Deze week vervallen documenten'
     weer als relevante documenten voldoen aan deze voorwaarden, die worden bepaald door:
    • Vervaldatums op inkooporders.
    • Verzenddatums op verzendberichten.
    Voor de promptsubcategorie
    Documenten die deze week vervallen
     , definieert Workday de week van maandag tot en met zondag in plaats van de volgende zeven dagen.
    Volledig ontvangen
    Selecteer deze optie om alle resterende hoeveelheden of bedragen in het document te ontvangen.
    Als u dit selectievakje niet inschakelt, kunt u afzonderlijke goederenregels nog steeds als volledig ontvangen markeren nadat u op
    'OK'
    hebt geklikt.
    Voor leasecontracten en geavanceerde verzendberichten schakelt Workday automatisch het selectievakje
    Volledig ontvangen
     in. Wanneer u een ontvangst maakt voor een:
    • Met het leverancierscontract zet het leveringstype
      Voorraadaanvulling
       goederen weg naar een voorraadvestiging. Het leveringstype '
      Par-aanvulling'
       vult een par-locatie aan.
    • Het leveringstype wordt ingevuld op basis van de inkooporder. U kunt deze niet wijzigen.
    Trackingnummer:
    U hebt de volgende mogelijkheden:
    • Zoek en selecteer trackingnummers in dockmanifesten.
    • Selecteer
      Tracking-ID maken
       om trackingnummers te scannen.
    • Voeg meerdere trackingnummers toe aan ontvangsten.
    Bestaande conceptontvangst bewerken
    Wordt weergegeven als selectievakje of prompt wanneer ontvangsten met de status
    'Concept'
     aanwezig zijn voor het geselecteerde document.
    In Workday wordt het selectievakje
    'Bestaande conceptontvangst bewerken
     ' weergegeven als er één conceptontvangst voor het geselecteerde document aanwezig is. Als het document niet volledig is ontvangen, kunt u de conceptontvangst bewerken of een nieuwe ontvangst maken voor de resterende hoeveelheden of bedragen.
    Als er meer dan één conceptontvangst voor het document aanwezig is, wordt de prompt
    'Bestaande conceptontvangst bewerken'
     weergegeven. U kunt selecteren welke conceptontvangst u wilt bewerken of een nieuwe ontvangst maken als het document niet volledig is ontvangen.
  3. (Optioneel) Bijlage toepassen en bijlagecategorieën selecteren op het tabblad
    Bijlagen
     .
  4. (Optioneel) Nadat u op
    OK
    hebt geklikt, vult u het raster
    Partijen en serienummers
     in voor inkoopitems met:
    • Partijbeheer
       ingeschakeld.
    • Het besturingstype
      'Volledig serieel
       serieel'.
  5. (Optioneel) Open
    Ontvangst bewerken
     om een ontvangst met de status
    'Concept'
     bij te werken of te annuleren. Als u wijzigingen wilt aanbrengen in een
    goedgekeurde
     ontvangst, opent u de taak
    'Ontvangstaanpassingen maken
     '.
Workday:
  • Berekent de hoeveelheid, het bedrag of de gewerkte uren en neemt deze op in de ontvangst.
  • Berekent de hoeveelheid, het bedrag of de gewerkte uren en trekt deze af van de inkooporder, de verzendbericht of het leverancierscontract.
  • Routeert het bedrijfsproces '
    Ontvangst'
     ter goedkeuring.
  • Keurt ontvangsten goed voor weergave op de gerelateerde leveranciersfactuur.
  • Hiermee wordt het bedrijfsproces
    'Ontvangst'
     gerouteerd om voorraaditems met het
    leveringstype
     '
    Voorraadaanvulling'
     na goedkeuring weg te zetten.
Leveringstype
 wordt alleen op
goederenregels
 weergegeven als u voorraaditems inschakelt voor de uitgavecategorie.